Overslaan naar inhoud
Nederlands
Meer over cash
  • Er zijn geen suggesties want het zoekveld is leeg.

Hoe verstuur ik een aanmaning?

Zo richt je het aanmaanproces in en verstuur je aanmaningen aan je debiteuren.

Bij het aanmanen van klanten is het fijn als je dit proces zelf kunt sturen. In het systeem houd je de inhoud van de aanmaning daarom volledig vrij, zodat je zelf bepaalt wat je verstuurt en wanneer. Je kunt per relatie instellen dat er geen aanmaning verstuurd mag worden, en je kunt aangeven dat een aanmaning pas wordt afgedrukt vanaf een bepaald minimumbedrag. Met verschillende teksten bepaal je bovendien hoe streng je jouw klant wijst op de openstaande post.

In dit artikel bespreken we de volgende onderdelen:

  • Debiteurenparameters
  • E-mailinstellingen
  • Relaties
  • Aanmaningsteksten
  • Formulieren
  • Afdrukken aanmaning per relatie
  • Afdrukken aanmaningen in een run
  • Terugdraaien van een aanmaning
1. Debiteurenparameters

Ga naar Financieel > Instellingen > Parameters > Debiteurenparameters.

  • Betaaldagen: de betalingstermijn in dagen die standaard geldt. Vanaf de dag dat deze termijn wordt overschreden, is de factuur vervallen. In het relatiescherm kun je hiervan afwijken.
  • Min. bedrag: het minimumbedrag voor het afdrukken van een aanmaning. Is het totaal van de posten op de aanmaning lager dan dit bedrag, dan wordt de aanmaning niet afgedrukt.
  • Formuliercode: de formuliercode die gebruikt wordt voor de opmaak van de aanmaning. Je kunt het formulier zelf opmaken, bijvoorbeeld met eigen kolommen of een logo. Met de functie Instellen formulieren pas je formulieren aan of voeg je ze toe.
  • Rente percentage: het rentepercentage dat op de aanmaning wordt berekend als de factuur langer openstaat dan het aantal dagen uit het volgende veld.
  • Ouderdom factuur: bepaalt vanaf wanneer er rente op de aanmaning wordt berekend. De ouderdom wordt berekend vanaf de factuurdatum plus de waarde in dit veld, dus niet vanaf het aantal vervallen dagen.
  • Rente tekst: de tekst die op de aanmaning wordt afgedrukt als er rente in rekening wordt gebracht.
  • WIK tekst: de tekst die op de aanmaning wordt afgedrukt als de WIK (Wettelijke Incassokosten) wordt berekend en afgedrukt.
  • Contactsoorten: de notities van deze soort(en) kun je tonen in de functies 'Openst. facturen (actueel)' en 'Debiteurenbewaking'. Dit geldt alleen als de module CRM is geïnstalleerd.
  • Eigenschappen: klik op het veld om de eigenschappen te wijzigen. Voor de aanmaningen zijn alleen eigenschappen A en H beschikbaar.
  • Functie: op basis van de functie die je hier invult, wordt gezocht bij de contactpersonen. Bij een match gebruikt het systeem de gegevens van deze contactpersoon voor de adressering van de aanmaning. Bij mailen kun je tot drie cc-adressen meesturen.
2. E-mailinstellingen

In de debiteurenparameters stel je de e-mailinstellingen in via de knop Tekst bovenaan. Hier bepaal je het onderwerp van de e-mail, de tekst in het e-mailbericht en eventueel een cc- of bcc-adres.

3. Relaties

Bij de relatiegegevens kun je nog een aantal extra zaken instellen. Ga naar Relaties > selecteer relatie > tabblad 'Deel II' en ga naar het veld 'Eigenschappen'.

  • Is dit veld leeg, dan wordt de debiteur aangemaand.
  • Vul je hier de letter 'N' in, dan wordt de klant nooit aangemaand.
  • Vul je hier een 'E' in, dan wordt de klant wel aangemaand, maar altijd met de eerste (meest vriendelijke) aanmaningstekst uit Financieel > Instellingen > Aanmaningsteksten.

Je kunt per relatie ook een aantal 'Betaaldagen' vastleggen. Deze waarde heeft altijd voorrang boven het algemene aantal 'Betaaldagen' uit de functie Financieel > Instellingen > Parameters > Debiteurenparameters.

4. Aanmaningsteksten

Met deze functie voer je de standaardteksten voor de aanmaningen in. Is een factuur nog maar enkele dagen vervallen, dan stuur je een vriendelijker bericht dan wanneer een factuur al dertig dagen niet betaald is. Ga hiervoor naar Financieel > Instellingen > Aanmaningsteksten en bepaal per hoeveel dagen je een aanmaning wilt versturen, bijvoorbeeld:

  • Aantal dagen 001, met als kopregel Betalingsverzoek: attendeer de klant op een vriendelijke manier op de openstaande post.
  • Aantal dagen 031, met als kopregel Aanmaning: de tekst mag al iets strenger, de post staat inmiddels 31 dagen open.
  • Aantal dagen 061, met als kopregel In gebrekestelling: hier kun je eventueel al verwijzen naar een incassobureau.

Met aantal dagen 001, 031 en 061 wordt bedoeld: één, 31 of 61 dagen vervallen. Je telt hier dus het aantal ingestelde betaaldagen bij op om te bepalen hoelang een post al openstaat.

5. Formulieren

Denk eraan om het formulier aan te passen of aan te maken via Financieel > Instellingen > Formulieren.

6. Afdrukken aanmaning per relatie

Ga naar Relaties > selecteer relatie > (F8) Menu > Aanmaning. Met deze functie maak je een aanmaning voor één debiteur. Selecteer bij de optie Soort aanmaning de gewenste optie.

7. Afdrukken aanmaningen in een run

Wil je een aanmaningsrun uitdraaien? Ga dan naar Financieel > Overzichten > Debiteuren/Crediteuren > Aanmanen > Aanmanen. Met deze functie maak je alle aanmaningen in één keer, en je geeft zelf aan welke posten aangemaand moeten worden.

Draai voordat je een aanmaningsrun maakt eerst een aanmaanadvies uit. Hierin zie je per factuur welk soort aanmaning het systeem wil versturen. Je vindt het aanmaanadvies onder Financieel > Overzichten > Debiteuren/Crediteuren > Aanmanen > Aanmaan advies.

8. Terugdraaien van een aanmaning

Heb je in de debiteurenparameters eigenschap 'A' aangevinkt? Dan kun je een aangemaakte aanmaning terugdraaien. Dit kan handig zijn als je nog wijzigingen hebt doorgevoerd en de aanmaning opnieuw wilt afdrukken, of als de printer bij een bepaalde relatie is vastgelopen tijdens een run en je vanaf die relatie verder wilt gaan.

  1. Ga naar Financieel > Diversen > Terugdraaien aanmaning.
  2. Selecteer de relatie waarvan je de aanmaning wilt terugdraaien.
  3. Klik op de knop om de terugdraai-actie te bevestigen. De laatste aanmaning wordt dan teruggedraaid. Je kunt deze functie zo vaak uitvoeren als nodig is.


Tip van de Helpdesk: Draai altijd eerst een aanmaanadvies uit voordat je een aanmaningsrun start. Zo zie je per factuur welke aanmaning verstuurd gaat worden en voorkom je verrassingen.