Jouw administratie van A tot Z opstarten en inrichten

Welkom bij de CASH Kennisbank! Ga je een nieuwe administratie aanmaken en inrichten? Geen zorgen, we loodsen je er stap voor stap doorheen in duidelijke taal. Als je dit stappenplan netjes volgt, staat jouw boekhouding binnen no-time als een huis.

---

Het volledige stappenplan

Volg de stappen precies in deze volgorde. Zo voorkom je dat je later instellingen moet corrigeren die al vaststaan.

Stap 1: De administratie aanmaken 
Log in op CASHWeb met je beheerdersaccount. Klik in het administratiescherm onderaan op de knop +Nieuwe administratie. Vul een korte code in van maximaal 4 tekens (bijvoorbeeld HOLD of 2026)

Stap 2: De administratiegegevens invullen
Je komt nu direct in het scherm Aanmaken nieuwe administratie. Vul dit heel nauwkeurig in! De eerste 4 gegevens ( het eerste boekjaar, de bedrijfsvorm, Basisvaluta zoals EUR, en gebroken boekjaar) worden nu namelijk definitief vastgezet. Zodra je dit opslaat, kun je deze 4 dingen nooit meer veranderen.

Stap 3: Bedrijfsgegevens
Vul de gevraagde gegevens in. Als jij klaar bent druk jij op ESC en dan op Verder.

Stap 4: Onderhoud OB/ICP-parameters
 Wat vul je hier in?

• Wie doet de aangifte? Geef aan of je de aangifte zelf instuurt, of dat een intermediair of servicebureau dit voor je regelt. Vul ook de naam en het telefoonnummer van de contactpersoon in.
• Btw-nummers: Vul het btw-nummer van je bedrijf in. Heb je een eenmanszaak met een nieuw btw-nummer? Dan zorgt CASH ervoor dat het juiste nummer op documenten staat, terwijl je oude nummer veilig voor de aangifte zelf wordt gebruikt.
• Hoe vaak doe je aangifte? Geef aan of je per maand, kwartaal of jaar btw-aangifte doet. CASH houdt hierna automatisch bij tot welke periode je al aangifte hebt gedaan.
• Automatische boekingen: CASH maakt na elke aangifte automatisch een boeking in je administratie. Hier staat ingesteld in welke dagboeken die boekingen thuishoren.
• Herinnering: Je kunt instellen hoeveel dagen vóór de uiterste inleverdatum je een waarschuwing op je startscherm wilt zien.

Extra controles en regelingen

• • Btw-nummer controleren: Je kunt instellen dat het systeem controleert of het btw-nummer van een buitenlandse EU-klant is ingevuld voordat je een factuur maakt. Dit voorkomt fouten bij facturen zonder btw, waarbij dit wettelijk verplicht is.
  • Btw verleggen bij import: Schakel dit in als je goederen van buiten de EU importeert en de btw via je eigen aangifte mag afhandelen (verleggingsregeling).

Stap 5: Instellen dagboekcodes

Met deze functie maak je de dagboeken aan waarin je later al je boekingen verwerkt, zoals je bankafschriften en facturen. Door herkenbare namen te kiezen, vind je later snel het juiste dagboek terug.

Let op: Zodra je dit scherm verlaat en begint met boeken, kun je een aantal belangrijke instellingen niet meer wijzigen.

Wat vul je in?

• Dagboekcode en naam: Geef het dagboek een korte, herkenbare code en een duidelijke omschrijving (bijvoorbeeld de naam van je bank of het rekeningnummer).
• Dagboeksoort: Bepaal wat voor type dagboek het is, zoals voor inkomende facturen, uitgaande facturen, de bank of de beginbalans. Dit type zorgt ervoor dat CASH automatisch de juiste controles uitvoert tijdens het boeken.
• Grootboekrekening: Koppel de vaste tegenrekening (zoals de bankrekening op de balans). Dit is vooral belangrijk bij kas- en bankboeken, zodat je in het boekingsscherm altijd ter controle het actuele saldo ziet.
• Banknummer en Valuta: Vul het bankrekeningnummer in zodat CASH de bankafschriften later automatisch kan inlezen. Koppel eventueel een vreemde valuta als je een bankrekening in een andere munteenheid gebruikt.
• Eigenschappen en Kostenplaats: Activeer extra functies per dagboek (zoals digitaal fiatteren) of koppel een vaste kostenplaats als alle boekingen in dit dagboek standaard naar dezelfde afdeling moeten gaan.

Tip van de Helpdesk: Gebruik voor je bankdagboeken duidelijke afkortingen van je bank (zoals RABO of ING) in plaats van de standaard BANK codes. Dit zoekt later een stuk makkelijker!

 

Stap 6: Administratieparameters

In dit scherm leg je de absolute fundering van je administratie vast. Dit zijn algemene instellingen die bepalen hoe het systeem met je boekhouding omgaat.

Héél belangrijk: Een groot deel van deze parameters vul je eenmalig in bij de start. Zodra er in de administratie is geboekt, kun je ze om controletechnische redenen nooit meer wijzigen. Maak je hier een fout? Dan moet je de administratie verwijderen en helemaal opnieuw beginnen.

Welke parameters stel je hier in?

Algemeen & Tijdvakken

• Bedrijfsnaam & Kopregels: De naam en het adres van je organisatie die standaard boven alle overzichten en rapporten komen te staan.
• Periode-indeling: Hoe je het boekjaar opdeelt (bijvoorbeeld op maand- of kwartaalbasis). De Helpdesk adviseert altijd maandbasis, omdat dit synchroon loopt met de fiscus en je nog steeds per kwartaal kunt rapporteren.
• Eerste boekperiode & Gebroken boekjaar: De exacte startperiode van je boekhouding. Als je bedrijf een afwijkend (gebroken) boekjaar heeft, geef je hier aan in welke maand jouw boekjaar start.
• Boek- en verslagperiode: De perioden die momenteel actueel zijn voor het boeken en het opvragen van overzichten.

Regels & Automatisering

• Basisvaluta & Landcode: De munteenheid waarin je de administratie voert en het thuisland van je bedrijf.
• Btw-berekening (OB): Geef aan of je administratie btw-plichtig is en of CASH de btw handmatig of volledig automatisch moet uitrekenen op basis van de gekoppelde grootboekrekeningen.
• Kostenplaatsen verplichten: Je kunt per cijferreeks van je grootboek instellen of het invoeren van een kostenplaats (afdeling/project) verplicht, toegestaan of juist geblokkeerd is.
• Betalingsverschillen: Geef aan tot welk percentage kleine verschillen bij het betalen van facturen automatisch mogen worden weggeboekt.
• Zoekwoordenregister: Een slimme functie waarmee je relaties direct kunt terugvinden door simpelweg (een deel van) de naam in het relatieveld te typen.

De Systeem-Grootboekrekeningen

CASH heeft een aantal vaste rekeningen nodig om automatisch processen op de achtergrond te regelen. Let op: rekeningen voor Debiteuren, Crediteuren en Projecten hebben ingebouwde subadministraties en kun je achteraf niet meer aanpassen als er eenmaal op geboekt is.

Het systeem gebruikt automatische rekeningen voor:

• Debiteuren & Crediteuren: Voor het koppelen van openstaande facturen aan de juiste klant of leverancier.
• Projecten: Voor het bijhouden van uren en kosten per specifiek project.
• Jaarresultaat: Rekeningen waarop CASH automatisch de winst of het verlies van het huidige en voorgaande jaren parkeert.
• Tussenrekeningen (Uitzoeken & Betalingen): Rekeningen waar het systeem tijdelijk bedragen op plaatst als er verschillen dreigen te ontstaan, wanneer een bankmutatie niet direct herkend wordt, of wanneer een UBL-factuur (automatische scan) nog gecontroleerd moet worden.
• Verschillen: Rekeningen om koersverschillen bij vreemde valuta of kleine betalingsverschillen automatisch op te vangen.

Tip van de Helpdesk: Wil je een grootboekrekening invullen die nog niet bestaat in je schema? Gebruik dan het groene plusteken rechtsboven in om de rekening direct vanuit dit scherm aan te maken!

Stap 7: Automatische processen

 Aanmaanrobot

Dit blok zorgt ervoor dat CASH automatisch herinneringen stuurt naar klanten die hun facturen te laat betalen.

• Autom. activeren: Als dit vakje is aangevinkt, start de aanmaanfunctie volledig automatisch op de achtergrond zodra je de administratie afsluit. Let op: dit gebeurt nooit in het weekend.
• E-mail afzender: Het e-mailadresse dat jouw klanten te zien krijgen als afzender van de aanmaning.
• Interval dagen: Dit is de minimale wachtperiode tussen twee opeenvolgende aanmaningen voor dezelfde factuur. Dit voorkomt dat een klant binnen een te korte tijd meerdere herinneringen voor dezelfde openstaande post krijgt.

Facturering (Verplichte afzendervelden)

Als je vanuit CASH digitale facturen naar klanten stuurt, ben je wettelijk verplicht om je eigen bedrijfsgegevens mee te sturen in het digitale bestand (de UBL-bijlage).

• E-mailadres: Het e-mailadres waarop klanten jou kunnen bereiken voor facturatievragen.
• KvK-nr: Het unieke Kamer van Koophandel-nummer van jouw onderneming.
• OB-nummer: Jouw btw-nummer (voor Nederlandse bedrijven begint dit altijd met de letters van het thuisland).

Inkoopfacturen Postbus

Dit blok regelt hoe digitale inkoopfacturen automatisch in jouw administratie terechtkomen via de online koppeling. Bovenin zie je direct je unieke CASH-e-mailadres staan. Facturen die leveranciers hiernaartoe mailen, worden automatisch klaargezet.

• Automatisch inlezen: Staat dit aangevinkt? Dan haalt CASH direct alle klaarstaande digitale inkoopfacturen op zodra je de administratie opent.
• Fiattering door: Hier kun je vooraf al een vaste medewerker selecteren die standaard de binnengekomen inkoopfacturen moet controleren en goedkeuren.
• PDF's verrijken: Komt een factuur binnen als gewone PDF (zonder digitaal UBL-bestand)? Dan kun je hier kiezen hoe je deze wilt verwerken: handmatig inboeken, of automatisch laten 'ombouwen' tot een direct leesbare factuur via een Scan & Herken-partner.
  
  
  
  

Aanmaken van gebruikers & medewerkers