Je administratie inrichten voor facturatie

Als je verkoopfacturen wilt gaan versturen vanuit CASHWeb, moeten de basisinstellingen en parameters correct klaarstaan. Dit zorgt ervoor dat je facturen aan alle wettelijke eisen voldoen, de btw-aangifte klopt en het debiteurenbeheer vlekkeloos verloopt.

---

Welk dagboek gebruik je voor de verkoopfacturen?

Voor het verwerken van de automatische facturatie gebruik je in CASHWeb het Verkoopdagboek. Dit dagboek heeft de speciale Dagboeksoort voor uitgaande nota's en mag geen vaste valutacode bevatten. Het is sterk aan te bevelen om dit dagboek uitsluitend te gebruiken voor de automatische facturatiemodule, en handmatige verkoopboekingen in een apart dagboek te registreren.

---

Voorbereiding: Wat moet er vooraf klaarstaan?

1. De parameters:
   Ga in het menu naar Financieel > Instellingen > Parameters > Administratieparameters.
   
   Controleer in de administratieparameters of het boekjaar en de allereerste periode juist staan ingesteld. Het allerbelangrijkste aandachtspunt hierbij is dat de juiste centrale grootboekrekening voor debiteuren correct is gekoppeld achter de debiteuren, zodat openstaande posten financieel direct op de juiste plek op de balans landen.
2. De bedrijfsgegevens: Zorg dat je officiële naam, adres, KvK-nummer en btw-nummer volledig zijn ingevuld via Financieel > Instellingen > Bedrijfsgegevens. Vul hier ook het centrale e-mailadres in dat als vaste afzender dient voor jouw digitale facturen.

---

Het volledige stappenplan voor het inrichten van de parameters

1. Formulieren en Printinstellingen vastleggen
   Ga in het menu naar Facturering > Instellingen > Factureringsparameters 
   • Formuliercode: Vul hier de vaste code in voor jouw verkoopfacturen. Blijft dit veld leeg, dan vraagt het systeem bij elke facturatie handmatig om een lay-outcode.
   • Form code proforma, offerte en XML: Vul de specifieke lay-outcodes in voor je proforma facturen, offertes en digitale e-facturen in XML-formaat.
   • Aantal kopie fact: Vul in hoeveel kopieën er standaard van elke factuur gemaakt moeten worden. Dit kun je per specifieke relatie laten afwijken.
   • Printercode: Selecteer de vaste printer die je wilt gebruiken voor het fysiek uitprinten van verkoopdocumenten.
2. Nummering, Omzetsturing en Btw inrichten
   Blijf in hetzelfde scherm van de Factureringsparameters.
   • Volgende factuur en Volgende offerte: Vul de gewenste startnummers in. Na elke verwerking verhoogt het systeem dit nummer automatisch met een. Gebruik een unieke, doorlopende reeks zodat de automatische bankkoppeling betalingen later probleemloos kan matchen. Wil je met een letter op de eerste positie werken? Activeer dan de eigenschap F bij de administratieparameters.
   • Gbrek omzet: Selecteer de centrale grootboekrekening voor je omzet. Hier boekt het systeem de opbrengsten naartoe als er bij een specifiek artikel of tekstcode geen eigen omzetrekening is ingevuld.
   • Code OB-tarief: Kies het standaard btw-tarief (zoals het hoge tarief, het lage tarief of vrijgesteld van btw) dat als basis gebruikt moet worden voor de btw-berekening en de btw-rekening op de achtergrond.
3. Financiële condities en G-rekening instellen
   Rond de laatste velden binnen de Factureringsparameters af.
   • Perc kredietbep.: Gbrek kredietbep en Default gebruik: Vul het gewenste percentage en de grootboekrekening in voor de kredietbeperking. Dit is een standaard toeslag die vooraf op elke factuur wordt berekend. Betaalt de klant netjes op tijd? Dan mag deze de toeslag in mindering brengen bij de betaling. Betaalt de klant te laat, dan moet het volledige bedrag inclusief toeslag worden voldaan."
   • G-bedrag percentage: Werk je als onderaannemer of in de detachering? Vul hier het vaste percentage in dat klanten apart moeten overmaken naar jouw geblokkeerde G-rekening. Het systeem splitst dit automatisch en zet de verplichte teksten in de voettekst.
   • Functie (Contactpersoon): Koppel hier een specifieke rol uit je CRM-systeem. Elektronische facturen worden dan automatisch naar het e-mailadres van de contactpersoon met die specifieke rol gestuurd.
   • Eigenschappen: Een invoerveld waarin je specifieke letters kunt typen om de geavanceerde werking van de facturatiemodule op de achtergrond te sturen.
4. De Ouderdomstabellen en Betaaldagen instellen
   Ga in het menu naar Financieel > Instellingen > Debiteurenparameters (functiecode D0715). Zorg er ook hier weer voor dat de koppeling met je centrale debiteurengrootboekrekening naadloos aansluit.
   • Aantal dagen kolom een, twee en drie: Vul per kolom het gewenste aantal dagen in om de drie ouderdomscategorieën in je openstaande postenoverzichten te structureren.
   • Betaaldagen: Vul hier het standaard aantal dagen in dat een klant krijgt om de factuur te betalen. Dit getal berekent automatisch de vervaldatum op je facturen.
5. Het Aanmaningsproces en Kosten configureren
   Blijf in het scherm van de Debiteurenparameters.
   • Minimaal bedrag: Vul het minimale openstaande bedrag in waarvoor het systeem een herinnering mag aanmaken om aanmaningen voor kleine restbedragen te voorkomen.
   • Formuliercode: Selecteer de lay-outcode van de brief of e-mail die gebruikt moet worden voor de aanmaning.
   • Aanmaning of rekeningoverzicht: Kies of het systeem een dwingende aanmaning of een vriendelijk rekeningoverzicht moet genereren.
   • Ouderdom factuur: Vul het aantal extra dagen respijt in dat een factuur vervallen moet zijn voordat deze wordt meegenomen in de aanmaningsronde.
   • Rente percentage en Rente tekst: Vul het jaarlijkse percentage en de toelichting in als je rente in rekening wilt brengen over vervallen facturen.
   • WIK tekst: Typ hier de wettelijk verplichte waarschuwingstekst voor de Wet Incassokosten die consumenten wijst op de hoogte van de kosten bij te late betaling.

CRM-koppeling en Automatische Incasso activeren
Rond de laatste velden binnen de Debiteurenparameters af.

• Contactsoorten: Koppel de code van de map waarin de verzonden herinneringen automatisch als dossierstuk in je CRM moeten worden opgeslagen.
• Functie: Koppel hier een specifieke rol (zoals de rol van Directeur) om de documenten officieel namens deze leidinggevende te ondertekenen.
• Incassowijze en Incassant ID: Kies voor de optie SEPA incasso als je machtigingen hebt om bedragen zelf af te schrijven. Vul je unieke Incassant ID in dat je van de bank hebt ontvangen om de automatische incassobestanden foutloos te kunnen genereren. Kies anders voor de optie geen incasso.

---

Stappenplan voor het aanmaken en inrichten van jouw formulieren

Aanmaken formulier
Ga naar Financieel > Instellingen > Formulieren

Formuliercode: Je begint met het kiezen van de gewenste formuliersoort om een nieuwe lay-out aan te maken. Kies onder de kop aanmaken basis lay-out de gewenste formulier door op de blauwe bijhorende tekst te kiezen.

Formulier algemeen: In het hoofdscherm dat nu opent, leg je de algemene instellingen in zoals de titel en het bepalen van kopvelden etc.

• Algemene formuliergegevens: Hier vul je de naam van het formulier in, selecteer je eventuele algemene bijlagen (zoals je algemene voorwaarden) en kun je een afwijkend afzenderadres of afzender-naam invullen voor de digitale e-mailstroom.
• Papier- en printerinstellingen: Bepaalt het papierformaat, de orientatie (staand of liggend) en de printerkoppeling. Je kunt hier heel specifiek per printerlade aangeven waar het origineel en waar de kopieën (bijvoorbeeld op blanco papier) uit moeten rollen.
• Titelkeuze & Positie: Bepaalt de tekstuele titel van het formulier (zoals 'Factuur', 'Nota', 'Offerte' of 'Pakbon') en de exacte x-as en y-as in millimeters vanaf de kantlijnen om de positie, fontgrootte, kleur en dikgedrukte of schuingedrukte opmaak vast te leggen.
• Vaste linker kantlijn: Dit veld bepaalt in millimeters vanaf de linkerzijde de startpositie voor het gehele formulier. Dit vormt de basislijn voor de kopteksten en de allereerste kolom van de artikelen.
• Kopvelden (Links en Rechts): Je kunt maximaal een handvol specifieke kopvelden aan de linkerkant en een handvol aan de rechterkant van het formulier plaatsen (zoals de verplichte factuurdatum en optionele kenmerken). Je bepaalt hier zelf de precieze millimeter posities van de velden en de tussenruimte tussen de veldnaam en de daadwerkelijke inhoud, inclusief de fontgrootte en tekst stijl.

Stijl: Hier stem je het formulier af op de visuele identiteit van je onderneming.

• Achtergrondafbeelding & Stijl: Hier koppel je een afbeelding (bijvoorbeeld digitaal briefpapier) als achtergrond voor je documenten. Daarnaast kies je het standaard lettertype, de tekstgrootte en de gewenste opmaak (zoals vetgedrukt of schuingedrukt) voor het formulier.
• Logo-instellingen: Je vult de naam van het logo-bestand in en bepaalt de exacte hoogte, breedte en millimeterpositie vanaf de boven- en zijkant van het papier. Tip: Om de verwerkingssnelheid optimaal te houden, wordt een compacte bestandsgrootte geadviseerd.
• Eigen Bedrijfsgegevens: Je kiest in hoeverre je eigen adres, telefoonnummer, bankrekening (inclusief optionele code voor het buitenland), KvK- en btw-nummer getoond moeten worden. Ook hiervoor bepaal je de exacte millimeterpositie en tekststijl op de pagina.
• Barcode (Intern gebruik): Op interne productieformulieren kun je ervoor kiezen om de eigen bedrijfsgegevens te vervangen door een barcode van het dossiernummer. De hoogte en de dikte van de lijnen zijn hierbij handmatig in te stellen.
• Klantadres (Vensteradres & Extra Adres): Hiermee bepaal je de positie van de adresgegevens van de klant, standaard afgestemd op enveloppen met een doorzichtig venster. Voor specifieke logistieke formulieren kun je optioneel nog een tweede adresblok op de pagina positioneren.

 

De kolomindeling van de factuur bepalen (F4 Body):in dit scherm richt je de artikelregels en de kolommen van je formulier in (zoals de artikelcode, omschrijving en het bedrag). Je kunt maximaal tien kolommen toevoegen. Tip: Gebruik je veel kolommen? Verklein dan de fontgrootte om te zorgen dat alles netjes op de pagina past.

• Koptekst van de kolommen: Je bepaalt de exacte millimeterpositie (boven- en zijkant), het lettertype, de tekstkleur en de achtergrondkleur van de kolomkopjes.
• Kolomindeling & Rubrieken: Je stelt zelf stap voor stap de volgorde van de kolommen samen door rubrieken te selecteren (zoals aantal, prijs, btw-code of pakbonnummer). Elke rubriek mag uniek één keer voorkomen. Bij een verzamelfactuur kun je hier specifiek de order- of pakboninformatie per regel laten tonen.
• Body-omvang & Layout: Je legt het maximale aantal artikelregels per pagina vast (standaard twintig regels) om te bepalen wanneer het systeem overgaat naar een volgende pagina. Ook kun je duizendtallen scheiden met een punt, de hoogte van de regels bepalen en de dikte van het buitenkader of de verticale scheidingslijnen tussen de kolommen instellen.
• Extra visuele opties: Je kunt maximaal twee vrije kolommen met een eigen gekozen naam aanmaken (bijvoorbeeld voor handmatige initialen), ervoor kiezen om de magazijnlocaties op een aparte regel te tonen, of een artikelfoto toevoegen waarbij je zelf de hoogte en breedte in millimeters bepaalt.

Vaste teksten en Vertalingen invoeren (F5 t/m F8):In de laatste subschermen vul je de begeleidende teksten in en controleer je de vreemde talen.

• Functie Kop- en Slotteksten: Binnen het tabblad voor kop- en slotteksten leg je vaste tekstblokken vast. De koptekst verschijnt eenmalig op de eerste pagina direct onder de kopvelden. De slottekst komt onderaan de laatste pagina te staan.
• Dynamische tekstcodes: In de slottekst kun je handige codes tussen punt-komma's gebruiken (zoals voor het factuurnummer, de uiterste betaaldatum, het totaalbedrag of bankgegevens). De software vervangt deze codes bij het afdrukken automatisch door de juiste gegevens van de desbetreffende factuur.
• Automatische tekstwisseling: Het systeem vervangt de standaard slottekst automatisch door een specifieke creditnotatekst als het eindbedrag negatief is, of door een incassotekst als automatische incasso voor die klant actief is.
• Btw-vrijstellingen per land: Je kunt specifieke nultarief-teksten invoeren die getoond worden wanneer er geen btw wordt berekend. Deze teksten wisselen automatisch op basis van de locatie van de klant: binnen Nederland, binnen de Europese Unie (intracommunautair) of buiten de Europese Unie.
• Meertaligheid & Internationale slotteksten: Via het bijbehorende taalscherm kun je de complete koptekst, slottekst en btw-teksten per buitenlandse taalcode invoeren. De software herkent de taalcode van de klant en past de juiste taal direct toe.
• Formuliervertalingen & Veldnamen: Binnen de vertalingsfunctie kun je de standaard veldnamen en kolomkoppen van het formulier overschrijven (bijvoorbeeld om branche-specifieke termen te gebruiken). Je past dit eenvoudig aan voor het Nederlands of voor de ingebouwde talen (zoals Duits, Engels, Spaans, Frans en Italiaans). Let op: Zorg dat de nieuwe term niet te lang is, anders wordt deze afgekapt op de maximale kolombreedte.

Een proefweergave controleren (F6 Proef):Voordat je het formulier echt in productie neemt, doe je een visuele controle. Klik op Proef of druk op F6. 

---