Afschrijvingen inrichten, verwerken en corrigeren

Met de ingebouwde functie voor vaste activa in het systeem kun je periodieke afschrijvingen van jouw bedrijfsmiddelen berekenen en verwerken. In dit uitgebreide stappenplan lees je alles over het inrichten, verwerken, corrigeren en desinvesteren van activa in de administratie.

Stap één: Wat zijn vaste activa en de wettelijke regels?

Vaste activa staan aan de activazijde van de balans. Op deze post gebeurt er regelmatig iets: je koopt nieuwe activa, ze verliezen waarde en volledig afgeschreven activa verdwijnen uiteindelijk uit de boeken. Het systeem kan dit proces voor een groot deel overnemen. Let wel op de wettelijke grenzen:

Op de aanschafwaarde mag je maximaal twintig procent per jaar afschrijven.
Voor goodwill geldt een maximum van tien procent per jaar.
Bij onroerend goed mag de boekwaarde niet onder de WOZ-waarde komen. Voor eigen gebruik is dit de helft van de WOZ-waarde.

Stap twee: Afschrijvingen inrichten en instellen

Je kunt afschrijvingen instellen via het menupad Financieel > Stamgegevens > Afschrijvingen. Hier vul je de volgende financiële gegevens in:

Nieuw activum toevoegen: Klik op de knop Nieuw om een nieuw bedrijfsmiddel te registreren. Vul bij Nummer een unieke sleutelwaarde in en geef een duidelijke Omschrijving op.
Financiële gegevens invullen: Vul de Aanschafwaarde, de eventuele Restwaarde en de Aanschafdatum in. Is er sprake van een inruilwinst die als reserve op de balans staat? Vul dit bedrag dan in bij Vervangingsreserve.
Afschrijvingsperiode bepalen: Vul bij Eerste boekperiode de combinatie van jaar en periode in (in het format JJPP, bijvoorbeeld 2601 voor januari 2026) waarin de eerste afschrijving plaatsvindt. Geef bij Aantal perioden aan in hoeveel termijnen het activum wordt afgeschreven.
Grootboekrekeningen en kostenplaatsen koppelen: Vul bij Gbrek aanschaf de balansrekening van de aanschafwaarde in. Koppel bij Gbrek balans de creditrekening voor de cumulatieve afschrijvingen en vul bij Gbrek afschr de debetrekening voor de afschrijvingskosten in. Wijs eventueel ook kostenplaatsen toe om de kosten te verbijzonderen.
Fiscale bijzonderheden (optioneel): Selecteer bij Soort activum de juiste categorie. Let op bij onroerend goed: vul de WOZ-waarde in. Bij onroerend goed voor eigen gebruik vul je de helft van de WOZ-waarde in, omdat er tot maximaal vijftig procent van deze waarde mag worden afgeschreven.
Historie invoeren (bij bestaande activa): Komen de vaste activa uit een eerdere administratie? Vul dan bij Reeds afgeschreven het totaalbedrag in van de afschrijvingen die in het verleden al zijn verwerkt.
Gegevens opslaan: Klik op Opslaan of druk op F5 om het activum definitief vast te leggen.

Stap drie: Afschrijvingen (automatisch) verwerken

Het berekenen en boeken doe je via Financieel > Financiële functies > Afschrijvingen. Vul hier de boekperiode (JJPP) en boekdatum in, en selecteer het juiste memoriaaldagboek. Zodra je op verwerken klikt, boekt het pakket de journaalposten door.

Wil je dit automatisch laten verlopen? Vul dan bij de vraag 'Autom. activeren' een 'J' in. Het systeem boekt de afschrijvingen dan volautomatisch op de juiste dag zodra je de administratie verlaat. Dit kun je ook instellen via Financieel > Instellingen > Automatische processen.

Stap vier: Activa achteraf invoeren

Soms voer je een activum later in, terwijl de afschrijvingen voor die periode al zijn geboekt. Het systeem pakt deze gemiste afschrijvingen automatisch op bij de eerstvolgende boeking.

Ligt die volgende afschrijvingsronde in een nieuw boekjaar? Dan komen ook de kosten van het oude jaar in dat nieuwe jaar terecht. Dit moet je zelf corrigeren met een memoriaalboeking, zodat elke afschrijving in het juiste boekjaar staat.

Stap vijf: Afschrijvingen corrigeren

Het corrigeren van een afschrijving kan ingewikkeld lijken omdat CASHWeb altijd cumulatief rekent. Als er in het verleden een fout is gemaakt (bijvoorbeeld in februari 2025) en er is inmiddels al doorgedraaid tot en met juni 2026, kun je de fout niet zomaar in 2026 aanpassen. Je moet de geschiedenis stapsgewijs per boekjaar terugdraaien en daarna chronologisch weer opnieuw opbouwen.

Hoe werkt het format JJPP?
In CASHWeb staat de boekperiode altijd voor JaarJaarPeriodePeriode. Zo staat 2512 voor jaar 2025, periode 12 (december 2025) en 2606 voor jaar 2026, periode 06 (juni 2026).

Stap A: Jaar 2 (2026) volledig terugdraaien: Ga naar Financieel > Financiële functies > Afschrijvingen en vul bij Boekperiode de code 2512 in (december 2025). CASHWeb draait alle afschrijvingen van 2026 terug. Verwijder deze verzamelboeking én de bijbehorende afschrijvingsboekstukken van 2026 handmatig uit het memoriaaljournaal van 2025.
Stap B: Jaar 1 (2025) terugdraaien tot de te corrigeren periode: Vul opnieuw bij Financieel > Financiële functies > Afschrijvingen bij Boekperiode de code 2501 in (januari 2025). CASHWeb draait nu de afschrijvingen van februari tot en met december 2025 terug.
Stap C: De correctie uitvoeren in de stamgegevens: Ga naar Financieel > Stamgegevens > Afschrijvingen, open het activum en pas de gegevens aan.
Stap D: Chronologisch per boekjaar opnieuw afschrijven: Draai eerst 2025 door 2512 in te vullen bij Financieel > Financiële functies > Afschrijvingen. Draai daarna 2026 door 2606 in te vullen. De afschrijvingen worden nu netjes per boekjaar verantwoord.

Voorbeeld van een correctie

Stel dat een machine in februari 2025 verkeerd is ingesteld en er is al afgeschreven tot en met juni 2026:

Stap	Actie in CASHWeb	Ingediende Periode	Resultaat in de Boekhouding
1. Terugdraaien 2026	Afschrijvingsrun	2512	Afschrijvingen van jan 2026 t/m jun 2026 worden teruggedraaid. (Verwijder deze boeking én de afschrijvingsboekstukken van 2026 uit journaal 2025!)
2. Terugdraaien 2025	Afschrijvingsrun	2501	Afschrijvingen van feb 2025 t/m dec 2025 worden teruggedraaid. Stand staat op jan 2025.
3. Aanpassing	Stamgegevens	N.v.t.	Afschrijvingsbedrag of gegevens aanpassen bij het activum.
4. Opnieuw boeken 2025	Afschrijvingsrun	2512	Gecorrigeerde afschrijvingen feb 2025 t/m dec 2025 worden netjes in boekjaar 2025 geboekt.
5. Opnieuw boeken 2026	Afschrijvingsrun	2606	Gecorrigeerde afschrijvingen jan 2026 t/m jun 2026 worden netjes in boekjaar 2026 geboekt.

Stap zes: Desinvesteren en verwijderen

Als een activum wordt verkocht of weggedaan, open je het in de stamgegevens. Vul de opbrengst in bij 'Desinvestering' (of € 0,01 als het zonder opbrengst weggaat). Koppel de grootboekrekening voor het boekresultaat, vul de laatste boekperiode in en draai de afschrijvingsrun. Het systeem boekt automatisch de resterende waarde tegen.

Naar het onderhoudsscherm navigeren: Ga in het menu naar Financieel > Stamgegevens > Afschrijvingen.
Activum openen: Zoek het betreffende activum op dat verkocht of afgevoerd is.
Verkoopopbrengst invullen: Vul bij Desinvestering het totale bedrag in waarvoor het activum is verkocht. Vul € 0,01 in als het activum zonder opbrengst buitengebruik is gesteld.
Grootboekrekening boekresultaat opgeven: Vul bij Gbrek boekresultaat de grootboekrekening in waarop de winst of het verlies moet worden verantwoord. Wijs eventueel een Kstpl boekresultaat toe.
Laatste boekperiode opgeven: Vul bij Laatste boekperiode de periode in tot wanneer er over dit activum mag worden afgeschreven (bijvoorbeeld 2603 voor maart 2026).
Afschrijvingen draaien: Draai vervolgens de afschrijvingsrun via Financieel > Financiële functies > Afschrijvingen. CASHWeb boekt automatisch de resterende aanschafwaarde tegen en verwerkt het boekresultaat in het afschrijvingsdagboek.

Is een investering tot nihil afgeschreven en ouder dan vijf jaar? Dan kun je deze zonder complicaties veilig verwijderen uit de stamgegevens.

Stap zeven: Overzichten opvragen

Je kunt in het pakket twee handige overzichten opvragen:

Overzicht afschrijvingen: Via Financieel > Overzichten > Stamgegevens/Parameters > Afschrijvingen (op basis van systeemdatum).
Overzicht vaste activa: Via Financieel > Overzichten > Periodeoverzichten > Specifieke functies > Vaste activa (specificatie voor de balans per gekozen periode).

Tip van de Helpdesk: Twijfel je over de juiste afschrijvingsmethode, de volgorde van corrigeren of het opstellen van een memoriaalboeking? Maak altijd eerst een back-up en neem bij vragen contact op met helpdesk@cash.nl!