Je artikelbeheer inrichten in CASH Handel

Het correct inrichten van het artikelbeheer is het fundament van je logistieke administratie in CASH Handel. Door je producten, prijzen en magazijnlocaties slim vast te leggen, automatiseer je de opstelling van offertes, pakbonnen en verkoopfacturen en behoud je grip op je voorraad.

Voorbereiding: Wat moet er vooraf klaarstaan?

• Je Productinformatie: Zorg dat je een compleet overzicht hebt van de spullen die je verkoopt, inclusief de verkoop- en inkoopprijzen en de toepasselijke btw-tarieven.
• Het Rekeningschema: Zorg dat de belangrijkste omzetrekeningen voor je verkopen en de inkoop- of voorraadrekeningen voor je kosten al in de boekhouding aanwezig zijn via Financieel > Stamgegevens > Grootboekrekeningen.

Het volledige stappenplan voor het inrichten van je Artikelbeheer

1. De Artikelgroepen aanmaken (De digitale magazijnkasten)
   Voordat je losse producten invoert, maak je grote verzamelcategorieën aan. Dit automatiseert de financiële verwerking achter de schermen.
   Het Menupad: Ga in het menu naar Handel > Stamgegevens > Artikelgroepen.
   • Groepscode & Omschrijving: Geef de groep een unieke lettercode en een duidelijke naam (bijvoorbeeld de categorie voor kantoormeubels).
   • Grootboekrekeningen koppelen: Dit is de belangrijkste stap! Vul hier per groep in op welke grootboekrekening de omzet bij verkoop en de inkoopwaarde bij inkoop geboekt moeten worden. Hierdoor hoef je dit later bij de losse artikelen nooit meer handmatig in te voeren.
2. De Basisgegevens van een nieuw Artikel invoeren
   Nu de groepen klaarstaan, leg je de losse producten op de digitale planken.
   Het Menupad: Ga in het menu naar Handel > Stamgegevens > Artikelen.
   • Artikelcode: Verzin een unieke code voor het product, bijvoorbeeld een logische letterreeks of een doorlopend kenmerk.
   • Omschrijving: Typ de naam van het product exact zoals je wilt dat deze op de offertes, pakbonnen en verkoopfacturen naar je klanten toe verschijnt.
   • Artikelgroep: Selecteer de groep die je bij de vorige stap hebt gemaakt. Het systeem koppelt direct de juiste grootboekrekeningen voor de omzet.
3. Prijzen en Btw-tarieven instellen
   Elk product heeft een prijskaartje en een btw-tarief nodig voor een correcte facturatie.
   Binnen het Artikelscherm vul je aan:
   • Verkoopprijs: Vul de prijs in die de klant voor het product moet betalen en geef aan of deze prijs inclusief of exclusief btw is.
   • Code OB-tarief (Verkoop): Kies het juiste btw-tarief dat hoort bij dit product (zoals het hoge tarief, het lage tarief of vrijgesteld van btw).
   • Inkoopprijs: Vul in wat het product kost om in te kopen bij de leverancier. Hiermee berekent de software automatisch je winstmarge bij verkoop.
4. Voorraadbeheer en Magazijnlocaties inrichten
   Als je met CASH Handel werkt, wil je de actuele voorraadstanden kunnen volgen.
   Binnen het Artikelscherm vul je aan:
   • Voorraad bijhouden: Zet dit vinkje op ja als het systeem bij elke verkoop automatisch een product van de voorraad moet aftrekken en er bij inkoop weer bij moet tellen.
   • Magazijnlocatie: Typ hier de exacte vindplaats van het product (bijvoorbeeld de stelling en de plank). Deze locatie wordt automatisch op de pakbon voor de magazijnmedewerker geprint om de ordertrajecten te versnellen.
   • Minimale voorraad: Vul in hoeveel stuks je minimaal op voorraad wilt hebben. Zodra je onder deze grens komt, genereert CASHWeb automatisch een besteladvies.
5. Leveranciergegevens en Bijlagen koppelen
   Om het artikelbeheer compleet te maken, verbind je het product met de inkoopketen.
   Binnen het Artikelscherm vul je aan:
   • Hoofdleverancier: Koppel de crediteur waar je dit product standaard inkoopt.
   • Bestelcode leverancier: Gebruikt je leverancier een andere productcode dan jij? Vul die code hier in. Bij het aanmaken van een automatische inkooporder print CASHWeb netjes de code van de leverancier op de bestelling.
   • Artikelfoto of Bijlage: Voeg optioneel een kleine afbeelding of een gebruiksaanwijzing toe aan het artikel. Deze kun je via de formulierinstellingen mee laten printen op je documenten.