Bankenkoppeling aanmaken en inrichten

Wil je een automatische bankkoppeling leggen in CASHWeb zodat je bankmutaties direct in je administratie worden ingelezen? In deze handleiding leggen we je stapsgewijs in begrijpelijke taal uit hoe je dit regelt.

1. De drie smaken: Traditioneel, Commercieel en PSD-twee

Voordat we beginnen, is het handig om te weten dat er drie manieren zijn waarop banken met boekhoudpakketten praten:

• Traditionele koppeling (De klassieker): Je geeft je bank eenmalig via een formulier of online bankieren toestemming om dagelijks een digitaal afschriftenbestand naar CASH te sturen. Het bestand wordt vaak één keer per dag (meestal 's nachts) afgeleverd.
• Commerciële koppeling (Directe tussenweg): Dit is uitsluitend mogelijk als je bankiert met een Rabobank-rekening. Het werkt direct, live en verloopt nooit. Je hoeft hiervoor geen onboarding te doorlopen.
• PSD-twee-koppeling (De moderne standaard): Je geeft CASH via een officieel onboardingscherm rechtstreeks en veilig digitaal toegang om live mutaties op te halen. Vanwege privacywetgeving verloopt deze koppeling automatisch na een aantal maanden en moet je deze periodiek verlengen.

2. Het stappenplan voor het activeren van de bankkoppeling

Volg de stappen precies in deze volgorde om de koppeling succesvol te leggen:

• Je IBAN invullen bij de Stamgegevens: Ga in CASHWeb naar Financieel > Stamgegevens > Dagboekcodes. Open het dagboek van je bank en vul in het veld BANK/IBAN je volledige IBAN-rekeningnummer in.
• Het Dagboek en de Grootboekrekening controleren: Zorg in het bankdagboek dat de Dagboeksoort op de letter staat die hoort bij Kas, Bank en Giro. Koppel hier ook de vaste balansrekening van deze specifieke bank. Belangrijk: Zorg ervoor dat ook bij de instellingen van deze specifieke grootboekrekening het juiste IBAN-nummer volledig staat vermeld voor een sluitende controle!
• Navigeren naar het koppelingsmenu: Klik rechtsboven in CASHWeb op het Tandwiel-icoon (Instellingen) en kies voor de optie Bankenkoppeling.
• De bankkoppeling leggen (Kies je specifieke route): Kijk goed welk type koppeling jouw bank gebruikt:
  • Optie A (PSD-twee-koppeling): Start de Onboarding via het scherm PSD-twee onboarding. Je wordt doorgeleid naar een beveiligde pagina van IBANXS om officieel toestemming te geven. Keur de aanvraag goed met je bank-app, scanner of identifier. Wachten op goedkeuring: Bij een PSD-twee-koppeling moet de bank de onboarding eerst officieel verwerken. Je kunt de bankkoppeling in CASH pas definitief leggen zodra deze door de bank is goedgekeurd.
  • Optie B (Traditionele koppeling): Klik op Rekening toevoegen en selecteer traditionele koppeling uit de lijst. Doorloop alle schermen in jouw eigen bankomgeving. Let op bij ABN-AMRO! Als je een traditionele bankkoppeling aanvraagt bij ABN-AMRO, moet er na de aanvraag eerst een expliciete goedkeuring vanuit de bank zelf worden gegeven alvorens je de koppeling definitief kunt leggen in CASH. Terugkeren in CASH: Na het afronden bij de bank kom je automatisch weer terug in de CASH-omgeving. Log hier in en vink aan welke specifieke functies de bankkoppeling moet bevatten (zoals het automatisch ophalen van afschriften of klaarzetten van betalingen).
  • Optie C (Commerciële koppeling - Alleen Rabobank): Klik na 'Rekening toevoegen' specifiek op de optie Commercieel. Log in binnen de online bankomgeving van Rabobank en doorloop de schermen om de koppeling direct live en definitief te maken.
• De eerste controle op je startscherm: Vanaf de volgende werkdag verschijnt er op je startscherm automatisch een melding zodra er nieuwe mutaties zijn binnengekomen: Matchen bankmutaties.

3. Hoe werkt het matchen en boeken op de achtergrond?

• Herkenning: CASH scant de afschriften op de naam van de tegenpartij, het factuurnummer en het bedrag.
• Automatisch matchen: Herkende facturen worden direct als 'betaald' gemarkeerd.
• Uitzoeken: Niet-herkende betalingen worden geparkeerd op de grootboekrekening Uitzoeken bankmutaties, zodat je ze later handmatig kunt koppelen.