Hoe onderhoud ik een bestandsindeling?

Heb je al eerder een bestandsindeling aangemaakt om gegevens te importeren, maar moet je deze aanpassen? Bijvoorbeeld omdat je bronbestand is veranderd, of omdat je bij een vorige import foutmeldingen kreeg? In dit artikel lees je hoe je een bestaande bestandsindeling controleert en onderhoudt.

---

1. Waarom pas je een bestandsindeling aan?

Een bestandsindeling vertelt het systeem hoe het de gegevens uit een CSV-bestand moet lezen. Gegevens die bij elkaar horen vormen een "record", en de losse waarden daarbinnen heten "rubrieken". Je past een bestaande bestandsindeling meestal aan wanneer:

• het bronbestand extra of andere kolommen bevat;
• het scheidingsteken van je bestand niet meer overeenkomt met de instelling;
• een eerdere import foutmeldingen gaf, bijvoorbeeld omdat een veldnummer niet klopte;
• je een nieuw soort stamgegeven wilt gaan importeren met dezelfde bestandscode.

Let op: het systeem controleert bij importeren of bepaalde stamgegevens al aanwezig zijn, zoals relaties, grootboekrekeningen, dagboeken, kostenplaatsen en balanscodes. Ontbreken deze nog? Importeer ze dan eerst, voordat je hierop gaat boeken.

---

2. Stap één: de bestandsindeling openen

Ga naar Financieel > Instellingen > Specifieke functies > Bestandsindeling en selecteer de bestandscode die je wilt aanpassen, bijvoorbeeld REKEN. Controleer hier of het scheidingsteken nog klopt: dit moet een puntkomma of een komma zijn, afhankelijk van de landinstellingen van je computer. Pas dit zo nodig aan en sla de gegevens op.

---

3. Stap twee: velden aanpassen met F3 Veld

Bovenaan het scherm vind je de knop F3 Veld. Hiermee pas je aan welk gegeven uit het CSV-bestand op welke plek in het systeem terechtkomt.

• Zoek de regel op met het volgnummer dat je wilt aanpassen, of maak een nieuwe regel aan met een volgend nummer.
• Pas het record en het veldnummer aan naar de juiste plek in het systeem. Deze informatie haal je uit de recordindeling.
• Controleer of de kolomverwijzing nog klopt: $1 verwijst naar kolom A in het CSV-bestand, $2 naar kolom B, enzovoort.

Twijfel je welk veldnummer je moet gebruiken? Ga dan naar het betreffende stamgegeven, bijvoorbeeld Financieel > Stamgegevens > Grootboekrekeningen, en druk op F1 voor de helptekst. Achter de titel van elk veld staat tussen vierkante haken het veldnummer dat je nodig hebt.

---

4. Stap drie: overzicht controleren en opnieuw inlezen

Controleer de volledige bestandsindeling via de knop F4 Overz. Hier zie je in de kolom "rec" het record waarin je importeert en in de kolom "veld" de bijbehorende velden. Zo kun je in één oogopslag zien of alle koppelingen nog kloppen.

Klaar met aanpassen? Lees je bestand dan opnieuw in via Financieel > Import/Export/Conversies > Import van gegevens > Via bestandsindeling. Selecteer de bestandscode, kies het CSV-bestand en druk op Enter en op het groene pijltje. Verschijnt de melding "Er zijn geen fouten geconstateerd"? Dan is de import gelukt. Bij fouten vind je een bestand met de extensie .ERR terug in de map waarin het systeem is geïnstalleerd, met uitleg over wat er misging. Pas dit aan en lees het bestand daarna opnieuw in.

---