Contributienota's / Facturering (Leden) checklist

Rond de jaarwisseling maak je de contributienota's aan voor je leden. Omdat je dit maar één keer per jaar doet, is het handig om een checklist te hebben van alle stappen die je moet doorlopen. In dit artikel lopen we deze stappen kort met je door.

---

1. Leden beheren

Voordat je nieuwe contributienota's aanmaakt, is het belangrijk om eerst alle opzeggingen en aanmeldingen van leden te verwerken. Dit komt namelijk regelmatig voor bij verenigingen.

Een lid opzeggen

Zoek de relatie op via Relaties in het menu. Verwijder bij de trefwoordvelden de bijbehorende contributiecodes. Ga daarna via de knop F5 (Factuur) naar de factuurregels, zoek de orderreferentie CONTR op en verwijder deze met de knop Wissen boven aan de factuurregels. Wil je voorkomen dat er nog op deze relatie geboekt kan worden? Ga dan naar Deel II bij de relatie en vink het vakje Geblokkeerd aan.

Een lid aanmelden

Maak een nieuwe relatie aan en vul de juiste contributietarieven in bij de trefwoorden. Het systeem neemt deze dan automatisch mee bij de volgende run van contributienota's. Werk je met tarieven voor verschillende leeftijden? Vul dan ook de geboortedatum in. Vul verder het banknummer en het e-mailadres in.

Wil je de factuur per e-mail versturen? Ga dan naar het Deel II-scherm en zet het veld Factuursoort op E-PDF. Vergeet ook niet de betaalwijze en het incassoveld in te vullen. Ga je incasseren? Dan moet ook de machtiging bij de relatie worden ingesteld, via F8 (Menu), Diversen, Mandaatgegevens incasso.

---

2. Contributietarieven controleren

Contributietarieven kunnen ieder jaar veranderen, dus het is slim om deze eerst te controleren. Ga hiervoor naar Leden, Instellingen, Contributietarieven.

---

3. Contributienota's samenstellen

Zodra alles gecontroleerd is, kun je de contributienota's samenstellen. Ga naar Leden, Contributienota's, Samenstellen nota's. Kies het juiste contributiejaar en klik op het groene pijltje.

---

4. Facturatie

Voordat je gaat factureren, is het slim om eerst te controleren of alles klopt. Dit kun je op twee manieren doen:

• Vraag het overzicht Leden, Contributienota's, Nog te factureren op. Zet de periodecode op Jaar, en de vanaf-vervaldatum op de datum waarop je de facturen wilt draaien (vaak één januari). Je ziet dan alle nog te factureren contributienota's.
• Vraag de trefwoordenteller op via Leden, Overzichten, Gebruikte trefwoorden. Laat het trefwoord leeg en klik op het groene pijltje. Je krijgt dan een overzicht van alle gebruikte trefwoorden en hoe vaak deze zijn gebruikt.

Let op: een factuurrun is definitief en kan niet worden teruggedraaid. Wil je extra zekerheid? Draai de run dan eerst proforma.

Is alles in orde? Dan ga je de facturatierun draaien via Leden, Contributienota's, Factureren. Wil je eerst een proefrun draaien? Zet dan in de tweede regel het veld Soort formulier op Proforma. Vul de boekdatum in (de datum die in het dagboek wordt gebruikt) en de peildatum (de datum op de factuurregel, vaak één januari). Zet de periodecode op J (Jaar) als het om jaarfacturen gaat. Je kunt er eventueel voor kiezen om de periode ook af te drukken.

Zijn de proeffacturen helemaal correct? Herhaal dan de stappen, maar kies deze keer voor Factuur in plaats van Proforma om de run definitief te maken.

---

5. Incasseren

Nadat de factuurrun is gedraaid, kun je gaan incasseren. Dit doe je in twee stappen: het incassoadvies opvragen, en de incasso-opdracht aanmaken.

Incassoadvies

Ga naar Financieel, Betalingsverkeer, Incasso-opdrachten, Incassoadvies. Wil je de hele factuurrun in één keer incasseren? Zet dan Advies actualiseren op Ja, en vul bij de velden 'van' en 't/m factuurnummer' het eerste en het laatste nummer van de reeks in. Alle facturen worden dan in één keer geselecteerd.

Incasso-opdracht aanmaken

Sluit het incassoadvies af met Escape of het rode kruisje. Het systeem vraagt dan of de incasso-opdracht aangemaakt moet worden. Klik op Ja, vul de juiste gegevens in en klik op het groene pijltje. Na het afsluiten van het overzicht wordt het incassobestand klaargezet. Heb je een bankkoppeling? Dan wordt het bestand mogelijk direct bij de bank klaargezet. Zo niet, dan vind je het bestand terug in documentenbeheer.

---