EDI - Verkooporder

Werk je met EDI-berichten om verkooporders elektronisch uit te wisselen met je klanten? In dit artikel leggen we uit wat EDI is, welke berichten er binnen CASH Handel beschikbaar zijn en hoe je dit stap voor stap instelt en gebruikt.

1. Wat is EDI?

Electronic Data Interchange (EDI) is een gestandaardiseerde manier om elektronisch te communiceren met je belangrijkste klanten. In plaats van een papieren of los formulier, wisselt het systeem een elektronisch bericht uit. Elk EDI-bericht heeft een verzender en een ontvanger.

In CASH Handel zijn de volgende berichten beschikbaar:

Data-import (het inlezen van een extern bericht): de verkooporder, bericht ORDERS.
Data-export (het versturen naar de klant): de orderbevestiging (bericht ORDRESP), de pakbon (bericht DESADV) en de factuur (bericht INVOICE).

Ontvangen berichten worden gelezen uit een speciale import-map. Berichten die je verstuurt, worden klaargezet in een export-map. Per klant leg je vast welke berichten via EDI worden verzonden.

De communicatieprotocollen verschillen per branche en per bedrijf. Daarom is er altijd een gespecialiseerde partij nodig die het verzonden bericht omzet naar het formaat van de ontvanger. Voorbeelden van kennispartners zijn Tie Kinetix, Ebbers Consult en SPFI.

Een EDI-bericht is opgebouwd uit gestandaardiseerde codes:

GLN (Global Location Number): de adrescode.
GTIN (Global Trade Item Number): de artikelcode, ook wel EAN of GS1 genoemd.
SSCC (Serial Shipping Container Code): de verpakkingscode (optioneel).

2. Adres- en artikelcodes (GLN en GTIN)

De GLN bestaat uit dertien cijfers en is de unieke adrescode die in een EDI-bericht wordt gebruikt. Dit nummer leg je onder andere vast bij:

De verzender: in de bedrijfsparameters, bij het instellen van de EDI-berichten.
Het orderadres: in de stamgegevens van de klant.
De vervoerder: in de tabel met verzendcodes.

De GLN bestaat uit twaalf cijfers plus een controlecijfer. Tijdens het invoeren wordt dit controlecijfer gecontroleerd met de rekenmethode GTIN-13. Niet elke GLN is verplicht; dit hangt af van de afspraken tussen jou en de ontvanger. Je kunt controleren welke klanten een GLN hebben via het overzicht van de stamgegevens van klanten, met de selectie GLN = ja.

De GTIN bestaat uit veertien posities en wordt ook wel EAN of GS1 genoemd. Unieke artikelcodes leg je vast in de artikelstamgegevens, in het veld EAN. Is dit veld leeg, dan gebruikt het systeem de gewone artikelcode. Naast artikelen kunnen er ook aparte GTIN-codes bestaan voor de emballage waarin artikelen worden geleverd.

Er zijn GTIN-codes van twaalf, dertien of veertien posities in gebruik. De laatste positie is altijd een controlecijfer. Je kunt instellen of en hoe dit controlecijfer tijdens het invoeren wordt gecontroleerd, via de instelling voor het EDI-controlecijfer (geen controle, of controle op twaalf, dertien of veertien posities).

3. Verzenden van EDI-berichten

Wanneer je een officieel formulier afdrukt, plaatst het systeem automatisch een nieuw EDI-bericht in de juiste map voor uitgaande berichten. Dit gebeurt op basis van de EDI-instellingen per klant en per artikel. De berichten worden periodiek opgehaald uit deze map en, in het formaat van de ontvanger, verder verstuurd. Deze verzenddienst wordt niet door het systeem zelf verzorgd, maar door een gespecialiseerde partij.

Elk EDI-bericht heeft een eigen bestandsformaat:

Verkooporder: ORDERS.
Orderbevestiging: ORDRESP.
Pakbon: DESADV (bevat geen kosten- of tekstartikelen).
Factuur: INVOICE (bevat geen emballage).

Afhankelijk van de wensen van de ontvanger kun je optioneel extra informatie toevoegen aan een EDI-bericht, zoals verpakkingsinformatie op de pakbon, toeslagen en kortingen, correctiefacturen, aanvullende referenties of een orderresponse status. Deze onderdelen lichten we hieronder verder toe.

4. Verpakking en transport

Een levering kan in één of meerdere verpakkingen of transportunits worden verzonden, bijvoorbeeld een pallet, een tray of een doos. Op de pakbon werk je dan met een emballagecode en eventueel een SSCC-code, zodat de verpakking traceerbaar is.

Wil je aanvullende informatie over de verpakking op de pakbon vermelden? Voeg dan een extra orderregel toe aan de verkooporder met de emballagecode en het aantal transportunits (standaard is dit één). Het volgnummer van deze regel bepaalt welke artikelen bij welke transportunit horen: alle regels met een hoger volgnummer horen bij de emballageregel die daarvoor staat. Je vindt deze functie via het menupad Verkoop, Verkooporder, met de knoppen F3 (Regel) en F8 (Mutatie leverdatum).

Emballagecode

Voor elke verpakkingsvorm maak je een artikel aan met het veld 'Code emballage EDI' op 'ja'. Dit artikel bevat onder andere:

Een artikelcode (dit mag gelijk zijn aan de GTIN).
Een EAN-code, de unieke GTIN van de verpakking (veertien posities).
Een omschrijving; dit is de tekst die op de pakbon komt.
Een artikelgroep, bijvoorbeeld 'Verpakkingen', voor het overzicht van alle GTIN's.
Het artikelsoort, dat bepaalt op welk formulier de verpakking wordt afgedrukt: soort 3 voor alleen tekst op de pakbon (aantal units is dan altijd één), of soort K voor een kostenregel (aantal units is dan afhankelijk van het aantal bestelde eenheden).

Je vindt deze instellingen via het menupad Stamgegevens, Artikel.

SSCC

De SSCC (Serial Shipping Container Code) bestaat uit achttien cijfers en is een unieke code waarmee elke verpakkingseenheid herkenbaar en traceerbaar is. De verpakking krijgt hiervoor een barcode-sticker. Het gebruik van een SSCC is niet verplicht en hangt af van de branche; een pakbon kan ook zonder deze code worden gemaakt.

Je geeft de SSCC in bij een specifieke verkooporderregel voor de verpakking. Het volgnummer van deze regel bepaalt welke artikelen in welke verpakking zitten. De SSCC is opgebouwd uit vier delen:

Uitbreidingscode: één cijfer (positie één).
Bedrijfsnummer: negen cijfers (posities twee tot en met tien).
Volgnummer van de pallet: zeven cijfers (posities elf tot en met zeventien).
Controlecijfer: één cijfer (positie achttien).

De eerste drie delen leg je vast in de parameters. Het palletnummer is een volgnummer dat automatisch wordt verhoogd bij elke nieuwe SSCC. Het controlecijfer wordt berekend op basis van de eerste zeventien posities. Een nieuwe SSCC wordt automatisch bepaald vanuit de parameters, maar je kunt deze ook handmatig invullen per verkooporderregel.

5. Toeslagen, kortingen en specifieke codes

Toeslag en korting

Op een factuur kun je optioneel losse kostenregels tonen. Dit activeer je in de artikelstamgegevens met twee velden: het artikelsoort op K, en een functiecode EDI. Deze functiecode is een vaste, branche-afhankelijke code die in het EDI-bericht wordt gebruikt voor korting, toeslag of diensten. Het systeem controleert deze code niet op geldigheid, omdat dit per branche kan verschillen. Voorbeelden zijn: FC voor vracht, CLA voor administratiekosten en HD voor handeling. Orderkosten op een EDI-factuur moeten een laag volgnummer krijgen, dus vóór de artikelregels.

Factuurcode

Een EDI-bericht kan optioneel een specifieke factuursoort bevatten, zoals een correctiefactuur of een bonusfactuur. Je activeert dit per verkooporder met het veld EDI factuurcode (te vinden via Verkoop, Verkooporder, F7 Menu, Verkooporder deel twee):

Waarde 0, of een leeg veld: standaardfactuur (EDI-code 380).
Waarde 1: correctiefactuur (EDI-code 384).
Waarde 2: bonusfactuur (EDI-code 83).

Maak je een correctiefactuur op basis van een verkooporder met een eerdere deelfactuur? Dan stuurt het systeem automatisch het oorspronkelijke factuurnummer mee als 'te corrigeren factuur'.

Referenties

Soms wil de ontvanger aanvullende referenties op de factuur. Je geeft deze in per verkooporder, in het subscherm Verkooporder deel twee:

Factuurnummer leverancier: het specifieke factuurnummer van een inkoopcombinatie of vervoerder.
Ontvangstmelding: bij een correctiefactuur, de ontvangstcode van de geaccepteerde goederen.
Reclamatienummer: bij een correctiefactuur, het reclamatienummer van de klant naar de leverancier.
Projectnummer: de specifieke projectcode van de klant die bij de factuur hoort.

Orderresponse status

Op de EDI-orderbevestiging (ORDRESP) kun je een acceptatiecode meesturen. Deze code geldt voor de hele order (de orderkop) of voor een losse orderregel. Je geeft deze code in via het veld EDI status. De gestandaardiseerde codes leg je eenmalig vast in de tabel Verkoopcode.

Let op: de codes voor de orderkop verschillen van de codes voor een orderregel.

Je geeft de code voor de hele order in via het subscherm Verkooporder deel twee. Voor een losse orderregel gebruik je het subscherm met de knop F8. De standaardcodes voor de orderkop zijn (standaardwaarde 29):

29: geaccepteerd zonder wijziging.
11: geaccepteerd met wijziging.
27: order niet geaccepteerd.
12: leverdatum onbekend.

De standaardcodes per orderregel zijn (standaardwaarde 5):

5: geaccepteerd zonder wijziging.
6: geaccepteerd met wijziging.
7: orderregel niet geaccepteerd.
4: leverdatum onbekend.

6. EDI-berichten instellen: stappenplan

Wil je gaan werken met EDI-berichten voor verkooporders? Doorloop dan de volgende stappen:

Stel de bedrijfsspecifieke parameters in.
Voeg bij de stamgegevens van je klanten het Global Location Number toe.
Voeg bij de stamgegevens van je artikelen de EAN-codes toe.
Evalueer testbestanden samen met de verzender en de ontvanger.

Testfase

Je kunt EDI-berichten op twee niveaus testen:

Voor de hele administratie: zet in de bedrijfsparameters de testindicator EDI op 1.
Per klant: zet de testindicator EDI in de bedrijfsparameters op 0, en bij de stamgegevens van de betreffende klant de testindicator EDI op 1.

Daarnaast kun je, los van de testindicator, altijd een los testbericht versturen via een proformaformulier. Dit bericht krijgt automatisch de testindicator 1. Dit doe je via de functie Verkooporder, met F5 (Print) en als formulier de letter Z (EDI-testbericht): B voor een bevestiging, P voor een pakbon of F voor een factuur.

Bedrijfsspecifieke parameters

Je stelt de bedrijfsspecifieke parameters in via het menupad Diversen, EDI, Instellen EDI-berichten. Hier leg je onder andere vast:

De EDI-interfacecode: 1 voor verkooporders, 2 voor inkooporders of 3 voor servicebonnen.
De controle op de EAN-checkdigit: geen controle, of controle op positie twaalf, dertien of veertien.
De testindicator EDI: 0 voor een officieel bericht, 1 voor een testbericht.
Het Global Location Number van jouw bedrijf (dertien cijfers).
Het SSCC-bedrijfsnummer (posities één tot en met tien) en het SSCC-palletnummer (posities elf tot en met zeventien).
De EDI-branchecode (drie posities), bijvoorbeeld DHZ voor de doe-het-zelfsector, INS voor installatietechniek of LVB voor levensmiddelen. Deze verplichte code bepaalt het communicatieprotocol.
De naam van de map voor te verzenden EDI-berichten (export) en voor te ontvangen berichten (import).

Zet de testindicator pas op 0 zodra je de EDI-berichten echt als officieel document wilt gaan versturen.

Klantspecifieke parameters

Bij de stamgegevens van je klant (menupad Stamgegevens, Klant, F3 deel twee) leg je onder andere vast:

Het Global Location Number van de ontvanger (dertien cijfers).
Welke berichten via EDI naar deze klant worden verstuurd: B voor bevestiging, F voor factuur en P voor pakbon.
Het GLN van het hoofdkantoor, alleen als dit afwijkt van het GLN dat de pakbon ontvangt.
Aan welke partij de pakbon verstuurd moet worden: 1 voor het GLN van de klant (orderadres), 2 voor het GLN van het hoofdkantoor of 3 voor het GLN van het afleveradres.
De testindicator EDI per klant. Deze vervangt, indien ingevuld, de testindicator van de hele administratie.

Bij het afleveradres van de klant (F4 Afl.adres) leg je het Global Location Number van het afleveradres vast, als dit afwijkt van het factuuradres. Je kunt een controleoverzicht van alle GLN's opvragen via Stamgegevens, Overzicht stamgegevens, Klanten, met de selectie GLN = ja.

Artikelparameters

Bij de stamgegevens van je artikelen (menupad Stamgegevens, Artikel) leg je de unieke, gestandaardiseerde artikelcode vast in het veld EAN-code. Heeft een artikel geen EAN-code? Dan gebruikt het systeem de gewone artikelcode.

7. Dagelijks gebruik van EDI-berichten

In het dagelijks gebruik werk je op twee plekken met EDI-berichten: bij het importeren van nieuwe berichten, en bij het aanmaken van te verzenden berichten. Je vindt deze functies via:

Diversen, EDI, Inlezen EDI-berichten (interface verkooporder).
Verkoop, Verkooporder, F5 (Print).

Berichten importeren

De functie Import EDI-berichten leest verkooporders in vanuit de aangeleverde EDI-berichten. Deze import wordt eenmalig geactiveerd in de parameters, via Diversen, EDI, Instellen EDI-berichten, met de EDI-interface op 1 (verkooporder). Het EDI-bericht is gebaseerd op een databestand met de naam ORDERS.sdf.

Bij het importeren geef je aan:

De medewerkerscode van degene die de order importeert.
Of je een actueel verslag wilt: bij 'ja' verwijdert het systeem het vorige importverslag en toont het alleen de nieuwe import, bij 'nee' toont het systeem zowel de laatste als de nieuwe import in één verslag.

Na de import krijg je direct het verwerkingsverslag te zien.

Het EDI-verslag

Een EDI-import toont de nieuwe orders in een overzicht. Dit overzicht is de basis voor de acceptatiecontrole en de verdere administratieve afhandeling. Je ziet hierin onder andere: het verkoopordernummer, het volgnummer, de orderdatum, de EAN-code, de artikelcode, de omschrijving, het bestelde aantal, de verpakkingseenheid, de gewenste leverdatum, de zoeknaam van de klant, de orderreferentie en eventuele opmerkingen.

Verwerking van de verkooporder

Na het importeren wordt een EDI-verkooporder administratief op dezelfde manier verwerkt als een gewone verkooporder. Per order kun je aanvullende informatie toevoegen in het subscherm Verkooporder deel twee (F7 Menu), zoals de EDI-factuurcode, de referentiecodes en de EDI-status (orderresponse). Wanneer je een formulier afdrukt, maakt het systeem tegelijk de EDI-berichten aan voor de formulieren die voor deze klant zijn geactiveerd. Je ziet de actieve EDI-koppeling terug in het selectiescherm en nadat het bericht is aangemaakt.

Tip van de Helpdesk: Ga je voor het eerst met EDI-berichten werken? Test dit dan eerst grondig samen met je klant via een proformaformulier, voordat je overschakelt naar officiële berichten.