Hoe wordt een extern bestand ingelezen?

Het systeem kan op een flexibele manier gegevens inlezen die door andere pakketten worden aangeleverd. Eigenlijk kan alles wat je met het toetsenbord kunt invoeren, ook als extern bestand worden ingelezen. In dit artikel lees je hoe dit werkt.

1. Wat zijn records en rubrieken?

Gegevens die bij elkaar horen, worden gezien als een 'record'. De losse waarden binnen zo'n record noemen we 'rubrieken'. Een artikelrecord kan bijvoorbeeld bestaan uit een artikelcode, een omschrijving, een prijs en een btw-code. Een klant- of relatierecord kan bijvoorbeeld bestaan uit een klantnummer, een naam, een adres en een woonplaats.

2. Wanneer gebruik je een extern bestand?

Het is mogelijk om alle gegevens binnen een administratie als extern bestand in te lezen. In de praktijk gebeurt dit meestal voor stamgegevens, journaalposten, of nog te factureren factuurregels.

Heb je factuurregels ingelezen? Dan kun je met de functie 'factureren' van de module CASH Facturering kiezen om deze facturen te laten afdrukken en/of te mailen, inclusief het doorboeken naar de grootboek- en debiteurenadministratie.

Let op: het systeem controleert altijd of stamgegevens al aanwezig zijn. Ontbreken deze nog in de administratie? Dan is het nodig om ze vooraf te importeren.

3. Op welke manieren lees je een extern bestand in?

Je kunt een extern bestand op twee manieren inlezen:

1. Via het menu: Financieel > Import/export/conversies > Import van gegevens > ASCII (CASH-formaat).
2. Vanaf de command line. Hiermee lees je rechtstreeks een ASCII-bestand in CASH-formaat in bij een administratie. Een voorbeeld van zo'n commandoregel is: cashwin –fdemocash –aextern.mut. Achter de '–a' staat de naam van het externe bestand.

Bij het inlezen via de command line kun je ook een datum- of valutaconversie laten uitvoeren:

• y2: hiermee geef je aan dat een datumconversie moet plaatsvinden. In plaats van het formaat JJMMDD staat er dan DDMMJJ in het bestand.
• nUSD: hiermee geef je aan dat een valutaconversie naar USD moet plaatsvinden, op basis van de actuele koers in de administratie.

Voorbeeld: om een ASCII-bestand 'extern.asc' in te lezen in de administratie 'democash', met een valutaconversie naar USD, gebruik je: cashwin –fdemocash –nUSD –aextern.asc.

Let op: de valutaconversie vindt uitsluitend plaats bij de 301-regels (boekregels).

4. Automatisch inlezen via een .upd-bestand

Er is ook een manier om een bestand automatisch te laten inlezen. Staat er in de map van de administratie een bestand met de naam XXXXCASH.UPD (waarbij XXXX de administratiecode is)? Dan wordt dit bestand automatisch ingelezen zodra de eerste gebruiker de administratie de volgende keer opent. Daarna wordt het bestand automatisch verwijderd.