Factuurlayout en formulieren inrichten en beheren

Geef facturen, offertes en andere documenten een professionele uitstraling die past bij je bedrijf. In dit artikel lees je alles over het aanmaken van formulierlayouts, het instellen van logo's, het toevoegen van bijlagen en het oplossen van weergaveproblemen in de administratie.

---

Stap één: Een nieuwe formulierlayout aanmaken en inrichten

Het pakket levert standaard formulieren mee, maar je kunt ook een eigen layout maken met eigen kolommen, teksten en een logo.

• Aanmaken: Ga naar Financieel > Instellingen > Formulieren (of via Handel). Kies onder 'Aanmaken basis-layout' voor 'b2', geef een naam op en klik op Bevestig.
• Wijzigen: Dubbelklik op je formulier en kies 'W-Wijzigen'. Je kunt nu aanpassingen doen in de verschillende tabbladen:
  • Algemeen: Kopvelden en een vaste bijlage instellen.
  • Stijl: Lettertype en logo's toevoegen.
  • Body: Maximaal tien kolommen toevoegen (zoals artikelcode, aantal en bedrag).
  • Kop/Slot: Vaste inleidende en afsluitende teksten (bijvoorbeeld voor betaaldagen). Je kunt hier slimme codes gebruiken, zoals ;FAKT; voor het factuurnummer.
• Testen: Klik altijd op de knop 'Proef' om direct een voorbeeld te bekijken.

Gebruik je de CASHapp? Dan hoef je niets extra's te doen: de app gebruikt automatisch de layout die je in het systeem als standaard hebt ingesteld.

---

Stap twee: Logo of briefpapier toevoegen

Je kunt je eigen logo of digitaal briefpapier eenvoudig toevoegen aan de formulieren. Let erop dat je een jpg- of png-bestand gebruikt.

• Voor alle formulieren: Ga naar Financieel > Instellingen > Huisstijl.
• Per specifiek formulier: Open het formulier, ga naar 'Wijzigen' en open het tabblad 'Stijl'. Upload hier je bestand via de drie puntjes. Bij 'Achtergrond naam' stel je het volledige briefpapier in. Bij 'Naam logo' kies je alleen het logo. Vul in millimeters in hoe hoog en breed het logo moet zijn, en hoeveel millimeter het vanaf de boven- en linkerkant geplaatst moet worden.
• Bestandsgrootte: Zorg dat je logo niet te zwaar is (bij voorkeur honderd tot tweehonderd kilobytes), anders wordt de PDF te groot (meer dan vijf megabyte) en kan de e-mail door spamfilters worden geweigerd.

---

Stap drie: Logo in de e-mail en de webomgeving (Private Label)

Naast de factuur zelf, kun je je bedrijfslogo ook tonen in de begeleidende e-mail en in de online werkomgeving.

• Logo in de e-mail: Zet de link naar je logo op je website in de e-mailtekst tussen accolades (bijvoorbeeld {https://www.voorbeeld.nl/logo.jpg}). Je kunt hier ook een klikbare link aan toevoegen.
• Logo in de webomgeving: Wil je jouw eigen logo bovenaan de schermen in het systeem tonen voor alle gebruikers? Dit heet een Private Label. Zorg voor een transparante png van maximaal negenhonderdzevenennegentig bij achtentachtig pixels en neem contact op met de helpdesk om dit in te stellen.

---

Stap vier: Bijlagen meesturen en CC/BCC instellen

Soms wil je extra documenten meesturen of zelf een kopie van de factuur ontvangen.

• Vaste bijlage per formulier: Stel dit in via Financieel > Instellingen > Formulieren onder het tabblad 'Algemeen' of in het veld Bijlage.
• Bijlage per factuurregel of artikel: Gebruik de knop F6 (Extra) in een factuurregel om een specifiek bestand te koppelen, of vul dit standaard in bij de stamgegevens van een artikel.
• Kopiefactuur ontvangen: Ga naar Facturering > Instellingen > Factureringsparameters en open het tabblad 'Tekst fact'. Vul je eigen e-mailadres in bij CC, of kies voor BCC als de klant dit niet mag zien.

---

Stap vijf: Proforma facturen en inkooporders afdrukken

Een proforma is een voorlopige versie van een document, bedoeld ter controle of als prijsopgave voor de klant, zonder dat het financieel wordt verwerkt in de administratie.

• Proforma factuur: Voer de factuurregels in, druk op F7 en kies voor 'P-Proforma'. Het document opent in een nieuw tabblad in je browser.
• Proforma inkooporder: Open de inkooporder, klik op F5 (Print) en selecteer als formulier 'A-Aanvraag/Offerte'.

---

Stap zes: Problemen oplossen (logo's en e-mails)

Lukt het afdrukken of mailen niet helemaal naar wens? Loop dan deze controles na:

• Logo wordt niet geprint: Controleer of het bestand echt een jpg of png is. Werk je online? Check of het logo per ongeluk verwijderd is en upload het opnieuw via Documentbeheer. Controleer ook of de administratie niet naar een submap is verplaatst (verplaats deze indien nodig terug naar de hoofdmap via het administratie-overzicht).
• E-mail of bijlage is beschadigd: Controleer of je versie B08 of hoger van het pakket gebruikt. Stuur een kopie (BCC) naar jezelf ter controle. Ligt het probleem bij één klant? Vraag de klant dan de instellingen van hun virusscanner of e-mailclient na te kijken, aangezien beveiligingssoftware soms e-mails beschadigt.

---