Gebruikers en medewerkers inrichten

Welkom bij de CASH Kennisbank! Binnen CASH hebben Gebruikers en Medewerkers elk een eigen, belangrijke functie bij het digitaal samenwerken (zoals het fiatteren van facturen):

• De Gebruiker: Bepaalt de inlognaam en het wachtwoord om toegang te krijgen tot de online CASHWeb-omgeving, inclusief de algemene menurechten.
• De Medewerker: Wordt gekoppeld aan de Gebruiker en is nodig om daadwerkelijk programmafuncties binnen een administratie uit te voeren (zoals het ondertekenen of goedkeuren van inkoopfacturen).

1. Inloggen als Beheerder

Log in op CASHWeb met een account dat beheerdersrechten heeft, zodat je de rechten hebt om nieuwe personen aan te maken.

2. De Gebruiker aanmaken

Ga in het startscherm (het licentieniveau) naar Tandwiel (rechtsboven in) > Gebruikersoverzicht en klik op de knop Maak aan. In dit scherm maak je een nieuwe gebruiker aan voor de online omgeving. Hiermee bepaal je de inloggegevens, de vaste opstartinstellingen en specifieke rechten per persoon.

• Login (e-mail): Het e-mailadres waarmee de gebruiker inlogt. CASH stuurt de inlogcodes na het opslaan direct naar dit adres.
• Naam: De volledige naam van je collega voor intern overzicht.
• Default Administratiecode: Selecteer de vaste administratie waarin deze persoon moet werken. De gebruiker wordt dan direct naar deze omgeving geleid en overige administraties worden afgeschermd. Blijft dit veld leeg, dan heeft de gebruiker toegang tot alle administraties binnen de licentie.
• Startfunctie: Bepaalt in welk scherm de gebruiker direct binnenkomt (standaard staat hier de code voor het volledige pakket). Moet iemand alleen facturen kunnen goedkeuren? Vul dan de specifieke code voor het fiatteringsscherm in.
• Favorieten: Snelkoppelingen naar veelgebruikte functies voor deze specifieke gebruiker.
• Taal & Taal gegevens: De taal waarin het programma en de gegevens aan deze gebruiker worden getoond.
• Medewerker: Koppel de gebruiker hier aan de bijbehorende medewerker uit de stamgegevens om specifieke programmafuncties (zoals fiatteren) mogelijk te maken.
• Layout: De weergavevoorkeur van het startmenu.

Het veld 'Eigenschappen' (Rechtensturing via letters):

Door een of meerdere letters in het veld Eigenschappen te typen, stuur je heel nauwkeurig de rechten en weergaven van deze gebruiker aan. De volgorde van de letters maakt niet uit:

• D (Decimaal boeken): Maakt het mogelijk om bedragen in te voeren met een decimale punt of komma. Zonder deze letter staat het systeem geen komma's of punten toe tijdens de invoer.
• C (Blokkeer wijzigingen): De gebruiker mag gemaakte boekstukken achteraf absoluut niet meer aanpassen of corrigeren.
• V (Huidige periode afdwingen): Blokkeert de invoer of wijziging van boekstukken in een andere periode dan de actuele periode die in de administratieparameters is ingesteld.
• H (Doorklikken en wijzigen): De gebruiker mag vanuit financiële rapportages direct doorklikken naar de achterliggende boekingen om deze aan te passen.
• h (Alleen raadplegen): Zet de gebruiker op 'alleen-lezen'. De administraties kunnen wel worden bekeken, maar er kunnen geen wijzigingen of boekingen worden gedaan.
• A (Achtergrond afdrukken): Zorgt ervoor dat bij een schermafdruk ook de achtergrondafbeeldingen of -kleuren worden meegenomen.
• L (Geen keuzelijsten): Schakelt de drop-downboxen uit bij het selecteren van perioden in rapportages.
• M (Geen matrix): Onderdrukt de matrix-weergave op overzichten (zoals in het voorbeeld standaard is ingevuld).
• O (Geen logo): Laat het bedrijfslogo achterwege op overzichten.
• E (Blokkeer Excel): Schakelt de mogelijkheid uit om overzichten en rapporten te exporteren naar Excel.
• F (E-mailen toestaan): Geeft de gebruiker het recht om een overzicht of rapportage rechtstreeks per e-mail te verzenden.
• J (Altijd staand PDF): Dwingt af dat PDF-overzichten altijd in de lengte (staand) worden gegenereerd in plaats van in de breedte (liggend).

Doorloop de overige tabbladen om rechten aan of uit te vinken. Moet deze gebruiker ook via de smartphone facturen kunnen fiatteren? Klik dan binnen ditzelfde scherm op het tabblad App en vink de optie Fiatteren aan. Klik vervolgens rechtsonder op Maak aan om de gebruiker definitief op te slaan.

3. Het persoonlijke Tussenboekjaar / Grootboeknummer aanmaken

Voordat je de medewerker koppelt, heeft iedere fiatteur een eigen tussenrekening nodig. Ga binnen de administratie naar Financieel > Stamgegevens > Grootboekrekeningen en maak een nieuwe balansrekening aan (bijvoorbeeld in de crediteurenreeks: 'Nog te fiatteren [Naam]'). CASH parkeert hier straks tijdelijk de facturen op zolang ze nog niet zijn goedgekeurd.

4. De Medewerker aanmaken en koppelen

Ga naar Financieel > Stamgegevens > Medewerkers en maak de nieuwe medewerker aan. Met deze functie leg je de vaste gegevens van je medewerkers vast. Hiermee maak je het mogelijk om administratieve handelingen — zoals het goedkeuren van facturen of het opvolgen van acties — persoonsgericht te registreren.

Basisgegevens & Beveiliging:

• Personeelscode & Omschrijving: Geef elke medewerker een unieke, herkenbare code (zoals de initialen of de voornaam) en vul de volledige naam in. Je kunt medewerkers eventueel indelen per Afdeling.
• E-mailadres: Het e-mailadres van de medewerker. Dit wordt door CASH gebruikt om automatische notificaties en herinneringen naartoe te sturen.
• Toegangsniveau & Wachtwoord: Bepaal de vertrouwelijkheid van documenten. Je kunt documenten beveiligen met een niveau; een medewerker kan het document pas inzien met een persoonlijk wachtwoord als het eigen toegangsniveau hoog genoeg is.
• Relatienummer: Koppel de medewerker aan een relatie uit de stamgegevens. Dit wordt gebruikt om declaraties via de CASHapp direct op het juiste banknummer te kunnen uitbetalen via een betaalopdracht.
• Code geblokkeerd: Vink dit aan als een medewerker uit dienst treedt. Het systeem blokkeert dan direct de mogelijkheid om nieuwe notities of acties op deze naam te zetten.

Inrichting voor Fiatteren (Btw & Inkoop):

Als een medewerker inkoopfacturen moet controleren, richt je dit in op het tabblad Fiatteren:

• Grootboekrekening (Parkeren): Selecteer de unieke tussenrekening van deze medewerker. Zolang een factuur nog niet is goedgekeurd, wordt het bedrag hier tijdelijk op geparkeerd zodat het nog niet in de betaalbestanden terechtkomt.
• Wachtwoord voor fiat: Een optioneel extra wachtwoord dat de medewerker moet intypen om een factuur definitief goed te keuren.
• Trajecten & Grensbedragen: Je kunt een opvolgende personeelscode selecteren. Na het akkoord van de eerste medewerker wandelt de factuur automatisch door naar de volgende controleur. Dit kun je eventueel beperken met een grensbedrag, zodat de extra controleur pas in beeld komt bij grotere uitgaven.
• Verplicht selecteren / Geen reden: Je kunt afdwingen dat een medewerker na het inboeken verplicht direct een fiatteur moet aanwijzen. Ook kun je instellen dat een medewerker bij goedkeuring geen verplichte opgaaf van reden hoeft in te vullen.
• Cc en Bcc: Stuur automatisch een (blinde) kopie van de fiatteringsberichten mee naar een centraal e-mailadres voor je eigen archief.
• Herinneringstermijn: Bepaal hoe vaak een medewerker een automatische e-mail krijgt als er nog facturen op goedkeuring liggen te wachten. Er geldt een standaardperiode van een week, maar je kunt de e-mailnotificaties hier ook volledig uitschakelen.

Startpagina & Signaleringen:

• Gepersonaliseerd startscherm: Je stelt hier per medewerker in welke meldingen, grafische overzichten en taken zij direct op hun startpagina te zien krijgen.
• Notificaties per e-mail: Je kunt per gewenste signalering (zoals het matchen van bankmutaties, openstaande btw-aangiften of openstaande taken) instellen dat de medewerker automatisch een e-mailupdate ontvangt. Ook hier geldt een automatische wekelijkse herinneringstermijn zolang de taak niet is afgerond.

CRM & Relatiebeheer:

• Wachtrij (Terugbelacties): Koppel meerdere medewerkers aan een gezamenlijke wachtrij-groepscode. Openstaande terugbelacties en klantcontacten worden dan centraal gedeeld en zijn direct zichtbaar op de actielijsten van alle deelnemende collega's.
• Contactsoort & Filters: Versnel het invoeren van klantcontacten door een standaard contactsoort (zoals telefoon of e-mail) als voorkeur in te stellen. Met een filter kun je minder belangrijke contacthistorie verbergen om de overzichten voor de medewerker leesbaar te houden.