Hoe beheer ik mijn relaties/leden?

Welkom bij de CASH Kennisbank! Het bijhouden van de gegevens van je leden, sponsors en andere relaties is de basis van een goed georganiseerde vereniging. In CASHWeb Leden beheer je al je relaties en leden op een centrale plek. Van het inschrijven van een nieuw lid tot het instellen van automatische incasso, mandaten en afwijkende betalers; in dit artikel lees je stap voor stap hoe je dit opzet.

1. Voorbereiding: Wat moet er vooraf klaarstaan?

• Ledencategorieën ingericht: Zorg dat de verschillende soorten leden (zoals senioren, jeugdleden of ereleden) al zijn aangemaakt in het systeem via de stamgegevens. Zo kun je een nieuw lid straks direct in het juiste hokje plaatsen.
• Contributiebedragen bekend: Zorg dat de tarieven per ledencategorie duidelijk zijn, zodat het lid na inschrijving automatisch de juiste kosten meekrijgt.

2. Het relatie- en ledenoverzicht openen

• Naar de module navigeren: Ga in het hoofdmenu van CASHWeb Leden naar Relaties.
• Het startscherm: Je ziet nu een handig overzicht van alle bestaande leden en relaties in jouw vereniging.

3. Een nieuw lid of relatie toevoegen

• Nieuw kaartje starten: Klik in het overzicht op de knop Nieuw of Toevoegen om een lege relatiekaart te openen.
• Basisgegevens invullen: Vul de persoonlijke gegevens van het lid in, zoals de voornaam, achternaam, het volledige adres, de postcode, de woonplaats en de geboortedatum.
• Contactgegevens toevoegen: Vul het e-mailadres en het telefoonnummer in, zodat je de leden straks gemakkelijk kunt bereiken voor nieuwsbrieven of verenigingsmededelingen.

4. Ledencategorie, betaalwijze en SEPA-mandaat instellen

• De juiste categorie selecteren: Zoek op de relatiekaart naar het veld Ledencategorie en kies de juiste groep uit het keuzemenu (bijvoorbeeld senior of junior). Hierdoor weet het systeem straks precies welke contributie er betaald moet worden.
• Betaalwijze en bankgegevens invullen: Geef aan of het lid betaalt via een automatische SEPA-incasso of via een losse factuur. Vul bij automatische incasso direct het IBAN-rekeningnummer in.
• Eigenschap I inschakelen: Zorg dat op de relatiekaart (onder Relatiekaart deel twee) de eigenschap I (Debiteurenposten incasseren) staat ingeschakeld. Zonder deze eigenschap kan de incasso niet worden verwerkt.
• Mandaatincasso aanmaken voor een individueel lid: Wanneer je gebruikmaakt van incasso, dien je een officieel mandaat aan te maken. Ga hiervoor in het menu naar Menu > Diverse > Maak machtiging om de machtiging voor het geopende lid vast te leggen.
• Mandaatincasso aanmaken voor meerdere leden tegelijk: Wil je voor een hele groep nieuwe leden in een keer een machtiging genereren? Ga dan in het menu naar Financieel > Betalingsverkeer > Incasso-opdrachten > Maak machtiging.
• Bepalen contributieperiode: In de relatiekaart geef jij onder betaalwijze aan hoe vaak per jaar het lid een contributienota moet ontvangen. Hierbij heb jij keuze uit: Jaarlijks, Halfjaarlijks, kwartaal of maand. 

5. Hoe stel ik in dat een ander lid betaalt voor een lid? (Bijvoorbeeld een ouder voor een kind)

In verenigingen komt het regelmatig voor dat de contributie van een jeugdlid wordt betaald door een ouder die zelf ook lid is, of dat een verzamelfactuur naar een hoofdadres moet. Dit stel je als volgt in:

• De relatiekaart van het kind/lid openen: Zoek het lid op waarvoor iemand anders gaat betalen en open diens relatiekaart via Relaties.
• Afwijkende betaler/debiteur koppelen: Zoek op de relatiekaart naar het veld Afwijkende debiteur (of Betaald door relatienummer).
• Relatienummer van de betaler selecteren: Vul hier het relatienummer van het betalende lid (bijvoorbeeld de ouder) in. Je kunt het nummer opzoeken via het vergrootglas-icoon.
• Gevolgen voor de contributie: CASHWeb Leden koppelt de contributienota van het kind nu automatisch aan het account en de incassomachtiging van de ouder. De ouder ontvangt de factuur of de automatische incasso op diens IBAN-rekeningnummer!

6. Bestaande leden wijzigen en lidmaatschap opzeggen

• Lid opzoeken: Zoek een bestaand lid op in het overzicht via de zoekfunctie of door te bladeren. Dubbelklik op de naam om de kaart te openen.
• Gegevens muteren: Pas eenvoudig gegevens aan, zoals een nieuw huisnummer, een gewijzigd e-mailadres of een nieuwe ledencategorie na een verjaardag.
• Lidmaatschap beëindigen: Zegt een lid het lidmaatschap op? Vink in de relatiekaart deel 2 Geblokkeerd aan. Zo blijft de historische administratie netjes behouden. Verwijder bij trefwoord de contributiecode en zorg ervoor dat er onder de kop factuur geen factuurregels meer klaar staan.