Hoe boek ik verkoopfacturen?

Het boeken en verwerken van verkoopfacturen is een essentieel onderdeel van je dagelijkse administratie. Of je nu losse verkoopfacturen handmatig inboekt, verkoop-UBL's automatisch laat verwerken of periodieke boekingen instelt: in dit stappenplan leggen we precies uit hoe je dit stapsgewijs aanpakt.

1. Handmatig verkoopfacturen boeken

• Naar het dagboek navigeren: Ga in het menu naar Dagboeken > Uitgaande facturen. Kies het dagboek voor Verkoop, selecteer het juiste boekjaar en de gewenste periode. Gebruik de pijlknopen rechtsboven in het scherm om te bladeren door de verschillende boekstukken.
• Klant selecteren of direct aanmaken: Selecteer de debiteur bij het relatienummer. Heb je een nieuwe relatie? Druk vanuit het veld voor de relatie op de plus-knop (+) om direct een nieuwe relatie aan te maken. Wil je een overzicht van bestaande relaties inzien? Druk op F2 om de stamgegevens en bestaande relaties te raadplegen.
• Factuurkop invullen: Vul het factuurnummer (stuknummer), de factuurdatum en het totale factuurbedrag inclusief btw in op de eerste regel. Het factuurnummer moet exact corresponderen met het nummer op de verzonden factuur. Het systeem vult automatisch de grootboekrekening Debiteuren in en boekt de vordering.
• Omzet en btw verdelen eronder: Op de volgende regel vul je de tegenboeking in (bijvoorbeeld de omzetrekening). Is er bij de relatie al een vaste verkooprekening ingevuld, dan neemt CASH deze automatisch over. Vul de omschrijving en het bedrag in. CASH berekent en boekt het btw-bedrag automatisch op basis van de ingestelde OB-parameters en grootboekrekening.
• Grootboekrekening bewaren en opslaan: Bij het verlaten van het boekstuk wordt gecontroleerd of het saldo exact op nul staat. Indien de verkooprekening nog niet vaststond bij de relatie, vraagt CASH of je deze grootboekrekening wilt bewaren bij de relatie. Druk op ESC of Verwerken om de boeking definitief af te sluiten.

2. Automatisch verkoopfacturen inlezen via Scan & Herken / Facturering

• Inlezen via postbus: Heb je de module Cash Connect en de module Facturering actief? Verkoop-UBL's en PDF's die binnenkomen via het unieke verkoop-postbusadres (relatienummer.admincode@vfactuur.cashweb.nl) worden automatisch verwerkt vanuit de postbus.
• Factuurgegevens controleren en aanpassen: Bij Scan & Herken pas je de factuurgegevens indien nodig eenvoudig aan via de functietoets F4 Controle.
• Automatische uitsplitsing: Bij het automatisch doorboeken wordt de omzet per btw-tarief verdicht en automatisch uitgesplitst op de ingestelde grootboekrekeningen (zoals omzet hoog, omzet laag en omzet nul-btw).

3. Periodieke boekingen instellen en verwerken

Komen bepaalde verkopen of opbrengsten periodiek terug en kennen deze min of meer gelijke bedragen? Dan kun je deze eenmalig invoeren als vaste mutaties, waarna je ze elke periode met één druk op de knop verwerkt.

• Periodieke boekingen onderhouden: Ga in het menu naar Financieel > Stamgegevens > Periodieke boekingen (Onderhoud periodieke boekingen).
• Vaste mutatie invoeren: Selecteer een dagboek (bij voorkeur een apart dagboek van het soort Memoriaal). Vul het regelnummer, de grootboekrekening, het relatienummer van de debiteur, de omschrijving en het gewenste bedrag in. Geef hierbij handmatig aan of het bedrag als debet of credit geboekt moet worden.
• Kostenplaats en aantallen: Je kunt de boekingen desgewenst verbijzonderen naar kostenplaats via het vergrootglas-icoon of aantallen opgeven.
• Periodieke boekingen doorboeken: Ga aan het begin van een nieuwe periode naar Financieel > Financiële functies > Periodieke boekingen (Boeken periodieke boekingen). Vul de boekperiode, de boekdatum en de omschrijving in.
• Keuze factuurnummer bepalen: Kies hoe het factuurnummer voor de debiteur opgebouwd moet worden (bijvoorbeeld boekjaar plus periodenummer, periodenummer, stuknummer of geef mee dat factuurnummer nul-nul-nul-nul-nul-nul wordt gebruikt voor betalingen zonder vermelding). Klik op de knop om de boekingen in één keer te verwerken.