Hoe draai ik de periodieke contributierun?

Het heffen van contributie is een van de belangrijkste taken binnen het verenigingsbeheer. In CASHWeb Leden is het proces zo ingericht dat de contributienota's aan het begin van het verenigingsjaar eenmalig worden opgebouwd, waarna je per contributieperiode eenvoudig de facturatie uitvoert. In dit artikel behandelen we stap voor stap hoe je de contributienota's opbouwt, factureert, controleert en aanpast.

1. Voorbereiding: Wat moet er vooraf klaarstaan?

• Ledencategorieën en tarieven gecontroleerd: Zorg dat de contributietarieven en de factuurfrequentie (hoe vaak per jaar een lid gefactureerd wordt) correct op de relatiekaart zijn ingesteld.
• Eigenschap I voor SEPA-incasso: Zorg dat bij leden die via automatische incasso betalen de eigenschap I (Debiteurenposten incasseren) op Relatiekaart deel twee aan staat en dat er een geldig SEPA-mandaat aanwezig is.
• Afwijkende betalers gekoppeld: Controleer of bij jeugdleden de afwijkende debiteur (bijvoorbeeld het relatienummer van de ouder) goed staat ingesteld op de relatiekaart.

2. Eenmalig per boekjaar: Contributienota's samenstellen

Ga je voor het eerst in het nieuwe boekjaar de contributienota's versturen? Dan dien je de nota's eerst eenmalig op te bouwen.

• Het Menupad: Ga in het hoofdmenu van CASHWeb Leden naar Leden > Contributienota's > Samenstellen nota's.
• Eenmalige actie: Let op! Voer deze functie slechts één keer per boekjaar uit. Zodra je al een contributierun hebt verricht, zorgt het opnieuw uitvoeren van deze functie voor fouten in je administratie!
• Wijzigingen vóór de eerste run: Mocht er nog niet eerder in het boekjaar gefactureerd zijn en ontdek je een fout? Dan kun je de gegevens in de stamgegevens aanpassen en de contributienota's opnieuw samenstellen.

3. Periodiek factureren: De contributierun uitvoeren

Dit stappenplan doorloop je iedere contributieperiode (bijvoorbeeld per maand, kwartaal of halfjaar) nadat de nota's aan het begin van het jaar zijn samengesteld.

• Het Menupad: Ga in het menu naar Leden > Contributienota's > Factureren.
• Tijdvak en selectie kiezen: Selecteer de gewenste periode waarover je de contributie wilt factureren en geef de selectiecriteria op.
• Proefberekening starten: Laat het systeem een proefberekening (proforma) maken om te zien welke facturen er klaargezet worden.

4. De proefberekening en contributielijst controleren

• Controlelijst bekijken: Bekijk het proefoverzicht grondig op je scherm of druk een proeflijst af.
• Bedragen en aantallen verifiëren: Controleer of alle actieve leden meegenomen zijn en of kortingen of afwijkende betalers juist verwerkt zijn.
• Definitief verwerken: Klopt de proefberekening honderd procent? Kies dan voor definitief factureren door opnieuw stap 3 uit te voeren maar kies hierbij voor Factuur bij soort formulier. CASHWeb Leden genereert automatisch de facturen en boekt de omzet.

5. Automatische klaarzetting voor de volgende run en wijzigingen doorvoeren

Na het succesvol afronden van een contributierun zet CASHWeb Leden automatisch de gegevens voor de eerstvolgende run klaar op de relatiekaart van het lid.

• Klaargezette gegevens inzien en aanpassen: Ga op de relatiekaart van het lid naar Factuur, druk op F2 in de order en klik op de blauwe tekst. Hier kun je eventuele incidentele wijzigingen voor de komende run doorvoeren.

6. Nieuw lid halverwege het jaar ingestroomd?

Wordt een nieuw lid halverwege het verenigingsjaar lid en is de jaarlijkse opbouw van contributienota's al geweest?

• Handmatig factuurregels toevoegen: Omdat de eenmalige jaarrun al is uitgevoerd, dien je voor dit nieuwe lid de factuurregels (eventueel naar rato berekend) handmatig toe te voegen via de Relatiekaart > Factuur.