Hoe maak ik een betaalbestand?

Met het aanmaken van een betaalbestand (SEPA-betaalopdracht) verzamel je alle openstaande inkoopfacturen en te betalen posten van crediteuren om deze in één keer ter verwerking aan te bieden bij de bank. In dit stappenplan leggen we stapsgewijs uit hoe je de voorbereiding treft, het betaaladvies opbouwt, controleert en direct het definitieve SEPA-betaalbestand genereert.

1. Voorbereiding: Bankgegevens, crediteuren en factuurnummers controleren

• Eigen bankrekening instellen: Controleer via Financieel > Instellingen > Parameters > Crediteurenparameters of je eigen IBAN en het gewenste dagboek voor betaalopdrachten juist zijn ingesteld.
• IBAN van crediteur controleren: Zorg dat bij de te betalen crediteuren op de relatiekaart het juiste IBAN-nummer en de juiste tenaamstelling zijn ingevuld.
• Lange factuurnummers verwerken bij inboeken: Het veld voor het factuurnummer bij het inboeken van inkoopfacturen kent een beperkt aantal posities. Past een lang factuurnummer niet volledig? Vul het volledige factuurnummer dan in bij het veld Betalingskenmerk. Ga hiervoor op de regel van de relatie in het veld JJPP staan en druk op F6 Extra. Hiermee voorkom je dat het systeem ten onrechte denkt dat een factuur al betaald is (door afgekapte dubbele nummers) en deze daardoor niet meeneemt in het betaaladvies.
• Vervaldatum van inkoopfacturen: Controleer of de inkoopfacturen de juiste vervaldatum en eventueel ingestelde betalingskorting of kredietbeperking hebben gekregen bij het inboeken.

2. Betaaladvies opbouwen en controleren

• Naar het betaaladvies navigeren: Ga in het menu naar Financieel > Betalingsverkeer > Betaalopdrachten > Advies op nummer.
• Advies actualiseren: Kies bij het starten voor het actualiseren van het advies om op basis van de peildatum alle vervallen inkoopfacturen op te halen.
• Peildatum en selectiecriteria opgeven: Vul de peildatum in om te bepalen welke facturen vervallen zijn. Geef eventueel een specifieke crediteurenreeks of factuurreeks op.
• Posten controleren en aanpassen: Bekijk het overzicht van voorgestelde betalingen. Je kunt individuele facturen aan- of uitvinken of de status aanpassen (zoals geselecteerd, deelbetaling, uitgesteld of niet geselecteerd). Bij een gewenste deelbetaling kun je het betaalbedrag handmatig aanpassen.

3. Aanmaken van het SEPA-betaalbestand

• Betaalopdracht starten vanuit het advies: Druk vanuit het gecontroleerde betaaladvies op ESC. Het systeem toont de melding: "Er zijn betaalopdrachten geselecteerd. Wilt u direct een betaalopdracht aanmaken?" Kies hier voor Ja.
• Eigen IBAN en bestandsnaam controleren: Selecteer bij Eigen IBAN de gewenste bankrekening (zoeken kan met F2). Het systeem genereert automatisch een vaste SEPA-bestandsnaam in XML-formaat.
• Verwerkingsdatum opgeven: Vul de gewenste verwerkingsdatum in waarop de bank de betalingen moet uitvoeren.
• Dagboekcode en automatisch wegboeken instellen: Selecteer bij Dagboekcode het gewenste dagboek (bij voorkeur een memoriaaldagboek met als vaste tegenrekening 'Betalingen onderweg'). Kies bij 'Autom wegboeken' voor Ja om de posten direct automatisch af te boeken in de subadministratie. Vul tot slot de boekdatum, boekperiode en omschrijving in.
• Bestand genereren en verzenden: Bevestig de invoer om het SEPA-betaalbestand aan te maken. Afhankelijk van je instellingen wordt het bestand direct via de bankkoppeling verzonden naar je bank, gemaild, of opgeslagen in de ingestelde map om handmatig te uploaden in je bankomgeving.