Hoe maak ik een incassobestand?

Met het aanmaken van een incassobestand (SEPA-incasso) verzamel je alle openstaande verkoopfacturen en incassoposten van debiteuren om deze in één keer ter incasso aan te bieden bij de bank. In dit stappenplan leggen we stapsgewijs uit hoe je machtigingen aanmaakt, het incassoadvies opbouwt en hoe je direct het incassobestand genereert en verwerkt.

1. SEPA-machtigingen aanmaken en beheren

Om gebruik te kunnen maken van de Euro-incasso dient de incassant te beschikken over een door de debiteur ondertekende SEPA-machtiging. Mandaatgegevens worden bij iedere incasso-opdracht meegestuurd naar de bank.

• Individuele machtiging aanmaken: Ga vanuit de geopende relatie via de menubalk naar Menu > Diversen om een nieuwe machtiging aan te maken, af te drukken of per e-mail te verzenden naar het e-mailadres van de debiteur.
• Machtigingen in batch aanmaken: Ga in het menu naar Financieel > Betalingsverkeer > Incasso-opdrachten > Maak machtiging om bestaande machtigingen als reeks aan te maken.
• Kenmerk en ondertekening instellen: Bepaal het unieke machtigingskenmerk (maximaal vijfendertig alfanumerieke posities). Vul bij hergebruik van bestaande machtigingen de herkenbare standaarddatum van één november tweeduizendnegen in; nieuwe machtigingen krijgen de daadwerkelijke datum van ondertekening.
• Soort incasso en frequentie opgeven: Kies het soort incasso (normale Core-incasso voor particulieren/bedrijven of zakelijke B2B-incasso) en geef de frequentie op (eenmalige of doorlopende machtiging). Bij een doorlopende machtiging op de optie 'Laatste' kan deze nog één keer geselecteerd worden.

2. Incassoadvies opbouwen en controleren

• Naar het incassoadvies navigeren: Ga in het menu naar Financieel > Betalingsverkeer > Incasso-opdrachten > Incassoadvies (Onderhoud incassoadvies).
• Advies actualiseren: Kies bij het starten voor het actualiseren van het advies (toevoegen van facturen op basis van peildatum), het bestaande advies als uitgangspunt nemen of het advies verwijderen om handmatig te selecteren.
• Peildatum en factuurreeks opgeven: Vul de peildatum in om te bepalen welke facturen één of meerdere dagen zijn vervallen. Geef eventueel een specifieke factuurreeks op.
• Controle en kleurcodering in de regels: Controleer de geselecteerde regels. Let hierbij op de afwijkende regelkleuren: blauw betreft een eerste (First) incasso zonder vorige verwerkingsdatum, rood geeft aan dat de regel niet geselecteerd kan worden (geen machtiging of limiet overschreden) en groen betreft een eenmalige machtiging.
• Status en deelincasso aanpassen: Bekijk de status van de post (zoals geselecteerd, deelincasso, niet geselecteerd en incasso onderweg). Bij een gewenste deelincasso kun je het adviesbedrag handmatig aanpassen. Indien een debiteur meerdere machtigingen heeft, selecteer je bij machtiging het juiste volgnummer.

3. Aanmaken van het incassobestand

• Incasso-opdracht starten vanuit het advies: Druk vanuit het gecontroleerde incassoadvies op ESC. Het systeem toont de melding: "Er zijn incasso opdrachten geselecteerd. Wilt u direct een incasso opdracht aanmaken?" Kies hier voor Ja.
• Eigen IBAN en bestandsnaam opgeven: Selecteer bij Eigen IBAN de gewenste eigen bankrekening (zoeken kan met F2). Het systeem genereert automatisch een vaste SEPA-bestandsnaam in XML-formaat voorzien van de administratiecode, datum en tijd.
• Verwerkingsdatum en incassosoort kiezen: Geef de gewenste verwerkingsdatum op en geef aan of het een normale Core-incasso of B2B-incasso betreft.
• Dagboekcode en automatisch wegboeken instellen: Selecteer bij Dagboekcode het dagboek waarin de mutaties worden verantwoord. Het is verstandig om hiervoor een apart dagboek van het soort Memoriaal te gebruiken met als vaste tegenrekening 'Incasso's onderweg'. Kies bij 'Autom wegboeken' voor Ja om de posten direct automatisch af te boeken. Vul tot slot de boekdatum, boekperiode en omschrijving in.
• Bestand genereren: Bevestig de invoer om het SEPA-bestand definitief aan te maken en klaar te zetten om te uploaden naar de bank.