Hoe sluit ik een periode of boekjaar af?

Gedurende het jaar biedt het systeem de vrijheid om in verschillende periodes te boeken en mutaties aan te passen. Om controletechnische redenen kun je boekperiodes tijdelijk beveiligen of definitief afsluiten. In dit stappenplan leggen we stapsgewijs uit hoe je boekperiodes tijdelijk afschermt, een dagboek sluit, een periode of boekjaar definitief afsluit én hoe je integriteits- of saldicorrecties uitvoert.

1. Tijdelijk beperken van boekperiodes

Wil je voorkomen dat collega's per ongeluk in reeds gecontroleerde periodes boeken, maar wil je de optie houden om dit later weer open te zetten? Maak dan gebruik van het tijdelijk afschermen van periodes.

• Naar het scherm navigeren: Ga in het menu naar Financieel > Instellingen > Beperken boekperiodes (Functie D0710).
• Periodereeks opgeven: Vul bij Minimum boekperiode en Maximum boekperiode de toegestane periodes in. Boekingen buiten deze reeks worden geblokkeerd.
• Beveiliging en opheffen: Je kunt deze instelling altijd weer aanpassen of verwijderen. Het is aan te bevelen deze functie te beveiligen met een wachtwoord.

2. Definitief afsluiten per dagboek

• Naar het scherm navigeren: Ga in het menu naar Financieel > Periodieke verwerking > Afsluiten per dagboek (Functie D0611).
• Gegevens invullen: Selecteer het gewenste Boekjaar, de Dagboekcode en vul bij Afsl t/m stuknummer het hoogste stuknummer in dat afgesloten moet worden.
• Gevolgen van de afsluiting: Na verwerking kunnen boekstukken tot en met dit stuknummer niet meer gewijzigd worden en kunnen er geen nieuwe boekstukken in deze serie worden toegevoegd. Let op: dit is een definitieve actie!

3. Definitief afsluiten van een periode of boekjaar

• Voorbereiding: Zorg dat er een recente back-up is gemaakt en dat er in een multi-useromgeving geen andere gebruikers actief zijn in het grootboek of via favorieten.
• Naar de afsluitfunctie navigeren: Ga in het menu naar Financieel > Periodieke verwerking > Afsluiten periode/jaar (Functie S0613).
• Sluitperiode opgeven: Vul bij Afsl t/m boekperiode de gewenste periode in. De dagboeken worden automatisch afgesloten tot en met het hoogste stuknummer dat in die periode valt.
• Jaarresultaat wegboeken bij jaarafsluiting: Sluit je de laatste periode van het boekjaar af? Het systeem controleert of het jaarresultaat al is weggeboekt. Zo niet, dan vraagt het systeem om dit automatisch weg te boeken naar de balans. Selecteer hiervoor een memoriaaldagboek, een grootboekrekening voor het resultaat (soort zes) en de algemene reserve op de balans (soort B).
• Handmatige slotboeking bij een BV: Wil je de winst uitsplitsen over bijvoorbeeld de algemene reserve en de nog af te dragen vennootschapsbelasting? Maak de slotboeking dan vooraf handmatig in een memoriaaldagboek voordat je de afsluitfunctie uitvoert.

4. Controle en correctie van dagboek- en rekeningsaldi

• Integriteitscontrole dagboeken: Blijkt een boekstuk in een dagboek niet in evenwicht te zijn? Ga naar Financieel > Periodieke verwerking > Integriteitscontrole dagboeken (Functie S0609) om het boekjaar te controleren en eventuele verschillen automatisch naar de rekening 'Uitzoeken' te laten boeken.
• Corrigeren grootboeksaldi: Sluit het overzicht mutaties niet meer aan op het overzicht saldi van een grootboekrekening? Gebruik Financieel > Periodieke verwerking > Corrigeren grootboek saldi (Functie S0981) om het saldo op basis van de mutaties opnieuw te laten berekenen.
• Corrigeren debiteuren- en crediteurensaldi: Wijkt het saldo op een openstaande factuur af van de mutaties? Gebruik Financieel > Periodieke verwerking > Controle cq. correctie deb/cred saldi (Functie S0982) om een overzicht te genereren of de verschillen direct te herstellen.