Hoe stel ik mijn administratie in voor S&H?

De functionaliteit voor Scan & Herken is beschikbaar wanneer je beschikt over de module Cash Connect. Met deze slimme koppeling worden inkomende en uitgaande facturen automatisch verwerkt, gecontroleerd en ingelezen in je administratie. In dit stappenplan leggen we stap voor stap uit hoe je de administratie inricht voor Scan & Herken (zowel inkoop als verkoop), inclusief alle bijbehorende parameters.

1. Voorbereiding: Modules en basisgegevens controleren

• Module Cash Connect: Controleer of de module Cash Connect actief is in je licentie, aangezien dit een vereiste is voor automatische bestandsuitwisseling en postbuskoppelingen.
• Bedrijfsgegevens controleren: Zorg dat je KvK-nummer en e-mailadres correct zijn ingevuld in de bedrijfsgegevens van de administratie.
• Uniek e-mailadres postbus: Wanneer je over Cash Connect beschikt, wordt het postbusadres automatisch gegenereerd. Het adres voor inkoop is opgebouwd als relatienummer.admincode@efactuur.cashweb.nl en voor verkoop als relatienummer.admincode@vfactuur.cashweb.nl.

2. De CASHwebapp instellen

• Naar de instellingen navigeren: Ga in het hoofdmenu naar Financieel > Instellingen > CASHwebapp om de gegevens vast te leggen die nodig zijn voor een correcte werking van de onderdelen in de app.
• Dagboeken configureren: Stel de dagboekcode in voor contante bonnetjes, pin-bonnen en declaraties. Zorg dat de contante bonnen gekoppeld zijn aan een dagboek van het type Kas, Bank en Giro, en pin-bonnen aan een memoriaal dagboek.
• Fiatteringskoppeling instellen: Koppel de medewerker voor fiattering van declaraties en geef aan hoe betaalbestanden verwerkt moeten worden (direct verzenden, mailen of opslaan) en op welke grootboekrekening uitzoekposten worden geparkeerd.

3. Verschillen tussen Scan & Herken (Light) en Scan & Herken (Premium)

• Scan & Herken (Light): Maakt gebruik van AI-gedreven herkenningstechniek. Documenten worden vrijwel direct verwerkt (binnen enkele seconden, maximaal één minuut). Het is ideaal voor dagelijks gebruik met soms een kleine handmatige correctie. Let op: Light ondersteunt geen verkoopfacturen via het e-mailadres voor vfactuur.
• Scan & Herken (Premium): Combineert automatische AI-herkenning met menselijke controle en verrijking voor een maximale nauwkeurigheid. De verwerkingstijd bedraagt enkele uren tot maximaal vierentwintig uur. Deze variant heeft minder controlewerk achteraf en ondersteunt ook verkoopfacturen via het e-mailadres voor vfactuur.
• Tarief per scan: Het tarief bedraagt twintig eurocent per scan voor de Light-variant en vijfendertig eurocent per scan voor de Premium-variant.
• S&H Key: Bij Premium wordt automatisch een unieke sleutel gegenereerd (de S&H Key van veertig karakters) die niet gewijzigd kan worden en zorgt dat gegevens altijd aan de juiste administratie gekoppeld worden.

4. Inrichten van de parameters voor inkoop Scan en Herken

• Naar de crediteurenparameters navigeren: Ga in het menu naar Financieel > Instellingen > Parameters > Crediteurenparameters > UBL/Fiatteren.
• Inlees- en dagboekinstellingen: Stel de dagboekcode in voor UBL-inkoopfacturen (standaard 'INKUBL') en geef de map op waar de bestanden worden ingelezen.
• Automatisch inlezen inschakelen: Vink automatisch inlezen aan (vereist Cash Connect). Facturen worden ingelezen op basis van het e-mailadres en gematcht op KvK- of OB-nummer.
• PDF's verrijken instellen: Kies in de rubriek voor het verrijken van PDF's uit de beschikbare opties: Handmatig, Scan & Herken of Scan & Herken Premium.
• Fiatteringsinstellingen en omschrijvingen: Stel de default medewerker voor fiattering in, bepaal de omschrijving-opties voor UBL-facturen en beheer de e-mailnotificaties en herinneringstermijnen.

5. Instellen van verkoop Scan en Herken

Let op: verkoop Scan & Herken kan uitsluitend worden ingeschakeld wanneer je voor inkoop gebruikmaakt van de Premium-versie van Scan & Herken (er is namelijk geen Light-versie voor verkoop beschikbaar).

• Naar de verkoopinstellingen navigeren: Ga in het menu naar Financieel > E-facturering > Verkoopfacturen > Instellingen.
• Automatisch inlezen verkoop activeren: Vink automatisch inlezen aan (vereist Cash Connect). Het systeem zoekt in de submap vfactuur voor het automatisch inlezen van verkoop-UBL's.
• Omzetrekeningen per btw-soort koppelen: Stel de default grootboekrekeningen in voor de uitsplitsing van omzet per btw-tarief (zoals omzet hoog, laag en nul).
• PDF's verrijken voor verkoop instellen: Kies in de rubriek PDF's verrijken voor de optie via CASH Premium Scan en Herken om gescande verkoopfacturen automatisch te laten omzetten naar verwerkbare UBL-bestanden.