Hoe stel ik de factureringsparameters en de contributiefactuur in?
Stappenplan voor het instellen en factureren van contributies
Heb je alle contributiesoorten en leden goed in het systeem staan? Voordat je de contributiefacturen kunt verzenden, moet je eenmalig de factureringsparameters en de lay-out instellen. Daarna kun je via een automatische facturatierun de contributiefacturen opmaken. In dit stappenplan lees je hoe je deze instellingen doet, een proefrun draait en de facturen definitief verstuurt.
1. Factureringsparameters en lay-out instellen
Voordat je kunt factureren, leg je de basisinstellingen vast in de factureringsparameters. Hierin bepaal je het startnummer, het dagboek en de vormgeving van de contributiefactuur.
- Naar de parameters navigeren: Ga in het menu naar Leden > Instellingen > Factureringsparameters.
- Factuurnummers en dagboek instellen: Vul bij Dagboekcode het juiste verkoopboek in. Vul in het veld Volgende factuur het startnummer van de factuur in. Zorg dat dit nummer altijd groter is dan het hoogste factuurnummer dat al in het systeem staat.
- Lay-out aanpassen: Wil je de lay-out van je contributienota aanpassen, bijvoorbeeld door je eigen logo toe te voegen of de kolommen te wijzigen? Ga dan in het menu naar Financieel > Instellingen > Formulieren en dubbelklik op de formuliercode, bijvoorbeeld CONTR. Het formulier is opgebouwd uit verschillende blokken. Je kunt hier de afwijkende stijl wijzigen (voor het lettertype, je logo en de adresblokken) of de formulier body aanpassen (voor de kolommen met factuurregels). Je bepaalt de exacte positie van elk onderdeel door de afstand in millimeters vanaf de bovenkant en linkerkant in te vullen.
- Grootboekrekening omzet: Koppel tot slot in de parameters de juiste grootboekrekening aan het veld Gbrek omzet voor de algemene omzetboeking.
2. De gekoppelde contributies bij de leden controleren
Nu de instellingen goed staan, controleer je kort of de leden de juiste abonnementsvorm hebben gekregen.
- Naar de leden navigeren: Ga in het menu naar Leden > Stamgegevens > Lid.
- Koppeling en bedrag controleren: Controleer voor de zekerheid bij een aantal leden of de juiste contributiesoort aan hun profiel is gekoppeld. Zorg dat de startdatum klopt en dat het bedrag juist staat ingevuld. Pas dan weet het systeem voor welke periode er gefactureerd mag worden.
3. Een proefrun (concept) draaien
Het is verstandig om altijd eerst proeffacturen te genereren, zodat je zeker weet dat de bedragen en de factuurnummers kloppen.
- Naar factureren gaan: Ga in het menu naar Leden > Factureren > Contributiefacturen.
- Periode en selectie: Vul de factuurdatum in en selecteer voor welke periode je wilt factureren. Je kunt kiezen voor alle leden tegelijk, of een specifieke doelgroep.
- Proeffacturen afdrukken: Vink de optie aan om eerst proeffacturen (of een concept) te draaien en controleer de lijst die uit het systeem rolt.
4. Facturen definitief verwerken en verzenden
- Fouten herstellen: Klopt er een bedrag of gegeven niet op de proeflijst? Sluit dan het scherm, ga terug naar het betreffende lid of de factureringsparameters en pas het daar aan.
- Definitieve facturatierun: Is de proefrun helemaal foutloos? Zet in het facturatiescherm dan de optie voor de proefrun uit en start de definitieve facturering. CASHWeb genereert nu de officiële factuurnummers.
- Verzenden en doorboeken: Je kunt de facturen nu afdrukken of rechtstreeks per e-mail versturen. Het systeem werkt de financiële administratie op de achtergrond automatisch voor je bij.
Tip van de Helpdesk: Begin je aan een nieuw kalenderjaar? Dan raden wij aan om het factuurnummer in de factureringsparameters vanaf de eerste van januari direct aan te passen, zodat de jaaraanduiding netjes in het factuurnummer wordt meegenomen!