Hoe stel ik mijn voorraadparameters in in CASHWeb Handel?
Stappenplan voor het inrichten van voorraadparameters en systeemswitches
Goede voorraadinstellingen zijn de basis van een kloppende handelsadministratie. Met de voorraadparameters in CASHWeb bepaal je onder andere hoe de voorraad gewaardeerd wordt, of je met meerdere magazijnen werkt en hoe de financiële afhandeling plaatsvindt. In dit stappenplan lees je hoe je de systeemswitches, boekingsvariabelen en artikelen correct inricht voor de voorraadregistratie.
1. Systeemswitches: Tabblad Voorraad
- Naar de systeemswitches navigeren: Ga in het menu naar Instellingen > Systeemswitches.
- Voorraad aanzetten: Wijzig het veld Voorraad administratie naar de letter J om de voorraadregistratie te activeren.
- Voorraadwaardering kiezen: Kies bij Voorraad waardering voor de methode Gemiddelde Inkoop Waarde (vul G in), zodat CASHWeb de gemiddelde prijs herrekent na een inkoop.
- Magazijnen en negatieve voorraad: Bepaal hier ook of de voorraad negatief mag worden en of je met meerdere magazijnen werkt.
2. Financiële koppeling inrichten via Boekingsvariabelen
Zodra de voorraad op actief staat, genereert het systeem financiële mutaties in de boekhouding. Hiervoor moet je de juiste grootboekrekeningen instellen.
- Naar de boekingsvariabelen navigeren: Ga in het menu naar Instellingen > Boekingsvariabelen.
- Belangrijke rekeningen invullen: Koppel in dit scherm de juiste rekeningen voor de voorraadadministratie. Zorg minimaal voor een balansrekening voor de actuele voorraad, een rekening voor voorraadmutaties of voorraadverschillen en tussenrekeningen voor nog te ontvangen inkoopfacturen en nog te factureren verkopen.
3. Systeemswitches: Tabblad Verk-I (Verkoop Invoer)
- Navigeren naar het tabblad: Ga terug naar Instellingen > Systeemswitches en klik op het tabblad Verk-I.
- Invoerregels vastleggen: Hier leg je de regels vast voor het invoeren van verkooporders en offertes.
- Controles en leveringen: Bepaal bijvoorbeeld of CASHWeb automatisch een kredietlimietcontrole moet uitvoeren, of een order direct gereedgemeld mag worden en of deelleveringen zijn toegestaan.
4. Systeemswitches: Tabblad Verk-A (Verkoop Afdruk)
- Navigeren naar het tabblad: Klik op het tabblad Verk-A.
- Afdrukinstellingen: Hier stel je de parameters in voor het afdrukken van formulieren.
- Moment voorraadafboeking: Belangrijk is de instelling Moment voorraadafboeking: bepaal hier of de voorraad pas definitief uit het systeem wordt gehaald bij het afdrukken van de pakbon, of pas bij de verkoopfactuur.
5. Systeemswitches: Tabblad Inkoop
- Navigeren naar het tabblad: Klik op het tabblad Inkoop.
- Inkoopprijzen bijwerken: Hier regel je de inkoopkant. Je stelt in of inkoopprijzen in de stamgegevens automatisch moeten worden bijgewerkt na een factuur.
- Verwerking instellen: Geef aan of de goederenontvangst en de inkoopfactuur apart van elkaar verwerkt moeten worden of tegelijk.
6. Systeemswitches: Tabblad Samenst (Samenstelling)
- Navigeren naar het tabblad: Klik op het tabblad Samenst.
- Assemblagemethode: Maak je gebruik van samengestelde artikelen? Stel hier in welke assemblagemethode je gebruikt.
- Onderdelen afdrukken: Bepaal of de losse onderdelen van de samenstelling op documenten zoals de offerte, pakbon en factuur afgedrukt moeten worden.
7. Systeemswitches: Tabblad Historie
- Navigeren naar het tabblad: Klik op het tabblad Historie.
- Mutaties per medewerker: Hier leg je vast of CASHWeb bij elke handelsmutatie (zoals een goederenontvangst of order) de medewerkerscode moet registreren.
- Traceerbaarheid: Zo kun je in de historie altijd terugvinden wie de handeling heeft uitgevoerd.
8. Parameters op artikelniveau instellen
De systeeminstellingen werken alleen correct als de artikelen goed in het systeem staan.
- Naar het artikel navigeren: Ga in het menu naar Stamgegevens > Artikel.
- Artikelsoort controleren: Zet het veld Artikelsoort op de letter A van Assortiment. CASHWeb houdt de voorraad alleen bij van artikelen met deze status.
- Inkoopprijs verplicht invullen: Vul altijd de actuele inkoopprijs of kostprijs in. Laat je dit veld leeg, dan boekt CASHWeb de artikelen met een waarde van nul in bij een goederenontvangst.
- Bestelinformatie toevoegen: Vul in dit scherm ook direct de Minimum voorraad en de Besteleenheid in, zodat je in de toekomst gebruik kunt maken van het automatische inkoop- en besteladvies.
Tip van de Helpdesk: Systeemswitches hebben verstrekkende gevolgen en werken nooit met terugwerkende kracht. Stel deze dus eenmalig en weloverwogen in, en gebruik de functie Afdrukken parameters om een overzicht te printen van jouw actuele configuratie.