Hoe verwerk ik de automatische incasso in CASHWeb Leden?

Heb je de contributiefacturen opgemaakt en betalen jouw leden via een automatische incasso? In CASHWeb Leden kun je hiervoor eenvoudig een SEPA-incassobestand genereren. In dit stappenplan lees je hoe je de instellingen per lid controleert, de machtigingen aanmaakt en het incassoadvies heel specifiek instelt om dit succesvol om te zetten naar een incassobestand voor de bank.

---

1. Instellingen bij de leden controleren

Je controleert en stelt de incasso-instellingen per lid nauwkeurig in via hun eigen ledenkaart.

• Drie belangrijke instellingen: Om een lid mee te kunnen nemen in de automatische incasso, moeten er drie zaken goed staan op de ledenkaart.
• Incasso aanzetten: Zorg dat het veld Incasso op een J (Ja) staat.
• Eigenschap aanvinken: Ga naar deel twee van de ledenkaart en vink de optie Eigenschap I (debiteurenposten incasseren) aan.
• Mandaatgegevens: Het lid moet een actieve machtiging hebben. Je vult dit in via de ledenkaart door in het menu naar Diversen > Mandaatgegevens incasso te gaan. Zorg er ook altijd voor dat er een geldig bank- of gironummer is ingevuld en dat de valutasoort op euro's staat.

---

2. Machtigingen controleren en aanmaken

• Overzicht bekijken: Wil je in één overzicht zien welke leden al een machtiging hebben? Ga dan in het menu naar Financieel > Betalingsverkeer > Incasso-opdrachten > Overzicht machtigingen.
• Machtigingen genereren: Leden die wél op incasso staan maar nog geen machtiging hebben, kun je in één keer aanvullen. Ga hiervoor in het menu naar Financieel > Betalingsverkeer > Incasso-opdrachten > Maak machtiging. Het systeem genereert nu automatisch de ontbrekende mandaten.

---

3. Het incassoadvies opstellen en specificeren

Staan alle leden goed ingesteld? Dan kun je het advies opstellen waarin het systeem de te incasseren facturen selecteert. Hierin heb je allerlei handige opties om je selectie te verfijnen.

• Naar het advies navigeren: Ga in het menu naar Financieel > Betalingsverkeer > Incasso-opdrachten > Incassoadvies.
• Advies actualiseren: Het systeem vraagt direct wat je met het advies wilt doen. Kies een J (Ja) om het bestaande advies bij te werken. Kies een N (Nee) om het huidige advies exact te behouden, of een V (Verwijderen) als je met een schone lei wilt beginnen en handmatig wilt selecteren.
• Peildatum en factuurreeks: Vul de peildatum in. CASHWeb selecteert nu automatisch alle facturen die op deze datum één of meer dagen zijn vervallen. Heb je een hele specifieke reeks facturen in gedachten? Vul dan optioneel een 'Van' en 'T/m' factuurnummer in.
• De status wijzigen (deelincasso): Controleer de kolom voor het betaaladvies. Staat hier een S? Dan is de factuur volledig geselecteerd. Wil je slechts een deel van het bedrag incasseren? Verander de letter dan in een D (Deelincasso) en pas het adviesbedrag aan naar beneden. Staat er een andere letter (zoals een N of B)? Dan is de factuur niet geselecteerd, bijvoorbeeld omdat deze nog niet is vervallen of omdat het banknummer van het lid ontbreekt.
• Meerdere machtigingen: Heeft een lid in de loop der tijd meer dan één machtiging afgegeven? Dan kun je in deze lijst eenvoudig de juiste kiezen door het volgnummer van de machtiging in te vullen.
• Kleuren in het overzicht: Let tot slot goed op de kleuren. Blauw betekent dat het een allereerste (FIRST) incasso is voor deze machtiging. Groen staat voor een eenmalige machtiging. Is een regel rood? Dan kan deze absoluut niet worden geselecteerd, omdat het bedrag boven de limiet ligt of de machtiging toch nog ontbreekt.

---

4. Het SEPA-bestand genereren en indienen

• Bestand aanmaken: Als het advies helemaal klopt en er geen foutieve rode regels meer in staan, kun je het SEPA-bestand definitief genereren. Dit gebeurt direct na het verwerken van het advies in het menu.
• Verzenden naar de bank: Het aangemaakte SEPA-bestand wordt standaard opgeslagen in de map met downloads op je computer. Dit bestand kun je vervolgens zelf uploaden in je zakelijke bankomgeving.
• Automatische bankkoppeling: Heb je een actieve bankkoppeling ingesteld in CASHWeb? Dan wordt dit bestand direct en veilig doorgestuurd naar je bank!

---