Hoe verwerk ik mijn bankmutaties?

Het verwerken van je bankmutaties is een dagelijkse taak die zorgt dat je boekhouding en openstaande posten bijgewerkt blijven. In CASHWeb kun je bankafschriften handmatig invoeren of automatisch laten inlezen en matchen via een bankbestand of de signalering op je startscherm. In dit stappenplan leggen we precies uit hoe je bankmutaties handmatig of automatisch verwerkt, hoe het matchen werkt en hoe je vaste betalingskenmerken instelt.

1. Handmatig bankafschriften invoeren

• Dagboek openen en afschriftgegevens opgeven: Ga in het menu naar Dagboeken > Kas/Bank/Giro en kies het juiste bankdagboek. Voer het boekstuknummer en de boekdatum in die gelijk zijn aan het nummer en de datum van het dagafschrift.
• Eindsaldo controleren (indien van toepassing): Als bij de dagboekinstellingen de eigenschap E aan staat, vraagt het systeem om het eindsaldo van het afschrift. Het boekstuk kan pas worden afgesloten als het dagboeksaldo in het scherm hiermee overeenstemt. (De instellingen van een dagboek vind je terug via Financieel > Stamgegevens > Dagboekcodes)
• Mutaties regel voor regel invoeren: Selecteer op de eerste regel de juiste grootboekrekening of relatie. Vul bij betalingen van facturen direct het factuurnummer in bij het grootboeknummer om de post automatisch af te boeken.
• Toetsfuncties en btw-berekening: Druk op F4 om het resterende boekstuksaldo of factuurbedrag over te nemen. Druk op F8 (Afletteren) als een debiteur meerdere facturen in één bedrag betaalt zonder te specificeren; het systeem toont dan een voorstel om de openstaande posten af te boeken. Let op: de functietoetsen F5 (btw hoog) en F6 (btw laag) zijn alleen actief wanneer in de administratieparameters bij 'Keuze OB-berekening' is gekozen voor functietoetsen. Standaard staat dit ingesteld op 'Automatisch en OB-plichtig', waarbij de btw-berekening geheel automatisch plaatsvindt op basis van de 'Code OB-tarief' van de gekozen grootboekrekening.
• Boekstuk afsluiten: Nadat de laatste mutatie op het afschrift is ingevoerd, controleer je of het dagboeksaldo overeenkomt met het eindsaldo op het dagafschrift. Druk op ESC om het boekstuk te verlaten. CASHWeb saldeert alle mutaties en boekt het saldo automatisch tegen op de vaste tegenrekening van het bankdagboek.

2. Automatisch matchen van bankmutaties

Kies je ervoor om bankbestanden automatisch in te laten lezen? Posten die niet direct gematcht kunnen worden op basis van banknummer, factuurnummer of IBAN, worden tijdelijk op de rekening 'uitzoeken bankmutaties' geplaatst. Deze kun je eenvoudig corrigeren.

• Naar het verwerkingsscherm navigeren: Ga in het menu naar Financieel > Inlezen bankbestanden > Matchen bankmutaties of klik op de startpagina op de signalering Te verwerken bankmutaties.
• Uitzoekposten corrigeren: Klik op het gewenste stuknummer om het corrigeren van de uitzoekposten binnen dat boekstuk te starten.
• Koppeling aanpassen: Wijs de mutatie toe aan de juiste grootboekrekening, debiteur of crediteur. Na het corrigeren sluit je de functie af met ESC.

3. Instellen en gebruiken van betalingskenmerken

Tijdens het inlezen van bankbestanden raadpleegt CASHWeb een tabel met betalingskenmerken. Hiermee koppel je specifieke herhalingen in bankomschrijvingen (zoals pinterminalnummers of vaste incassoreferenties) direct aan een vaste grootboekrekening.

• Naar de instellingen navigeren: Ga in het menu naar Financieel > Betalingsverkeer > Instellingen > Betalingskenmerken.
• Betalingskenmerk toevoegen: Ken een volgnummer toe (deze lopen op met stappen van tien en bepalen de afhandelingsvolgorde).
• Bankrekening en kenmerk opgeven: Vul optioneel het banknummer in IBAN-formaat of de specifieke dagboekcode in. Vul bij omschrijving (een deel van) de tekst in zoals deze op het bankafschrift staat (bijvoorbeeld het nummer van een pinautomaat).
• Grootboekrekening en subadministratie koppelen: Selecteer de gewenste grootboekrekening en kostenplaats. Kies bij een subadministratie voor code D (vult het kenmerk met de boekingsdatum JJMMDD) of code B (vult het kenmerk met de waarde die volgt op de testwaarde uit de omschrijving).
• Prioriteit bij inlezen: Deze ingestelde regels gaan bij het inlezen voor op alle andere controles (zoals matching op banknummer of factuurnummer). Zodra er een match is gevonden, wordt de test afgebroken en de boeking automatisch toegewezen.