Hoe voer ik een voorraadtelling uit?
Stappenplan voor het tellen en corrigeren van je voorraad
Een kloppende voorraad is essentieel voor je onderneming. Door regelmatig een voorraadtelling uit te voeren, zorg je ervoor dat de administratieve voorraad in CASHWeb precies overeenkomt met de werkelijke voorraad in je magazijn. Je voert deze voorraadverschillen in via de tellijst, waarna het systeem de mutaties en financiële boekingen genereert. In dit artikel leggen we uit hoe je de tellijst opbouwt, de verschillen invoert en deze definitief in je administratie verwerkt.
1. Een nieuwe tellijst opbouwen en afdrukken
Voordat je de fysieke telling doet, genereer je eerst een overzichtelijke tellijst in het systeem.
- Naar de tellijst navigeren: Ga in het menu naar Magazijn > Voorraadmutaties > Tellijst voorraad.
- Nieuwe lijst aanmaken: Heeft het systeem al een tellijst staan? Geef bij de vraag Nieuwe tellijst dan met een J (Ja) aan dat je een nieuwe wilt aanmaken.
- Grootboek en omschrijving: Controleer het veld Gbrek voorraadversch en vul een duidelijke Omschrijving in, zoals 'Voorraadcorrectie'. Deze omschrijving komt in je boekhouding te staan.
- Selectie maken: Bepaal met het veld Selectie en de overige selectievelden welke artikelen je wilt tellen (bijvoorbeeld gesorteerd op artikelgroep of op een specifiek magazijn). Artikelen die zijn geblokkeerd neemt het systeem overigens automatisch niet mee op de lijst.
- Lijst opbouwen en printen: Bevestig de invoer. CASHWeb toont nu de lijst op je beeldscherm. Je kunt deze nu printen om hiermee het magazijn in te gaan voor de daadwerkelijke fysieke telling.
2. De telling invoeren in de tellijst
Loop met je geprinte tellijst door het magazijn en noteer de actuele fysieke voorraad. Zodra je klaar bent, ga je terug naar je beeldscherm met de tellijst in CASHWeb.
- Werkelijke voorraad invoeren: Vul in de lijst per regel exact in wat je daadwerkelijk in het magazijn hebt geteld. Het is hierbij dus belangrijk dat je de werkelijke voorraad invult en niet het voorraadverschil. CASHWeb berekent het verschil zelf.
- Tijdelijk opslaan: Heb je nog niet alles ingevoerd en wil je later verdergaan? Sluit het scherm dan af met de Escape-toets (Esc) en kies bij de vraag Verwerken tellijst? voor de letter S (Stop).
3. De tellijst verwerken naar voorraadmutaties
Als je alle werkelijke aantallen correct in de tellijst hebt ingevoerd, kun je de lijst omzetten naar mutaties.
- Tellijst verwerken: Sluit de tellijst af met de Escape-toets (Esc). Beantwoord de vraag Verwerken tellijst? met een J (Ja).
- Wat gebeurt er nu? CASHWeb maakt nu automatische voorraadmutaties aan van de verschillen en leegt de tellijst. Let op: dit verandert de actuele voorraad en de boekhouding nog niet direct!
4. De voorraadmutaties definitief doorboeken
De laatste stap is het definitief doorboeken van de berekende voorraadverschillen in je administratie.
- Mutaties controleren (optioneel): Twijfel je over een verschil? Dan kun je het overzicht van de nog te verwerken mutaties bekijken via Magazijn > Overzicht voorraadmutaties, of je kunt ze nog handmatig corrigeren via Magazijn > Onderhoud voorraadmutaties.
- Definitief verwerken: Ga in het menu naar Magazijn > Verwerken voorraadmutaties om de verschillen definitief te verwerken. Pas na deze stap zijn de werkelijke voorraad en de bijbehorende journaalposten in je financiële administratie daadwerkelijk bijgewerkt].
Tip van de Helpdesk: Onthoud dat je per artikelcode maar één voorraadmutatie tegelijk kunt hebben openstaan. Heb je de mutaties nog niet definitief verwerkt (Stap vier) en maak je een nieuwe tellijst aan voor hetzelfde artikel, dan overschrijft het systeem de eerdere mutatie. Zorg dus dat je het proces van A tot Z afrondt!