Hoe werkt de automatische incasso?

Wil je openstaande facturen automatisch laten incasseren bij je klanten? Met automatische incasso via SEPA regelt het systeem dit voor je. In dit artikel lees je stap voor stap hoe automatische incasso werkt, van de voorbereiding tot het versturen van het incassobestand naar je bank.

1. Wat is automatische incasso?

Bij automatische incasso geeft je klant (de debiteur) toestemming om openstaande facturen automatisch van zijn rekening af te schrijven. Zodra deze toestemming er is, geef je dit aan bij de relatie. Daarna maak je een incasso-advies aan: een overzicht van de posten die je wilt incasseren. Op basis van dit advies maakt het systeem een incassobestand, dat je inleest in je online of offline banksoftware.

2. Voorbereiding bij je bank en in het systeem

Vraag bij je bank of deze klaar is om automatische incasso's in SEPA-formaat te verwerken.
Vraag een Incassant ID aan bij je bank. Je bank vraagt dan welke methode je wilt gebruiken: CORE of B2B. Laat je hierover goed informeren; ons advies is CORE, maar beide methodes zijn mogelijk in het systeem.
Geef de gekozen methode op via Financieel > Instellingen > Debiteuren-parameters > F6 SEPA DD.
Zet bij de eigenschappen in de debiteurenparameters minimaal één van de eigenschappen F, O of R aan.
Gebruik eigenschap T als je voor elke relatie die je incasseert hetzelfde betalingskenmerk wilt gebruiken, bijvoorbeeld voor een vast soort kosten of een bepaalde periode.

Gebruik je CORE-incasso's? Laat de machtigingen dan aanmaken via Relaties > F8 Menu > Maak machtiging, en bewaar deze in je administratie. Gebruik je B2B-incasso's? Ook dan maak je de machtigingen aan via Relaties > F8 Menu > Maak machtiging, maar dan stuur je deze naar je klant om te laten ondertekenen. Dit is verplicht, omdat het om een nieuw incassocontract gaat. Bewaar de ondertekende machtigingen goed in je administratie. Vul daarnaast de gegevens van de ontvangen machtigingen in bij Relaties > F8 Menu > Mandaatgegevens incasso.

Zodra alle gegevens compleet zijn, kun je via Financieel > Instellingen > Debiteurenparameters > Incassowijze de optie 1 - SEPA incasso instellen. Ontbreken er nog gegevens van klanten? Dan zie je dit terug in het incasso-advies (Financieel > Betalingsverkeer > Incasso-opdrachten > Incasso advies). Raadpleeg dit advies daarom altijd nadat je het hebt aangemaakt. Vermeld op je uitgaande facturen ook altijd je Incassant ID en het kenmerk van de machtiging.

3. Bestaande incasso's ombouwen naar SEPA

Heb je al langer incasso's lopen? Dan hoef je niet voor elke relatie een nieuwe machtiging aan te maken. Voor bestaande Euro-incasso's (CORE) gebruik je de functie Financieel > Betalingsverkeer > Incasso-opdrachten > Maak machtiging. Deze machtigingen druk je niet af, omdat ze niet naar de klant worden verstuurd. Voor bestaande Bedrijven Incasso (B2B) is dat anders: deze machtigingen druk je wel af en stuur je naar de klant, omdat de voorwaarden zijn gewijzigd en de klant hiervoor opnieuw moet tekenen. Berg de ontvangen machtigingen goed op.

Zorg dat bij Financieel > Instellingen > Debiteurenparameters > Eigenschappen minimaal één van de eigenschappen F, O of R aan staat. Bij deze eigenschappen kun je aangeven:

T: je geeft een vaste tekst mee bij het aanmaken van een incasso-opdracht.
F: je neemt het factuurnummer van de debiteur over.
O: je neemt de omschrijving uit de boekregel van de factuur over.
R: je neemt het relatienummer van de debiteur over.

De overige velden in deze functie hebben te maken met aanmaningen. Bij "Incasso Bestandsnaam" geef je aan waar het systeem het bestand moet opslaan en hoe het moet heten. Controleer ook of de incassowijze op SEPA staat en of je Incassant ID is ingevuld; dit nummer vraag je op bij je bank.

4. Relaties klaarzetten voor incasso

Per relatie geef je aan of je de openstaande posten van deze klant mag incasseren. Open de functie Relaties en kies de gewenste relatie. Vul in deel twee van de relatie bij de rubriek "Eigenschap" een I in (incasso van debiteurenposten) en bevestig met Enter. Herhaal deze stap voor alle relaties waarvan je de openstaande posten wilt incasseren. Verlaat de functie daarna met Esc.

5. Incasso-advies maken en controleren

Je bepaalt zelf welke openstaande posten meegaan in de incasso-opdracht. Open hiervoor Financieel > Betalingsverkeer > Incasso-opdrachten > Incasso advies. Kies bij "Advies actualiseren" voor J als je een nieuw advies wilt maken op basis van de laatste gegevens, of voor N als je een eerder advies opnieuw wilt bekijken en bewerken. Vul bij "Peildatum" de datum in waarop je het advies wilt baseren.

De peildatum bepaalt mede of een post wel of niet wordt geselecteerd. Toch kun je een niet-geselecteerde post altijd nog handmatig toevoegen, door de status van die post aan te passen. Per post kun je de status invullen. Deze statussen zijn mogelijk:

S: geselecteerd (geen deelbetaling)
D: geselecteerd (deelbetaling)
N: niet geselecteerd (post is nog niet vervallen)
C: niet geselecteerd (creditnota's worden niet verrekend)
I: niet geselecteerd (automatische incasso)
B: niet geselecteerd (bankrekening niet ingevuld)
U: niet geselecteerd (betaling uitgesteld)
O: niet geselecteerd (betaling onderweg)
X: niet geselecteerd (debiteuren creditnota)

De status B vul je normaal gesproken niet zelf in; het systeem doet dit automatisch. Zodra je via F6 Relatie het bankrekeningnummer alsnog invult, wordt de post automatisch aan de selectie toegevoegd. Wil je een deel van een post incasseren? Vul dan bij die regel een D in en geef in het veld "Advies" aan hoeveel er geïncasseerd moet worden. Wil je een post juist uitsluiten? Vul dan een N in. Verlaat de functie met Esc.

Druk het incasso-advies af nadat je het hebt opgesteld en leg het ter goedkeuring voor aan de collega die verantwoordelijk is voor het geld. Zo houd je een goede functiescheiding, wat vooral bij grotere organisaties belangrijk is. Wordt het advies afgekeurd? Ga dan terug naar de vorige stap, pas het advies aan, druk het opnieuw af en leg het weer voor. Wordt het advies goedgekeurd? Dan paraferen jij en je collega het advies. Dat is het startsignaal om door te gaan naar de volgende stap: het daadwerkelijk aanmaken van de incasso-opdracht. Bewaar het geparafeerde advies zorgvuldig.

6. Incasso-opdracht aanmaken en versturen

Open de functie Financieel > Betalingsverkeer > Incasso-opdrachten > Incasso-opdracht maken om het incassobestand aan te maken dat je aanlevert bij je bank. Geef aan via welke bankrekening of IBAN je wilt incasseren; deze vraag verschijnt alleen als er bij Financieel > Instellingen > Bedrijfsgegevens meerdere bank- of girorekeningnummers zijn vastgelegd. Het veld "Bestandsnaam" wordt automatisch ingevuld op basis van de debiteurenparameters; je kunt de locatie zo nodig wijzigen.

Vul bij "Verwerkingsdatum" in op welke datum je banksoftware het incassobestand moet uitvoeren. Dit mag ook een latere datum zijn dan het moment waarop je het bestand aanmaakt, bijvoorbeeld als je het bestand voor je vakantie al klaarzet, terwijl het pas twee weken later verwerkt moet worden.

Geef bij "Automatisch wegboeken" aan of je de openstaande posten direct wilt afboeken. Doe je dit niet automatisch, dan boek je de posten later handmatig af via het bankboek, op het moment dat de betaling binnenkomt. Posten die nog niet zijn afgeboekt, krijgen de status O (onderweg) en worden bij de volgende incasso-opdracht opnieuw aangeboden.

Kies je wel voor automatisch wegboeken? Dan boekt het systeem de geselecteerde posten af in een memoriaaldagboek dat je zelf kiest. Maak hiervoor het liefst een apart memoriaaldagboek aan, zodat je deze mutaties gemakkelijk terugvindt. Koppel een tegenrekening aan dit dagboek: de journaalpost bestaat dan uit een afboeking van de openstaande post tegen deze rekening. Komt de betaling daadwerkelijk binnen, dan boek je die weg tegen dezelfde tegenrekening.

Ging er iets mis bij de vorige incasso? Verwijder dan eerst de boeking in het memoriaalboek en draai de incasso terug. Selecteer daarna de openstaande posten opnieuw in een incasso-advies en maak een nieuw incassobestand aan.

Vul verder de boekdatum in (voor de automatische boeking) en kies het memoriaaldagboek waarin de boeking moet komen. Kies daarna voor "Verder" om het incassobestand aan te maken. Het systeem maakt automatisch een verslag met de te incasseren posten. Vergelijk dit verslag altijd met het bewaarde incasso-advies: de saldi moeten overeenkomen. Bewaar beide overzichten zorgvuldig. Verlaat de functie met Esc. Je kunt het bestand nu inlezen in je banksoftware, of het wordt automatisch aan je bank aangeboden.

Tip van de Helpdesk: Bewaar het incasso-advies en het verslag van elke incasso-opdracht altijd samen; zo kun je bij vragen van je bank of klant snel het juiste bewijs terugvinden.