Inkoopfacturen boeken en verwerken

Welkom bij de CASH Kennisbank! Het verwerken van inkoopfacturen is een dagelijkse administratieve handeling. In CASHWeb kun je dit proces volledig automatiseren of handmatig uitvoeren. Door inkomende facturen slim digitaal aan te leveren, bespaar je veel tijd en bouw je direct een digitaal archief op.

1. Voorbereiding: Wat moet er vooraf klaarstaan?

• De Inkoopfactuur: Zorg dat je de inkomende factuur bij de hand hebt met daarop duidelijk de leveranciersnaam, de factuurdatum, het factuurnummer, de bedragen exclusief btw, de btw-tarieven en het totale factuurbedrag.
• De Crediteur: De leverancier moet bekend zijn in je stamgegevens via Relaties > Onderhoud relaties. Is dit een nieuwe leverancier? Maak deze dan eerst aan voordat je begint met boeken.

2. De factuur digitaal aanleveren (Klaarzetten voor verwerking)

Voordat je een rekening kunt boeken, moet deze in CASHWeb terechtkomen. Dit kan op twee makkelijke, digitale manieren:

• Via je eigen e-mailpostbus: Elke administratie in CASHWeb kan een eigen, uniek e-mailadres krijgen. Deze vind jij terug onder: Financieel > Instellingen > Automatische processen. Krijg je een rekening van een leverancier in je eigen mailbox? Stuur die e-mail met de PDF-bijlage dan simpelweg door naar dit speciale adres. Je kunt dit adres ook direct aan je leveranciers geven, zodat zij de nota's rechtstreeks naar jouw administratie sturen. Let op! Wanneer jij meerdere facturen stuurt in een mail die niet bekend is als gebruiker binnen Cash worden de bijlages gezien als één factuur met leveringsvoorwaarden. Cash maakt van de facturen dan één PDF.
• Via de CASH App op je telefoon: Heb je een papieren kassabonnetje of een geprinte rekening voor je liggen? Open de CASH App op je smartphone en kies de camera-functie. Maak een duidelijke, rechte foto van het bonnetje en klik op akkoord. De app schiet de foto direct als digitaal document jouw administratie in.

3. Het stappenplan voor het verwerken via de Signalering (Scan & Herken)

Dit is de meest gestroomlijnde route binnen CASHWeb. Je hoeft niet zelf door het menu te zoeken; het systeem zet de binnengekomen documenten via de signalering direct als een takenlijstje voor je klaar.

• De signalering openen vanuit het hoofdmenu: Zodra er nieuwe inkoopfacturen via de e-mailpostbus of de app zijn binnengekomen, geeft CASHWeb een melding in je startscherm. Kijk in het hoofdmenu van je administratie naar het blokje met de Signaleringen en klik op de melding voor de te verwerken inkoopdocumenten via Scan & Herken.
• De controle starten met de functietoets: Je ziet nu een lijst met alle binnengekomen documenten. Selecteer de bovenste factuur uit de lijst en druk op de functietoets Fvier Controle. De factuur wordt nu groot aan de linkerkant van je scherm getoond, en aan de rechterkant opent het boekingsvenster met de robotsuggestie.
• Ontbrekende factuurinformatie aanvullen: De computer heeft de factuur al gescand en de meeste velden ingevuld. Jij vult nu met de hand aan wat er nog mist of niet klopt. Controleer of de juiste crediteur is herkend. Kijk goed of het overgenomen factuurnummer en de factuurdatum juist van het plaatje zijn overgenomen. Controleer tevens het totale bedrag inclusief btw.
• De kosten en btw splitsen in de body: Selecteer in de bodyregels onderin het scherm de juiste kostenrekening of inventarisrekening uit je rekeningschema. Typ een korte, duidelijke omschrijving en vul het bedrag zonder btw in. CASHWeb rekent het btw-bedrag automatisch uit en plaatst aan de hand van de instellingen van de gebruikte grootboekrekening.
• Akkoord geven en doorboeken: Kijk of het saldo onderin het scherm netjes op nul staat. Dit betekent dat de kostenregels en de btw samen precies kloppen met het totale factuurbedrag in de kop. Klik op de knop om de boeking goed te keuren en op te slaan. De inkoopfactuur is verwerkt en het systeem zet automatisch de volgende factuur uit de signalering voor je klaar!

4. De traditionele manier (Volledig handmatige invoer)

Heb je een losse papieren factuur voor je liggen die je niet digitaal hebt aangeleverd via de postbus of de app? Dan typ je alles zelf stap voor stap in:

• Inkoopdagboek openen: Ga in het menu naar Financieel > Boeken > Dagboekmutaties. Selecteer in het lijstje het dagboek voor Inkoop of Inkomende facturen. Kies het juiste boekjaar en de periode waarin de factuurdatum valt.
• De leverancier opzoeken: Typ bij relatienummer de naam van de leverancier of zoek deze op met de zoektoets. Het allerbelangrijkste hierbij is dat achter de schermen de juiste centrale grootboekrekening voor crediteuren is gekoppeld, zodat de schuld netjes op je balans komt te staan.
• De factuurkop invullen: Typ het originele factuurnummer exact over van de rekening. Vul ook de factuurdatum in en typ bij het bedrag het totale over te maken bedrag, dus inclusief btw. Omdat het een inkoop betreft, boekt het systeem dit bedrag automatisch aan de creditzijde van je crediteurenrekening. Als het factuurnummer niet past in het veld kan jij in het veld JJPP drukken op Extra en het gehele nummer noteren onder betalingskenmerk. Dit is van belang bij het opstellen van het betaalbestand.
• De kosten verdelen in de body: De cursor springt naar de regels onderin. Selecteer de juiste kostenrekening, typ een korte omschrijving en vul het bedrag zonder btw in. Het systeem rekent de btw zelf uit.
• Opslaan: Zorg dat het saldo exact op nul staat en druk op ESC om de boeking definitief te verwerken. Het systeem maakt de openstaande post aan en zet een lege regel klaar voor de volgende factuur.