Ledencategorieën inrichten

Het inrichten van ledencategorieën is de basis voor een geautomatiseerd ledenbeheer en een gestroomlijnde contributie-administratie. Door je leden onder te verdelen in duidelijke categorieën, weet CASHWeb precies wie welk tarief betaalt, welke brieven zij moeten ontvangen en hoe de boekhouding verwerkt moet worden.

Voorbereiding: Wat moet er vooraf klaarstaan?

• Lijstje van je categorieën: Zorg dat je van tevoren een helder overzicht hebt van de verschillende ledensoorten binnen jouw vereniging (bijvoorbeeld jeugdleden, senioren, ereleden of donateurs) en welke regels per groep gelden.
• Het Rekeningschema: Zorg dat de grootboekrekening voor de Contributie-inkomsten al aanwezig is in je boekhouding via Financieel > Stamgegevens > Grootboekrekeningen > Grootboekrekeningen.

Het volledige stappenplan voor het inrichten van je Ledencategorieën

1. Leeftijdscategorieën vastleggen
   Ga naar Leden > Instellingen > Parameters. Vul hier de leeftijdstaffels in. De leeftijd die jij invult is t/m. Vul jij achttien in bij de 1e leeftijdsgrens dan betekent dat, dat het eerste tarief geldt voor leden van 0 t/m 18 jaar. De 2e leeftijdsgrens begint dan automatisch vanaf 19. 
2. Het scherm Ledencategorieën openen
   We gaan naar de centrale plek waar de verschillende ledensoorten beheerd en aangemaakt worden.
   Ga in het menu naar Leden > instellingen > contributietarieven
   Wat doe je hier? Je ziet hier het overzicht van eventueel reeds bestaande categorieën. Op de onderste regel vul jij een nieuw categorie in. 
3. • Contributiecode & Naam: Je geeft de contributiecode een unieke herkenning (een speciaal soort trefwoord) en een duidelijke omschrijving van de activiteit voor op de nota.
   • Standaard Contributiebedrag: Vul het vaste bedrag in dat leden in deze categorie per periode of per jaar moeten betalen. Is de categorie gratis (zoals bij ereleden)? Vul dan nul in. (Dit veld is zichtbaar wanneer jij geen leeftijdsstaffels hanteert)
     
     
   • Leeftijdsstaffels (Tarief een t/m vijf): Vul per leeftijdsgroep het bijbehorende contributiebedrag in. De software berekent op basis van de geboortedatum van het lid automatisch welk tarief van toepassing is. (dit veld is zichtbaar wanneer jij leeftijdstaffels hanteert)
   • Grootboekrekening & Kostenplaats: Koppel de juiste opbrengstrekening uit je boekhouding en kies optioneel een kostenplaats om de contributie-inkomsten financieel direct op de juiste plek te verwerken.
   • Code OB-tarief: Voor verenigingen is contributie over het algemeen vrijgesteld van btw. Kies hier de juiste code voor vrijstelling of het toepasselijke btw-tarief.
     De naam en code van de categorie vastleggen
     Hiermee leg je de verschillende contributiecodes vast die worden gebruikt om automatisch contributienota's te genereren voor je
     Binnen het instellingsscherm vul je in:
4. Leden indelen in hun Categorie
   Nu de categorieën klaarstaan, kun je je leden daadwerkelijk aan de juiste groep koppelen.
   Het Menupad: Ga in het menu naar Relaties. 
   
   Wat doe je hier? 
   Roep de relatie door in het veld relatienummer  op F2 te klikken (hele lijst met alle leden),de naam in te vuilen of door te bladeren door de leden met de pijltjes toetsen rechtsboven in.
5.  Ledencategorie, Ga in het veld Trefwoord staan en kies de gewenste groep uit het keuzemenu en sla de gegevens op. Het lid krijgt nu automatisch de tarieven en instellingen van die categorie mee!