Hoe stel ik een SPF-record en/of een DKIM in?

Door een SPF-record en/of DKIM in te stellen, zorg je ervoor dat e-mails vanuit het systeem betrouwbaar worden afgeleverd en minder kans hebben om als spam gemarkeerd te worden. In dit artikel lees je wat deze instellingen inhouden en hoe je ze regelt.

Het is verstandig om voor de precieze technische inrichting contact op te nemen met je eigen systeembeheerder.

1. SPF-record instellen

Wanneer je een e-mail verstuurt vanuit het systeem, gebruik je standaard de mailserver van het systeem. Soms wordt een e-mail toch niet afgeleverd, of wordt deze als spam gemarkeerd. Dit gebeurt bijvoorbeeld als het domein in het e-mailadres van de afzender niet overeenkomt met het IP-adres van het systeem.

Je lost dit op door het SPF-record van het systeem toe te voegen aan het SPF-record van je eigen domein. Zo vertrouwt de ontvangende server op de mailserver van het systeem en worden berichten namens jouw bedrijf niet meer geweigerd.

• Voeg het volgende toe aan het SPF-record van je domein: include:_spf.cash.nl. Schrijf 'include' aan elkaar zonder spaties, en let op dat de underscore (_) verplicht is.
• Verstuur je alleen e-mails vanuit het systeem? Dan kan je SPF-record er bijvoorbeeld zo uitzien: v=spf1 include:_spf.cash.nl -all.
• Raadpleeg je systeembeheerder voor hulp bij het aanmaken van een SPF-record en het toevoegen hiervan aan de DNS-instellingen van je domein.

2. DKIM instellen

DKIM (DomainKeys Identified Mail) is een methode om de echtheid van een e-mail te controleren. Met DKIM kan de ontvangende server verifiëren dat een e-mail echt van jouw domein afkomstig is, en dat deze niet is gewijzigd tijdens het versturen.

Je systeembeheerder kan DKIM voor je instellen. Dit doet hij of zij via de instellingen op de startpagina, bij de optie e-mail:

1. Log in met je relatienummer, e-mailadres en wachtwoord.
2. Klik rechtsboven in het scherm op het tandwiel en kies de optie 'email'.
3. Vul via het tabblad 'DKIM instellingen' de benodigde gegevens in: de DKIM private key, de DKIM selector en de DKIM passphrase.

Voordat je de DKIM-instellingen kunt opslaan, moet het domein zijn vastgelegd op het tabblad 'Algemene instellingen'. Dit is nodig omdat DKIM deze domeininstelling gebruikt. De passphrase voor DKIM is overigens een keuze en geen verplichting; overleg hierover gerust met je systeembeheerder.

3. Let op bij gratis e-mailproviders

Heb je een e-mailadres bij bijvoorbeeld Gmail, Hotmail, Live of Yahoo? Dan is het helaas niet mogelijk om hiervoor een SPF-record in te stellen. Gebruik je zo'n adres als afzender, dan is de kans groot dat je e-mail met de factuur niet aankomt bij de ontvanger. Wij raden daarom aan om een e-mailadres met een eigen domein te gebruiken.

Let op: sinds februari 2024 gelden er bij Gmail nieuwe eisen voor afzenders die vijfduizend of meer berichten per dag naar Gmail-accounts sturen. Zorg dat je uitgaande e-mails verifieert, verstuur geen ongewenste e-mails, en maak het voor ontvangers makkelijk om zich af te melden. Meer informatie hierover vind je op de supportpagina van Google.