Relaties aanmaken, inrichten en beheren

In het systeem worden al je klanten, leveranciers en overige contacten geregistreerd als relaties. Deze relaties vormen het hart van je administratie. In dit uitgebreide stappenplan leer je hoe je relaties aanmaakt, inricht, beheert en hoe je handige overzichten opvraagt.

---

Stap één: Een nieuwe relatie aanmaken en basisgegevens invullen

Een relatie kan een debiteur (klant) of crediteur (leverancier) zijn. Je maakt eenvoudig een nieuwe relatie aan via het scherm Relaties. Klik op 'Nieuw' of gebruik de toets F8, zodat het systeem automatisch het eerstvolgende vrije relatienummer toekent.

Vul de basisgegevens in, zoals naam en adres. Let hierbij op de volgende handige velden:

• KvK-gegevens: Beschik je over een KvK API-koppeling? Zoek de relatie dan direct op in het Handelsregister om de juiste gegevens met één klik in te vullen.
• Aanhef en T.a.v.: Vul in deel twee (F7) het veld 'Aanhef' in (bijvoorbeeld "Beste Jan,"). Laat je dit leeg, dan stelt het systeem automatisch een aanhef samen op basis van het veld 'T.a.v.' in deel één.
• Bank en IBAN: Vul hier het juiste bankrekeningnummer in. Voor buitenlandse betalingen voeg je ook de BIC-code toe.
• Website: Vul de website in bij deel twee (F7). Daarna verschijnt er een wereldbol-icoontje waarmee je de website met één klik opent.

Zie je in overzichten later de letter C of D bij een relatie? De D staat voor Debiteur (klant moet nog betalen) en de C voor Crediteur (jij moet nog betalen). Staat er niets, dan zijn er geen openstaande posten.

---

Stap twee: Grootboekrekeningen, valuta en betaaldagen instellen

Om de administratieve verwerking soepel te laten verlopen, kun je specifieke instellingen direct aan een relatie koppelen:

• Grootboekrekening koppelen: Wil je inkoopboekingen van een crediteur altijd op dezelfde kostenrekening boeken? Vul deze grootboekrekening dan in bij deel twee (F7) in het veld 'Gbrek. ink'.
• Vreemde valuta: Werkt een relatie met een andere valuta dan euro's? Maak dan eerst een valutacode aan via Financieel > Stamgegevens > Valutacodes. Koppel deze code daarna in deel twee van de relatie.
• Betaaldagen: In de debiteurenparameters kun je algemene betaaldagen en klassen (tot vijf verval-klassen) instellen. Wil je een afwijkende betalingstermijn per relatie zien? Controleer dan het overzicht via Financieel > Overzichten > Stamgegevens/Parameters > Relaties > Relatielijst. In de kolom 'Betdgn' zie je de termijn per relatie.

---

Stap drie: Extra rubrieken en memo's toevoegen

Soms wil je extra informatie kwijt die niet in de standaardvelden past. Hiervoor biedt het pakket twee oplossingen:

• Memo's tonen (met de module CRM): Wil je direct een waarschuwing zien als je een relatie opent? Zet dan via CRM > Instellingen > Parameters CRM bij 'Eigenschappen' het vinkje aan om memo's automatisch te tonen. Typ vervolgens je notitie in het memoveld van de relatie.
• Vrije rubrieken: Via Financieel > Instellingen > Vrije rubrieken kun je zelf extra velden (zoals een tekst-, datum- of bedragveld) aanmaken. De code van zo'n rubriek begint altijd met een letter (bijvoorbeeld de V voor verkoop) en drie cijfers. Open een relatie en druk op F6 (Rubrieken) om deze velden in te vullen. Via F4 kun je de historie van wijzigingen in deze velden opvragen.

---

Stap vier: Relaties zoeken, facturen op E-PDF zetten en exporteren

Heb je inmiddels veel relaties in het systeem staan? Dan is het belangrijk dat je ze makkelijk terugvindt en in bulk kunt bewerken of exporteren:

• Relatie opzoeken: In het scherm Relaties kun je op elk veld met een vergrootglas-icoon of F2 zoeken. Typ een deel van de naam, postcode of het telefoonnummer in  en het pakket toont de juiste resultaten.
• Massaal op E-PDF zetten: Wil je al je relaties tegelijk instellen op digitale facturatie? Ga naar Financieel > Instellingen > Parameters > Administratieparameters, Selecteer bij eigenscappen (E) Zet Factuursoort automatisch op E (e-mail) als e-mailadres bij relatie wordt ingevuld en wijzig de verzendwijze in één keer naar E-PDF.
• Exporteren naar Excel: Ga naar Financieel > Import/Export/Conversies > Export van gegevens > ASCII. Kies soort gegevens vijf en formaat 'A-ASCII-variabel'. Open het gedownloade bestand daarna in Excel en kies bij scheidingstekens voor zowel 'Komma' als 'Tab'. Tip: als jij op het vraagteken klikt rechts in de hoek naast de drie puntjes, dan zie jij welke soort gegevens er allemaal zijn.

---

Stap vijf: Historie, omzet en openstaande posten bekijken

Het is belangrijk om goed inzicht te houden in de financiële status van je relaties. Het systeem biedt hiervoor diverse overzichten:

• Openstaande posten: Open de relatiekaart zelf of gebruik het overzicht openstaande posten in de financiële module om te zien welke facturen nog niet betaald zijn.
• Historie bekijken: Wil je alle mutaties uit het verleden zien? Selecteer de relatie, druk op F8, kies 'Overzichten' en daarna 'Historie deb./cred.'.
• Volledig historisch overzicht: Via Financieel > Overzichten > Debiteuren/Crediteuren > Historisch overzicht krijg je een compleet beeld van alle (ook reeds betaalde) posten.
• Omzet per relatie: Benieuwd welke relatie de meeste omzet oplevert? Gebruik het overzicht via Financieel > Overzichten > Debiteuren/Crediteuren > Totalen excl. btw.

---

Stap zes: Een relatie verwijderen en de F2220-melding oplossen

Wil je een relatie verwijderen, maar krijg je de melding '(F2220: aanwezig). Dit gegeven kan niet vervallen.'? Dit betekent dat er nog mutaties (boekstukken) aan deze relatie gekoppeld zijn.

Je lost dit op door eerst alle mutaties van deze relatie te verwijderen via Financieel > Diversen > Boekstuk verwijderen. Zodra de relatie helemaal "leeg" is, kun je deze zonder problemen definitief uit de administratie verwijderen.

---