Beginbalans invoeren, resultaat afboeken en transitoria

Wanneer je start met een nieuwe administratie of een boekjaar afsluit, zijn er belangrijke financiële handelingen nodig. Van de allereerste beginbalans tot het afboeken van het resultaat en het verwerken van transitorische posten. In dit uitgebreide stappenplan leggen we precies uit hoe je deze stappen uitvoert.

1. Voorbereiding op de beginbalans

De beginbalans is de nulmeting van de administratie: een overzicht van alle bezittingen en schulden op de eerste dag van het boekjaar. Hiervoor gebruik je een dagboek met de dagboeksoort 'B' (Beginbalans). Dit type dagboek negeert automatische btw-berekeningen en zorgt ervoor dat je openstaande posten direct aan relaties en factuurnummers kunt koppelen. Zorg dat het volgende klaarstaat:

Parameters: Controleer bij de administratieparameters of het boekjaar en de allereerste periode goed zijn ingesteld.
Rekeningschema: Zorg dat alle benodigde grootboekrekeningen al in het systeem staan.
Cijfers: Houd de definitieve eindbalans van het voorgaande jaar bij de hand.

2. De beginbalans handmatig invoeren (en deelbetalingen)

Wil je de beginbalans zelf typen? Volg dan deze stappen:

Ga in het menu naar Financieel, kies Boeken en daarna Dagboekmutaties. Selecteer hier het Dagboek Beginbalans (soort B).
Typ per regel de grootboekrekening en het bedrag in. Bezittingen (zoals inventaris en bank) zet je debet, schulden en vermogen zet je credit.
Neem de saldi voor debiteuren en crediteuren niet als één groot bedrag over. Splits alle openstaande facturen apart per relatienummer, zodat een latere bankkoppeling deze kan matchen.
Deelbetalingen: Heb je een deelbetaling? Boek dan de totale factuur onder een nieuw stuknummer in de beginbalans. Boek daarna de deelbetaling onder een ander nieuw stuknummer in de beginbalans. Verwijs in de omschrijving naar het oorspronkelijke factuurnummer.
Zodra het saldo onderaan het scherm op nul staat, is de boeking in evenwicht en klik je op 'Opslaan' of 'Verwerken'.

3. De beginbalans exporteren en digitaal inlezen (importeren)

Je kunt de openstaande posten ook importeren vanuit een oude administratie of ander pakket. Volg in dat geval de import-route:

Export uit het oude systeem: Ga in de oude administratie naar Financieel, kies Import/export/conversies, klik op Export van gegevens en selecteer Actuele openstaande posten. Vul de velden in en bevestig met de groene pijl om een bestand te maken. Werkte je in een ander pakket? Maak dan een Excel- of CSV-bestand met kolommen voor de grootboekrekening, omschrijving, bedragen, relatienummer en factuurnummer.
Controles in het nieuwe systeem: Zorg dat het eerste openstaande boekjaar juist staat ingesteld. Controleer of de grootboekrekeningen voor debiteuren en crediteuren gelijk zijn aan het oude systeem. Mis je nog relaties? Lees deze dan eerst in via Financieel, dan Diversen en Overnemen stamgegevens. Maak daarna voor de zekerheid een back-up.
Importeren: Ga naar Financieel, kies Import/export/conversies en klik op Import van gegevens. Kies hier voor de optie ASCII (als je exporteerde uit een vergelijkbare administratie) of upload jouw eigen Excel-bestand via de drie puntjes rechtsboven.
Koppelen en verwerken: Koppel de kolommen aan de juiste velden in het systeem en kies bij het 'Doeldagboek' nadrukkelijk voor jouw Dagboek Beginbalans. Klik op 'Controle'. Zijn er geen fouten? Klik dan op 'Verwerken'.
Foutmelding of verschil? Maakt het systeem een bestand aan met de letters '.ERR' erin? Open dit dan in Kladblok om te zien wat er fout ging. Is er een klein afrondingsverschil tijdens het importeren? Dan boekt het systeem dit automatisch op de rekening 'Uitzoeken', zodat je dit later handmatig kunt oplossen.

4. Waarom kan ik de beginbalans in een nieuw jaar niet aanpassen?

Lukt het niet om de beginbalans van een nieuw jaar aan te passen? Dit komt omdat je alleen in het allereerste boekjaar van een administratie mag boeken in het dagboek Beginbalans. Je hebt twee oplossingen:

Een jaar afsluiten: Sluit je een boekjaar af, dan schuift het eerste boekjaar automatisch een jaar op. Je kunt de beginbalans van dat nieuwe jaar dan weer aanpassen. (Let op: het is in dit systeem niet verplicht om jaren af te sluiten).
Een correctie boeken: Wil je geen jaar afsluiten? Boek de correctie dan in het voorgaande jaar, op de datum éénendertig december (31-12), in een dagboek met de soort Memoriaal.

5. Het resultaat bekijken en afboeken

Aan het eind van het jaar (of tussendoor) wil je de prestaties van het bedrijf inzien en het resultaat verwerken in de administratie.

Resultaat per week of kwartaal bekijken: Om trends te zien kun je een overzicht opvragen. Ga naar Financieel, kies Overzichten, daarna Periodeoverzichten en klik op Resultaat per week of Resultaat per kwartaal.
De rekening 'Resultaat vorige boekjaren': Zolang de winst of het verlies nog niet is weggeschreven, zie je dit op deze rekening. Je mag hier zelf geen handmatige boekingen op maken, de rubriek 'Code geblokkeerd' staat daarom op 'J' (Ja). Om deze op nul te krijgen, moet je het resultaat afboeken.
Resultaat afboeken via de jaarafsluiting: Dit is de makkelijkste methode. Ga naar Financieel, kies Afsluiten en klik op Afsluiten periode/jaar. Je doorloopt een wizard waarin je aangeeft naar welke grootboekrekening (bijvoorbeeld Eigen vermogen of Algemene reserves) het resultaat mag gaan. Deze grootboekrekening moet van de soort zes (niet-fiscaal) zijn. Heb jij nog geen grootboekrekening van het soort 6, dan dien jij deze eerst aan te maken via: Financieel > Stamgegevens > grootboekrekeningen > Grootboekrekeningen. Kies bij soort rekening voor: 6 - V+W niet fiscaal.
Resultaat afboeken via memoriaal: Wil je het los van de jaarafsluiting doen? Maak dan een memoriaalboeking in het dagboek Memoriaal, en boek het resultaat over naar de grootboekrekening voor het Eigen vermogen (soort zes). Let op: jij kan geen grootboekrekening gebruiken die wordt gehanteerd in de administratieparameters. Indien jij hierop wilt boeken zou jij de grootboekrekening in de parameters tijdelijk moeten vervangen.

6. Werken met transitorische posten (transitoria)

Kom je op een overzicht een post transitoria tegen en vraag je je af waar deze vandaan komt? Hieronder lees je wat dit betekent en waar je de details in de administratie terugvindt.

gemini prompt kenniscentrum.txt

Wat is een transitorische post? Een post transitoria is een post die in een andere periode is geboekt dan de huidige periode. Denk hierbij aan kosten of opbrengsten die eigenlijk bij een vorige of volgende periode horen, maar die wel al in de huidige periode zichtbaar zijn.

Transitorische boekingen terugvinden Wil je zien welke boekstukken transitorisch zijn geboekt? Ga dan in het menu naar Overzichten, kies Mutatieoverzichten en klik vervolgens op Transitoria. Hier zie je precies om welke boekstukken het gaat.

7. Verschil in resultaat op de winst- en verliesrekening oplossen

Klopt het resultaat op de winst- en verliesrekening niet met het resultaat dat je ziet bij het afsluiten van de periode of het jaar? Dit heeft in het systeem vaak een logische verklaring. Hieronder lees je wat de oorzaak is en hoe je dit eenvoudig oplost.

Wat is de oorzaak?

Dit verschil ontstaat meestal doordat er zogenoemde voorafgaande journaalposten in de administratie zijn ingevoerd. Deze posten tellen wel mee in het overzicht van de winst- en verliesrekening, maar het pakket behandelt ze anders bij het afsluiten van de periode of het jaar. Daardoor kan het bedrag op beide plekken van elkaar afwijken.

Hoe los je dit op?

Je kunt dit controleren door de winst- en verliesrekening op een andere manier op te vragen:

Open het overzicht van de winst- en verliesrekening in de administratie.
Zet het veld voor de selectie van deze posten (Vjp selecties) op de waarde '2 - Vjp's niet meenemen'.

Wanneer je de voorafgaande journaalposten op deze manier uitsluit, komt het resultaat op de winst- en verliesrekening weer precies overeen met het resultaat bij het afsluiten.

Tip van de Helpdesk: Twijfel je over de juiste grootboekrekening bij het afboeken, of loop je vast tijdens het importeren van een oude administratie? Maak altijd eerst een back-up en neem bij vragen contact op via helpdesk@cash.nl.