Overslaan naar inhoud
Nederlands
Meer over cash
  • Er zijn geen suggesties want het zoekveld is leeg.

Scan & Herken inrichten, UBL en de postbus

In dit uitgebreide stappenplan lees je alles over het inrichten van de administratie voor Scan en Herken en het verwerken van inkomende en uitgaande facturen. We leggen uit hoe je UBL-facturen instelt, hoe de postbus werkt en hoe je inkoopfacturen soepel inboekt.

1. De administratie inrichten voor Scan en Herken

Voordat je documenten automatisch kunt inlezen en verwerken met Scan en Herken, moet je de administratie hierop voorbereiden. Volg hiervoor deze stappen:

  • De postbus activeren: Ga in het menu naar Financieel, kies Instellingen en klik op Automatische processen. Hier activeer je de postbus en vind je het unieke e-mailadres van de administratie. Dit adres gebruik je om documenten naartoe te sturen.
  • Dagboeken controleren: Zorg dat er een inkoopdagboek actief is in de administratie, zodat de inkomende facturen in het juiste dagboek geboekt kunnen worden.
  • Leveranciers (crediteuren) aanmaken: De herkenning werkt het beste als de leverancier al in het pakket staat. Ga naar Relaties en kies Onderhoud relaties. Maak de leverancier aan en vul zoveel mogelijk gegevens in, zoals het KvK-nummer, het bankrekeningnummer en het btw-nummer. Dit helpt de robot om de factuur direct aan de juiste relatie te koppelen.
2. UBL-facturen inrichten en verzenden

Steeds meer bedrijven wisselen facturen digitaal uit via UBL (Universal Business Language). Dit is een bestand (XML) dat door boekhoudprogramma's automatisch verwerkt kan worden. Wil je UBL-facturen verzenden? Doe dan het volgende:

  • Bedrijfsgegevens: Ga naar Financieel, kies Instellingen en vervolgens Bedrijfsgegevens. Zorg dat jouw eigen gegevens compleet zijn; het KvK-nummer is hierbij verplicht.
  • Afnemer instellen: Ga bij de klant naar de functie 'Onderhoud relaties (deel twee)' (te openen met de toets F7). Vul het e-mailadres in en zet de rubriek Factuursoort op de letter E. Bij de volgende e-mailfactuur wordt nu automatisch een UBL-bestand meegestuurd naast de pdf.
  • Aan- of uitzetten via switches: Je kunt het meesturen van UBL centraal aan- of uitzetten via Instellingen, dan Systeemswitches en de switch F4 Verk-A. Zoek het veld E-factuur op. Vul de letter N in voor nee, of de letter J voor ja.
  • Volledig uitschakelen: Wil je helemaal geen UBL meesturen? Ga naar Facturering, kies Instellingen, dan Factureringsparameters en vink bij de eigenschappen de letter U aan.
3. Inkomende facturen aanleveren via de postbus of app

Zodra de postbus is ingesteld, kun je documenten aanleveren. Deze belanden dan direct in het systeem voor verdere verwerking.

  • Eén factuur per e-mail: De strikte hoofdregel is: stuur elke inkoopfactuur als aparte e-mail. Gebruik het adres met '@efactuur' voor kostenfacturen en '@hfactuur' voor handelsfacturen.
  • Meerdere facturen in één e-mail: Stuur je toch meerdere facturen in één e-mail vanaf een onbekend adres? Dan riskeer je dat documenten niet goed gesplitst worden of blijven hangen. Er is één uitzondering: als het e-mailadres in het systeem bekend is als gebruiker, herkent het pakket meerdere facturen in één e-mail wél als losse documenten. Het wordt dan als intern verkeer zonder leveringsvoorwaarden gezien.
  • De mobiele app: Je kunt ook eenvoudig een bonnetje fotograferen via de mobiele app. De app stuurt het document direct als digitale bijlage de administratie in.
4. Inkoopfacturen verwerken en controleren

Documenten die in de postbus of via de app binnenkomen, boek je definitief via de signalering 'Te verwerken UBL-facturen'.

  • Scan en Herken gebruiken: Klik in de signalering op de binnengekomen documenten. Druk bij de bovenste factuur op de toets F4 (Controle). De factuur opent groot in beeld. Het systeem heeft de meeste gegevens al ingevuld. Vul handmatig aan wat er nog mist.
  • Kosten splitsen: Kies onderin het scherm de juiste kostenrekening, typ een omschrijving en vul het bedrag zonder btw in. Het systeem berekent de btw zelf. Zodra het saldo onderin op nul staat, klik je op goedkeuren en ga je door naar de volgende.
  • Een lege regel in de postbus: Zie je bij het verwerken ineens een lege regel? Dan heeft de leverancier alleen een XML-bestand gestuurd zonder een pdf-bijlage. Het systeem kan de factuur dan niet tonen. Vraag de leverancier om beide bestanden altijd samen te sturen.
  • Foutieve kostenrekening (AccountingCostCode): Soms vult een leverancier de 'AccountingCostCode' in de XML in met letters in plaats van cijfers. Het systeem negeert deze niet-numerieke code, omdat een grootboekrekening altijd uit cijfers bestaat. Je vult de juiste rekening dan handmatig aan tijdens de controle.
5. Scan en Herken (Light) versus Premium

Voor het automatisch inlezen van documenten kun je kiezen uit twee varianten: de standaard versie en Premium.

  • Standaard Scan en Herken (Light): Deze versie gebruikt OCR-tekstherkenning. Dit is snel (de doorlooptijd is ongeveer één uur) en kostenefficiënt, maar minder nauwkeurig. Je moet vaker handmatig corrigeren, vooral bij complexe documenten zoals horecafacturen met meerdere btw-tarieven of slechte foto's.
  • Scan en Herken Premium: Deze upgrade combineert de software met menselijke validatie en een controle in de KvK-database. Hierdoor worden gegevens zeer nauwkeurig aangevuld en gecontroleerd. Omdat er mensen meekijken, is de doorlooptijd wel iets langer (tot maximaal vier uur). Deze variant is ideaal voor complexe facturen, kan ook verkoopfacturen inlezen, en vereist de module CASH Connect.
6. Volledig automatisch inlezen via Go2UBL

Wil je dat inkoopfacturen helemaal automatisch in de administratie worden ingelezen? Dan kun je het systeem koppelen aan Go2UBL.

  • Vereisten: Je hebt hiervoor een overeenkomst nodig met Go2UBL (zij zetten pdf-facturen om naar UBL), een abonnement op CASH Connect en (voor de desktopversie van het pakket) een abonnement op CASH Webservices.
  • Koppeling inrichten: De instelstappen hiervoor zijn uitgebreid en staan in een specifieke handleiding. Neem hiervoor contact op met de klantenservice. Zij controleren direct of de licenties goed staan.
7. Problemen oplossen

Soms stuur je documenten in, maar komen ze niet zichtbaar in de administratie aan. Er zijn verschillende scenario's mogelijk waarom UBL-facturen of e-mails niet aankomen. Denk aan vertragingen bij Go2UBL, uitval bij Scan en Herken of fouten bij het handmatig insturen via de app.

Tip van de Helpdesk: Twijfel je over de inrichting van Scan en Herken, zie je lege regels in de postbus of komen ingestuurde facturen niet aan? Neem dan direct contact op via helpdesk@cash.nl, wij kijken graag met je mee!