--- title: "Stap voor stap: Gebruikers, medewerkers en afdelingen inrichten" description: Uitgebreide uitleg over het aanmaken van gebruikers, medewerkers (voor fiatteren en acties) en afdelingen via de instellingen en stamgegevens in het systeem. --- [Overslaan naar inhoud](https://klantportaal.cash.nl/uitgebreide-handleiding-gebruikers-medewerkers-afdelingen#main-content) Nederlands Submenu tonen voor vertalingen ![Cash-logo-secondary-256h](https://klantportaal.cash.nl/hs-fs/hubfs/Cash-logo-secondary-256h.webp?width=180&height=82&name=Cash-logo-secondary-256h.webp) Hoofdnavigatie openen Hoofdnavigatie sluiten - Nederlands Submenu tonen voor vertalingen - [Meer over cash](https://cash.nl/) [Meer over cash](https://cash.nl/?hsLang=nl) Welkom! Hoe kunnen we je helpen? - Er zijn geen suggesties want het zoekveld is leeg. 1. [Cash Kenniscentrum](https://klantportaal.cash.nl/?hsLang=nl) 2. [Algemeen & Beheer](https://klantportaal.cash.nl/algemeen-beheer?hsLang=nl) 3. [Beheer](https://klantportaal.cash.nl/algemeen-beheer?hsLang=nl#beheer) # Stap voor stap: Gebruikers, medewerkers en afdelingen inrichten In dit artikel leggen we stap voor stap uit hoe je medewerkers, gebruikers en afdelingen aanmaakt en instelt. We laten je in eenvoudige taal zien waar je de juiste menu's vindt, zodat je precies weet hoe je het systeem veilig en overzichtelijk inricht. --- 1\. Een nieuwe gebruiker aanmaken en beheren Iedereen die in het systeem werkt, heeft een eigen inlogcode nodig. Dit doe je via het gebruikersoverzicht. - Ga naar het startscherm, klik bovenaan op het tandwiel en kies voor **Gebruikersoverzicht**. - Heb je beheerrechten? Dan kun je hier inlogcodes aanmaken en wijzigen. Je klikt eenvoudig op 'Maak aan' voor een nieuwe persoon, of selecteert een naam en kiest 'Wijzig'. - Op het tabje **Gegevens** vul je een uniek en werkend e-mailadres in (dit wordt de login). Ook kun je hier de taal kiezen (bijvoorbeeld Engels), een standaard administratie instellen (zodat de gebruiker direct daar start), een eigen startfunctie zoals 'M1' invullen, of een specifieke medewerker koppelen. - Let op de knop 'Beëindig taak': gebruik deze alleen in noodgevallen. Breek je een taak af, dan kan dit de administratie beschadigen. We adviseren je om daarna via Financieel, Afsluiten altijd een integriteitscontrole te draaien. --- 2\. Rechten voor administraties en de portal Je kunt in het gebruikersoverzicht heel nauwkeurig instellen wat iemand mag zien en doen. - Kijk bij de gebruiker op het tabje **Administraties**. Hier vink je aan of iemand administraties mag uploaden, downloaden, aanmaken, kopiëren of verwijderen. Mag iemand de instellingen niet veranderen? Vink dan 'Setup wijzigen' uit. - Op het tabje **Portal** stel je in of iemand beheerrechten heeft ('Beheer functies'). Ook kun je hier het recht geven om de sessie van een andere gebruiker over te nemen. Geef dit recht altijd samen met het recht om taken te beëindigen, zodat je eerst kunt meekijken voordat je een taak stopt. Verder kun je hier administratiekantoren de rechten geven om zelf nieuwe relaties (klanten) toe te voegen. --- 3\. Een medewerker toevoegen en instellen Naast een gebruiker (voor het inloggen), maak je ook een 'medewerker' aan. Dit is belangrijk voor persoonlijke acties in de administratie, zoals het goedkeuren (fiatteren) van inkoopfacturen of actielijsten voor klantbeheer. - Ga in het hoofdmenu naar **Financieel**, kies **Stamgegevens** en klik op **Medewerkers** (functie D0145). - Geef de medewerker een unieke code, bijvoorbeeld de voornaam of initialen. Vul ook de naam en het e-mailadres in. - Je kunt instellen of deze persoon facturen mag fiatteren. Dit kun je voor één persoon instellen, of een traject maken voor maximaal drie personen na elkaar door ze door te zetten. Daarbij kun je ook grensbedragen en een apart wachtwoord voor het fiatteren instellen. - Op de tabbladen voor signaleringen kun je instellen of de medewerker meldingen op de startpagina ziet en of er notificaties via e-mail verzonden moeten worden. - Voor relatiebeheer (CRM) kun je de medewerker koppelen aan een wachtrij voor terugbelacties en een contactsoort instellen om sneller notities te maken. --- 4\. Afdelingen of teams instellen Werk je met afdelingen of verschillende teams? Dan kun je deze ook eenvoudig in het pakket zetten. - Ga weer naar het startscherm, klik op het instellingen tandwiel en kies **Afdelingen**. - Om een nieuwe afdeling of team aan te maken, kies je de optie 'Maak aan'. - Bij gebruikers selecteer jij de medewerkers in de afdeling. - Bij Administraties selecteer jij tot welke administraties zij toegang hebben. - Wil je iets wijzigen? Selecteer dan de gewenste afdeling en klik op 'Wijzig'. Je kunt nu alle beschikbare velden aanpassen en daarna de wijzigingen opslaan. --- 5\. De mobiele app en API-koppelingen instellen Wil je dat jouw medewerkers via de app werken of wil je andere software koppelen? Dat regel je in het gebruikersoverzicht. - **Mobiele app:** Ga bij de gebruiker naar het tabje **APP**. Hier geef je precies aan welke rechten de medewerker heeft binnen de mobiele app. - **API-koppeling:** Maak je een inlogcode specifiek voor een externe koppeling? Ga dan naar het tabje **API** en vink aan dat deze inlogcode een API-gebruiker is (de API-sleutel is bedoeld voor API 4.0). - Sla na het instellen de gegevens op door onderaan op 'Wijzig' te klikken. Je hoeft daarna niet opnieuw in te loggen om de aanpassingen te laten werken. --- 6\. Gegevens beveiligen met een wachtwoord of menu Je kunt zelf bepalen wie welke functies mag gebruiken in de administratie. Het systeem biedt namelijk uitgebreide mogelijkheden om onderdelen te beveiligen tegen ongeoorloofd gebruik: met een wachtwoord per functie, met een eigen gebruikersmenu of met vaste veldwaarden. - **Beveiligen met een wachtwoord:** Je kunt een functie zo beveiligen dat deze alleen te openen is met het juiste wachtwoord. Elk scherm in het pakket heeft een eigen schermnummer (linksboven in beeld). Zoek het schermnummer op van de functie die je wilt beveiligen. Ga in het menu naar Financieel, kies Instellingen en vervolgens Wachtwoorden. Vul het schermnummer in en kies het gewenste wachtwoord. - **Belangrijke schermen:** Let op dat je ook het scherm H0020 beveiligt, net als het hoofdmenu (M0001) en, indien van toepassing, het scherm van de voorraadmodule (M2000). Voor de overige instellingen ga je naar de algemene systeeminstellingen (de setup) en geef je ook daar de gebruikerscode een wachtwoord. - **Werken met een gebruikersmenu:** In plaats van (of naast) wachtwoorden kun je een eigen menu maken. Hierin zet je alleen de functies die voor één bepaalde gebruiker relevant zijn. Ga naar de Setup, kies Onderhoud en daarna Eigen menu's. Vul bij de toepassing de juiste module in. Kies een uniek nummer voor het menu (bijvoorbeeld 0001) en geef het een naam. Vul bij de menukeuze de schermnummers in, gescheiden door spaties. - **Menu koppelen:** Koppel het menu aan een gebruiker door via Setup naar Onderhoud en dan Gebruikersprofielen te gaan. Kies de juiste gebruikerscode, vul de toepassing in en zet bij het startmenu het unieke nummer met de letter U ervoor (bijvoorbeeld U0001). - **Overige beveiligingsmogelijkheden:** Je kunt instellen dat een wachtwoord voor een hele administratie geldt, of vaste waarden toewijzen aan invulvelden. Deze waarden worden dan automatisch ingevuld en kunnen niet meer worden gewijzigd. Twijfel je over de juiste instelling? Raadpleeg dan altijd de helpteksten in het betreffende scherm. --- 7\. Meerdere gebruikers in één keer aanmaken Wil je niet elke gebruiker apart aanmaken, maar in één keer meerdere gebruikers toevoegen aan het pakket? Dat kan via het gebruikersoverzicht. Hieronder leggen we uit hoe je dat doet. **Excel-bestand voorbereiden** Maak eerst een Excel-bestand aan met twee kolommen: - In kolom A zet je de gebruikersnaam (de naam van de persoon). - In kolom B zet je het e-mailadres. Sla het Excel-bestand op zodra je alle gebruikers hebt ingevoerd. **Gebruikers in bulk aanmaken** Volg daarna deze stappen: - Ga bovenaan via het instellingen-icoontje (het tandwiel) naar het Gebruikersoverzicht. - Klik op de knop Bulk. - Selecteer bij het veld Upload het opgeslagen Excel-bestand. - Selecteer bij de velden Login (e-mail) en Naam de bijbehorende kolommen uit het Excel-bestand. - Klik onderaan op de knop 'Maak aan'. De gebruikers worden nu automatisch aangemaakt in het systeem. **Wat gebeurt er daarna?** Elke nieuwe gebruiker ontvangt automatisch een e-mail waarmee hij of zij een nieuw wachtwoord kan aanmaken. --- 8\. De 2-FA (twee-factor-authenticatie) instellen Je kunt je account (en de app) nog beter beveiligen met twee-factor-authenticatie, ofwel 2FA. In dit artikel lees je waarom dit slim is, wat je hiervoor nodig hebt en hoe je het instelt. **Waarom is 2FA belangrijk?** Twee-factor-authenticatie biedt verschillende voordelen voor de beveiliging van je account en gegevens: - **Betere beveiliging:** 2FA voegt een extra beveiligingslaag toe naast je wachtwoord, waardoor het moeilijker wordt voor onbevoegden om toegang te krijgen. - **Bescherming tegen gestolen wachtwoorden:** lukt het iemand toch om je wachtwoord te bemachtigen, dan heeft hij nog steeds de tweede verificatiestap nodig om in te loggen. - **Minder impact van een zwak wachtwoord:** doordat er een tweede stap nodig is, is een relatief zwak wachtwoord minder risicovol. - **Bescherming bij phishing:** 2FA helpt voorkomen dat phishingaanvallen succesvol zijn, omdat de aanvaller meestal niet over de tweede factor beschikt. - **Meer vertrouwen:** je kunt meer vertrouwen hebben in de veiligheid van je account, zowel voor persoonlijke als zakelijke gegevens. - **Naleving van regelgeving:** veel wetten en richtlijnen vereisen of adviseren het gebruik van 2FA, zeker in sectoren met gevoelige gegevens zoals financiën. **Wat heb je nodig?** Voordat je 2FA kunt instellen, heb je een authenticator-app nodig. We adviseren een van de volgende opties: - Mobiele authenticatie van Twilio (Authy), beschikbaar voor Apple en Android. - Mobiele authenticatie van Google (Google Authenticator), beschikbaar voor Apple en Android. - Desktop-authenticatie, zoals Authy for Desktop of WinAuth voor Windows. **Hoe stel je 2FA in?** - Klik rechtsboven op het poppetje en kies daarna voor Beveiliging. - Klik op de groene knop 'Instellen twee staps verificatie' om te beginnen. - Open een van de hierboven genoemde apps en druk op de knop om iets toe te voegen. - Scan de QR-code, of vul de geheime code handmatig in bij de authenticator-app. - De app toont nu een zescijferige code die elke dertig seconden verandert. Vul deze in bij 'Vul de verificatiecode in' en klik op de groene knop 'Voltooien'. Klaar! Je account is nu extra beveiligd. **Telefoon kwijt, of 2FA verplicht stellen?** Kun je niet meer bij je authenticator-app? De beheerder van het account kan jouw account weer ontkoppelen, zodat je opnieuw met je gebruikersnaam en wachtwoord kunt inloggen. Ben je zelf beheerder? Dan kun je het gebruik van 2FA verplicht stellen voor iedereen. Ga hiervoor naar de beveiligingspagina en vink onderaan, onder het kopje 'Beheer', aan dat 2FA verplicht is voor alle medewerkers. --- 9\. Het wachtwoord van jouw account wijzigen Wil je het wachtwoord van jouw account wijzigen? Dat regel je eenvoudig zelf via het inlogscherm. Via 'Wachtwoord vergeten?' stel je snel een nieuw wachtwoord in. **Klik op 'Wachtwoord vergeten?'** Ga naar het inlogscherm van het systeem en klik op 'Wachtwoord vergeten?'. **Stel een nieuw wachtwoord in** Je ontvangt vervolgens een e-mail met een linkje. Klik op deze link om een nieuw wachtwoord in te stellen. --- 10\. Ongebruikelijke inlog op jouw account Heb je een e-mail ontvangen met de melding dat er is geprobeerd in te loggen op jouw account vanuit een bepaald land? Dan is dat niet meteen een reden tot paniek. Hieronder leggen we uit wat de mogelijke oorzaken zijn en wat je het beste kunt doen. **Mogelijke oorzaken van de melding** Er zijn verschillende redenen waarom je deze melding kunt krijgen: - Je logt zelf inderdaad in vanuit het genoemde land. - Je maakt gebruik van een vpn-verbinding, zoals bijvoorbeeld NordVPN. - Er staat een virus op jouw apparaat dat aan keylogging doet. **Het land instellen als veilig** Log je zelf regelmatig in vanuit het genoemde land? Dan kun je dit land instellen als veilig, zodat je de melding in de toekomst niet meer krijgt. Dit doe je zo: - Klik rechtsboven in het scherm op het poppetje. - Ga naar Beveiliging. - Ga naar het onderdeel Veilige landen. - Vul het gewenste land in. Let op: de landnamen staan in het Engels. Houd hier rekening mee bij het invullen. **Gebruik van een vpn-verbinding** Veel mensen gebruiken een vpn-verbinding, zoals NordVPN, om bijvoorbeeld hun locatie te maskeren of hun verbinding extra te beveiligen. Een vpn maakt gebruik van knooppunten over de hele wereld, waardoor het kan lijken alsof je inlogt vanuit een ander land. Denk bijvoorbeeld aan iemand die via een vpn inlogt vanuit de Verenigde Staten, om zo een groter aanbod op een streamingdienst te krijgen. **Wat als geen van deze verklaringen klopt?** Herken je geen van de bovenstaande situaties? Dan kan het zijn dat jouw account niet meer veilig is. Neem in dat geval direct contact op met onze klantenservice via helpdesk@cash.nl. We raden je ook aan om meteen jouw wachtwoord te wijzigen en eventueel twee-staps-verificatie (2-FA) in te stellen. --- **Tip van de Helpdesk:** Let er goed op dat je een medewerker (bij Stamgegevens) altijd koppelt aan de juiste gebruiker (op het tabje Gegevens in het Gebruikersoverzicht). Zo weet het systeem precies wie er is ingelogd en welke startpagina of goedkeuringen daarbij horen. Kom je er niet uit? Neem contact op via helpdesk@cash.nl - [Algemeen & Beheer](https://klantportaal.cash.nl/algemeen-beheer?hsLang=nl#main-content) - [Beheer](https://klantportaal.cash.nl/algemeen-beheer?hsLang=nl#beheer) - [Algemeen](https://klantportaal.cash.nl/algemeen-beheer?hsLang=nl#algemeen) - [API-koppelingen](https://klantportaal.cash.nl/algemeen-beheer?hsLang=nl#api-koppelingen) - [Cashwin](https://klantportaal.cash.nl/algemeen-beheer?hsLang=nl#cashwin) - [Financieel](https://klantportaal.cash.nl/financieel?hsLang=nl#main-content) - [Inrichting](https://klantportaal.cash.nl/financieel?hsLang=nl#inrichting) - [Dagelijkse verwerking](https://klantportaal.cash.nl/financieel?hsLang=nl#dagelijkse-verwerking) - [Periodiek](https://klantportaal.cash.nl/financieel?hsLang=nl#periodiek) - [Handel](https://klantportaal.cash.nl/handel?hsLang=nl#main-content) - [Inrichting](https://klantportaal.cash.nl/handel?hsLang=nl#inrichting) - [Verkoopflow](https://klantportaal.cash.nl/handel?hsLang=nl#verkoopflow) - [Inkoop & voorraad](https://klantportaal.cash.nl/handel?hsLang=nl#inkoop-voorraad) - [Leden](https://klantportaal.cash.nl/leden?hsLang=nl#main-content) - [Inrichting](https://klantportaal.cash.nl/leden?hsLang=nl#inrichting) - [Beheer](https://klantportaal.cash.nl/leden?hsLang=nl#beheer) - [Contributie](https://klantportaal.cash.nl/leden?hsLang=nl#contributie) [![Cash-logo-secondary-256h](https://klantportaal.cash.nl/hs-fs/hubfs/Cash-logo-secondary-256h.png?width=180&height=82&name=Cash-logo-secondary-256h.png "Cash-logo-secondary-256h")](https://www.cash.nl?hsLang=nl) Cash kenniscentrum Copyright © 2026, Visma Cash