Van offerte naar order: Hoe maak ik een verkooporder aan?

Het omzetten van een offerte naar een verkooporder of het direct invoeren van een nieuwe order is de spil van je verkoopadministratie in CASHWeb Handel. In dit artikel behandelen we stap voor stap hoe je een offerte verwerkt, hoe je handmatig een verkooporder aanmaakt en hoe je deze afhandelt tot en met de facturatie.

1. Voorbereiding: Wat moet er vooraf klaarstaan?

• De Klant (Debiteur): Zorg dat de klant bekend is in je administratie via Handel > Stamgegevens > Klant. Voor B-to-B-diensten binnen de EU stel je hier de specifieke eigenschappen in voor de ICP-opgaaf en btw-verlegging.
• De Artikelen: De producten of diensten zijn ingericht via Handel > Stamgegevens > Artikel.
• Systeemswitches: Bepaal vooraf de verwerkingscyclus en de instellingen voor eventuele deelleveringen (per order en per orderregel).

2. Het verwerken van een Offerte naar een Verkooporder

• Naar het offertescherm navigeren: Ga in het menu naar Handel > Verkoop > Offertes en zoek de gewenste offerte op in het overzicht.
• De offerte verwerken: Klik op de knop Verwerk. CASHWeb Handel maakt op de achtergrond automatisch een nieuwe verkooporder aan en kopieert alle gegevens rechtstreeks naar het orderscherm.

3. Het direct aanmaken van een nieuwe Verkooporder

• Het verkooporderscherm openen: Ga in het menu naar Handel > Verkoop > Verkooporder. Je ziet het overzicht van bestaande verkooporders. Druk op de knop Nieuw om een leeg orderscherm te openen.
• De orderkop invullen: Loop de velden in de kop door. Vul het klantnummer in; adresgegevens, betalingscondities en vaste kortingsafspraken worden automatisch bijgelezen. Vul eventueel het referentienummer in.
• Artikelen toevoegen via de knop Regel: Klik op de knop Regel om de orderregels toe te voegen. Vul de artikelcode en het bestelde aantal in. Het systeem haalt automatisch de verkoopprijs, btw-code en magazijnlocatie op. Druk op de opslaanknop na elke regel.

4. Afhandeling: Van Pakbon tot Factuur

• De Pakbon afdrukken: Klik direct in het verkooporderscherm op de knop Print en kies voor de optie Afdrukken pakbon. Het systeem genereert de pakbon voor het magazijn (of verstuurt optioneel een EDI-bericht of PDF).
• Orderregels en Orderstatus op Gereed zetten: Na de fysieke verzameling en levering van de goederen zet je de afzonderlijke orderregels in de order op Gereed. Pas vervolgens de algemene orderstatus in de kop eveneens aan naar Gereed.
• De Verkoopfactuur afdrukken en verwerken: Klik in het orderscherm op Print en kies voor Afdrukken factuur (of gebruik de sneltoets F5 voor een baliefactuur). Bij het afdrukken boekt CASHWeb automatisch de voorraad af, worden de financiële journaalposten gemaakt en wordt de verkoophistorie bijgewerkt.