Veelgestelde vragen en foutmeldingen bij de btw-aangifte

Loop je vast tijdens het maken, verzenden of controleren van de btw-aangifte (OB)? In dit artikel hebben we de meest gestelde vragen en de meest voorkomende foutmeldingen voor je op een rij gezet, zodat je snel weer verder kunt met de administratie.

1. Wat gebeurt er als ik nog boekingen maak na de aangifte?

Het komt regelmatig voor dat je na het indienen van de btw-aangifte erachter komt dat je nog een inkoop- of verkoopfactuur uit diezelfde periode moet inboeken. Maak je geen zorgen: als je deze factuur met de oude datum inboekt, schuift het systeem de bijbehorende btw automatisch door naar het eerstvolgende, nog openstaande tijdvak. Je loopt dus geen btw mis.

2. Waarom kan ik een aangifte niet meer terugdraaien na verzending?

Heb je de OB-aangifte succesvol verzonden via Digipoort en kom je erachter dat er een foutje in zit? Zodra de aangifte is verstuurd, mag je deze in het systeem niet meer terugdraaien. Dit is geen beperking van het pakket, maar een harde regel van de Belastingdienst. Zij nemen per tijdvak namelijk alleen de allereerste, originele aangifte in behandeling. Eventuele correcties moet je in de volgende periode of via een aparte suppletie-aangifte doorvoeren.

3. Ik ben mijn betalingskenmerk kwijt, wat nu?

Ben je het betalingskenmerk voor je OB-aangifte kwijtgeraakt? Geen paniek. Je kunt deze eenvoudig opvragen via: Financieel > Fiscale functies > Overzichten > Aangiftes.

4. Melding: Afronding OB hoog > vijfentwintig euro

Krijg je deze melding bij het berekenen van de aangifte? Dit betekent dat het btw-bedrag dat het systeem over je omzet heeft berekend, meer dan vijfentwintig euro afwijkt van het btw-bedrag dat daadwerkelijk in je grootboek is geboekt. Het systeem blokkeert de aangifte uit veiligheid. Controleer je boekingen: waarschijnlijk is er ergens handmatig een verkeerd btw-bedrag ingetypt of is er een boeking zonder de juiste btw-code gemaakt.

5. Melding: Systeemdatum valt niet in de juiste datum systeemtijdvak

Deze melding verschijnt als je de aangifte simpelweg te vroeg probeert in te dienen. Wil je bijvoorbeeld aangifte doen over het tweede kwartaal (april tot en met juni), maar is het pas eind juni? Dan is de periode nog niet volledig afgesloten en blokkeert het systeem de verzending. Wacht tot de eerste dag van de nieuwe maand en probeer het dan opnieuw.

6. Melding bij jaarafsluiting: Eerst OB-aangifte doen

Wil je een boekjaar afsluiten en weigert het systeem dit met de melding dat je eerst nog aangifte moet doen? Het pakket controleert of alle aangiftes van het jaar netjes zijn verwerkt. Doe jij de aangifte echter buiten het pakket om (bijvoorbeeld handmatig via het portaal van de fiscus)? Ga dan naar de OB-parameters in de instellingen en zet het veld 'Laatste tijdvak' handmatig op de laatste periode (bijvoorbeeld maand twaalf). Daarna kun je het jaar gewoon afsluiten.

7. Melding: Kantoorgegevens in SETUP invullen

Deze melding duikt op wanneer je in de parameters hebt aangegeven dat een intermediair (bijvoorbeeld een administratiekantoor) de aangifte verzorgt, maar het systeem de gegevens van deze intermediair mist. Open de algemene instellingen (via de inlogcode SETUP in de lokale versie of via je beheeromgeving) en vul het verplichte Beconnummer in.

8. Melding: Algemene fout bij communicatie

Krijg je deze melding bij het versturen? Dan is er een technisch verbindingsprobleem tussen jouw administratie en Digipoort, of is er een landelijke storing bij de Belastingdienst. Wacht in dit geval even af en controleer de storingswebsite van de overheid (Logius) voordat je het later nog eens probeert.

9. Wat is het btw-id en hoe vul ik dit in?

Sinds 2020 heb je naast je oude btw-nummer ook een nieuw btw-identificatienummer gekregen (het btw-id). Dit nummer bestaat uit veertien tekens: de landcode NL, gevolgd door negen cijfers, de letter B en twee controlecijfers. Je bent verplicht dit nieuwe btw-id te gebruiken op al je communicatie naar klanten, zoals op je facturen, je website en bij handel binnen de Europese Unie.

Je legt dit btw-id heel eenvoudig vast bij de algemene bedrijfsgegevens van je administratie. Zodra je het daar hebt ingevuld, zorgt het systeem er automatisch voor dat dit nieuwe nummer netjes op de juiste plek op al je verkoopfacturen en documenten wordt afgedrukt.

10. Melding: Aangifte niet verzonden door een storing bij de Belastingdienst

Lukt het niet om de btw-aangifte te verzenden vanwege een technische storing bij de Belastingdienst? Wacht dan eerst tot de storing is verholpen (dit kun je controleren op de website van Logius). Zodra de storing voorbij is, moet je de vastgelopen aangifte in de administratie eerst terugdraaien voordat je het opnieuw probeert. Dit doe je via Financieel > Fiscale functies > Aangiftes OB/ICP/CBS > OB-aangifte terugdraaien. Hierna kun je de aangifte opnieuw aanmaken en alsnog verzenden. Let op: dit handmatig terugdraaien is uitsluitend mogelijk wanneer de aangifte door de storing écht nog niet bij de Belastingdienst was binnengekomen.

11. Melding: Foutieve boeking op rubriek 1e

Krijg je bij het verzenden van de aangifte de melding dat er ten onrechte is geboekt op rubriek "1e Leveringen/diensten belast met 0% of niet bij je belast"? Dan blokkeert het systeem de verzending en wordt de aangifte automatisch teruggedraaid. Controleer in dit geval de boekingen op de grootboekrekening die aan deze rubriek is gekoppeld. Pas de foute boekingen aan naar de juiste rubriek. Zodra de administratie is hersteld, kun je de aangifte opnieuw aanmaken en alsnog probleemloos verzenden.

12. Wat gebeurt er als de btw-percentages veranderen?

Wanneer de Belastingdienst de btw-tarieven (OB-percentages) wijzigt, hoef je je geen zorgen te maken. Wijzigingen in de tarieven worden namelijk vanzelf via een software-update in je administratie verwerkt. Werk je met automatische btw-berekening? Dan kijkt het systeem tijdens het boeken altijd naar de juiste startdatum en percentages. Wil je niet wachten op de update en het direct zelf regelen? Dan kun je de nieuwe tarieven altijd handmatig toevoegen of aanpassen via Financieel > Fiscale functies > Instellingen > OB-percentages.