Wat gebeurd er als in de XML (UBL) een niet numerieke code staat in het veld AccountingCostCode?
Een niet-numerieke waarde in dit veld wordt genegeerd bij het inlezen van de factuur.
Wanneer je facturen inleest via een XML-bestand in het UBL-formaat, kan het voorkomen dat het veld AccountingCostCode een waarde bevat die niet uit cijfers bestaat. In dat geval gaat het systeem daar op een specifieke manier mee om. In dit artikel leggen we uit wat er precies gebeurt en wat je eventueel zelf kunt doen.
1. Wat is het veld AccountingCostCode?
Het veld AccountingCostCode is onderdeel van de UBL-standaard voor elektronisch factureren. Leveranciers gebruiken dit veld om een grootboeknummer mee te geven bij een factuurregel. Zo weet de ontvangende administratie op welke grootboekrekening de kosten geboekt moeten worden.
2. Wat gebeurt er bij een niet-numerieke code?
Het veld AccountingCostCode moet een numerieke waarde bevatten, omdat een grootboeknummer in de administratie altijd uit cijfers bestaat. Staat er in het XML-bestand toch een code die geen cijfers bevat, bijvoorbeeld letters of een combinatie van letters en cijfers, dan kan het systeem deze waarde niet gebruiken als grootboeknummer.
In dat geval wordt de waarde uit het veld AccountingCostCode genegeerd. De factuur wordt dus wel ingelezen, maar zonder dat er automatisch een grootboeknummer wordt overgenomen uit dit veld.
3. Wat kun je hieraan doen?
- Controleer bij de leverancier of het factureersysteem het grootboeknummer als een numerieke waarde meegeeft in het veld AccountingCostCode.
- Vul, als het grootboeknummer niet automatisch wordt overgenomen, de juiste grootboekrekening handmatig aan bij het verwerken van de factuur.
- Neem contact op met de helpdesk als je twijfelt of het inlezen van jouw UBL-bestanden correct verloopt.
Tip van de Helpdesk: Twijfel je over de opmaak van een UBL-bestand van een specifieke leverancier? Neem dan contact op met de helpdesk, zodat we samen kunnen controleren of het bestand aan de juiste standaard voldoet.