Wat is EDI?

EDI is een manier om documenten zoals orders en facturen automatisch en digitaal uit te wisselen tussen verschillende computersystemen. In dit artikel leggen we uit wat EDI precies is en hoe dit binnen het pakket wordt gebruikt.

1. Wat betekent EDI?

EDI staat voor Electronic Data Interchange. Dit is een gestandaardiseerde methode om zakelijke documenten, zoals orders, facturen en verzendinformatie, digitaal en gestructureerd uit te wisselen tussen computersystemen van verschillende organisaties. Hierdoor is er geen menselijke tussenkomst meer nodig, wat fouten voorkomt en processen efficiënter maakt. Bij deze vorm van communicatie wordt een papieren formulier vervangen door een elektronisch bericht. Elk EDI-bericht heeft altijd een verzender en een ontvanger.

2. EDI in het pakket

De functie EDI is onderdeel van de module CASH Handel en werkt samen met CASH Connect. Binnen CASH Handel zijn de volgende formulieren beschikbaar, onderverdeeld in berichten die je ontvangt (data-import) en berichten die je verzendt (data-export):

• Data-import (inlezen van externe verzender):
  • Verkooporder, EDI-code ORDERS
• Data-export (verzenden naar externe ontvanger):
  • Orderbevestiging, EDI-code ORDRESP
  • Pakbon, EDI-code DESADV
  • Factuur, EDI-code INVOICE

Het ontvangen van documenten gebeurt door het lezen van EDI-berichten uit een speciale import-directory. Berichten die je verzendt, worden in een export-directory geplaatst. Per relatie leg je vast welke formulieren via een EDI-bericht worden verzonden.

3. Communicatie en conversie

De communicatieprotocollen verschillen per branche en per onderneming. Daarom is een conversie nodig van het verzonden bericht naar het bericht dat de ontvanger kan lezen. Deze vertaling wordt verzorgd door een gespecialiseerde partij, die het gestandaardiseerde bericht van de verzender omzet naar de standaard van de ontvanger.

4. Gestandaardiseerde EDI-codes

Een EDI-bericht is opgebouwd uit unieke, gestandaardiseerde codes voor adres, artikel en verzending:

• GLN (Global Location Number): dit is de adrescode;
• GTIN (Global Trade Item Number): dit is de artikelcode;
• SCC (Serial Shipping Container): dit is de verpakkingscode (optioneel).